Pourquoi les managers modernes font revivre les manuels du personnel de la vieille école

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TheSoul Publishing, un créateur de contenu vidéo en ligne connu pour son matériel de piratage de vie, est impitoyable envers les réunions. Les employés doivent s’assurer qu’ils ont essayé toutes les voies possibles pour résoudre leur problème avant de convoquer une réunion. Ce n’est qu’une fois qu’ils sont absolument sûrs d’être dans une impasse qu’ils peuvent demander un rendez-vous, 24 heures à l’avance. Ensuite, ils doivent publier l’ordre du jour, et limiter à la fois le nombre d’invités (le brainstorming est considéré comme une perte de temps) et la durée (30 minutes maximum). Une fois la réunion terminée, les notes seront publiées dans le cloud, accessible à tous ceux qui souhaitent consulter.

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La main-d’œuvre à distance de TheSoul se renseigne sur ces protocoles de réunion sur son wiki en ligne, où l’entreprise publie son manuel d’entreprise sur les politiques et un guide de ses pratiques de travail.

Au sujet de la communication interne, le wiki en ligne prévient : « Il est totalement interdit d’utiliser le courrier électronique pour la communication interne au sein de l’entreprise. Complètement. Totalement. Il n’y a pas d’exceptions. Au lieu de cela, il est conseillé aux employés d’utiliser Slack, l’application de chat sur le lieu de travail.

Bien que le manuel ne soit pas accessible au public, l’entreprise partage des sections avec des candidats potentiels afin qu’ils aient une idée de sa culture. Arthur Mamedov, directeur de l’exploitation de TheSoul, déclare : « Tout le monde ne serait pas apte à travailler dans cet environnement. » Le protocole de réunion peut être particulièrement difficile pour les nouvelles recrues issues de milieux d’affaires traditionnels. « C’est une torsion mentale au cours des premiers mois, plus ils sont âgés, plus la torsion mentale est grande. »

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C’est une torsion mentale au cours des premiers mois, plus ils sont âgés, plus la torsion mentale est grande

Arthur Mamedov, directeur de l’exploitation de TheSoul Publishing

Dans un monde de cols blancs qui est de plus en plus susceptible d’inclure une composante de travail à domicile – ou peut être totalement éloigné – un nombre croissant d’employeurs créent des manuels d’entreprise virtuels pour documenter leur style et leur culture de travail. Le champ d’application est plus large que les manuels traditionnels qui définiraient les avantages et les problèmes de conformité.

Jennifer Smith, cofondatrice et directrice générale de Scribe, qui fabrique des logiciels de productivité, affirme que deux nouvelles tendances rendent les manuels d’entreprise importants. « Le premier est le travail à distance. Avant, vous pouviez vous pencher sur la cabine proverbiale, apprenant par osmose. Lorsque les gens sont éloignés, c’est beaucoup plus difficile. Cela devient de plus en plus un fardeau pour vos meilleurs collaborateurs et plus difficile pour les nouvelles personnes qui pourraient ne pas vouloir demander ou savoir à qui demander. La Grande Démission en souligne aussi l’importance. « Les savoirs collectifs quittent l’entreprise.

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Une telle approche convient également aux chefs d’entreprise, tels que Reed Hastings chez Netflix et Ray Dalio chez Bridgewater Associates « qui adoptent une approche prosélytique de leur façon de travailler », explique Nick Lovegrove, professeur de la pratique à la McDonough School of Business de l’université de Georgetown. Pendant ce temps, les plateformes de médias sociaux telles que Glassdoor, un site d’évaluation des employés, ont rendu les cultures plus transparentes pour les étrangers.

Le lancement d’une culture de bureau hybride chez The Very Group, qui exploite Very.co.uk, le détaillant, a accéléré le travail flexible. Pour aider les employés à s’adapter, il a produit le manuel The Very Good Work, qui présente des protocoles sur les nouvelles façons de travailler. « Dans un monde hybride, il est vital de disposer d’informations numériques accessibles pour définir des normes et partager la façon dont nous faisons avancer les choses », déclare Sarah Willett, directrice des ressources humaines du groupe. Elle espère que cela servira d’induction pour les nouveaux arrivants et un moyen d’attirer des talents.

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L’entreprise publie un chapitre à la fois pour permettre aux employés de traiter l’information et de s’acclimater aux nouvelles pratiques de travail. Il a jusqu’à présent publié des guides sur le travail hybride, sur la façon d’utiliser les lieux de travail de l’entreprise et sur la manière de tenir une réunion. Le prochain chapitre est consacré à la collaboration. « Notre personnel absorbe l’information de différentes manières, de sorte que chaque chapitre comprend du contenu à lire ou à écouter, soutenu par des modules d’apprentissage numériques courts et accessibles », explique Willett. Il y a aussi un podcast d’accompagnement.

The Very Group prévoit que le contenu grandira et changera au fur et à mesure que les pratiques de travail s’apaiseront et que ses employés donneront leur avis.

Willett déclare : « Le suivi et la mesure de l’efficacité du playbook seront cruciaux. En suivant la participation et l’impact, ainsi que les données de nos enquêtes, nous saurons si le playbook atteint ses objectifs : supprimer les éléments qui nous ralentissent, augmenter la productivité et, surtout, faciliter la tâche de nos employés. leurs emplois.

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GitLab, le référentiel en ligne de code logiciel open source, a lancé son manuel en 2013 et le rend accessible au public. Sous la rubrique feedback, par exemple, il explique : « Donner un feedback est un défi, mais il est important de le fournir efficacement. Lorsque vous fournissez des commentaires, traitez toujours le travail lui-même ; concentrez-vous sur l’impact commercial et non sur la personne. Selon Wendy Nice Barnes, directrice des ressources humaines, la transparence signifie que l’entreprise est mieux en mesure de recruter des personnes « qui se soucient de nos valeurs », encourage un retour rapide des « personnes extérieures à l’entreprise et facilite la collaboration avec elles. Cela permet au monde dans son ensemble de reproduire les processus et de faire des suggestions d’amélioration, et cela simplifie le partage de nos processus avec les parties prenantes externes.

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Elle souligne que la transparence doit être « responsable [requiring] contexte délibéré. Les informations partagées avec un contexte minimal ou inexistant peuvent être mal comprises ou déformées. La transparence pour la transparence pourrait avoir des conséquences imprévues telles que l’inefficacité, plus de réunions sur un projet que nécessaire, ou le doublement du travail.

Le manuel GitLab garantit que les processus et les valeurs sont facilement partagés entre les fuseaux horaires et les zones géographiques pour la main-d’œuvre entièrement distante. « Cela crée de l’efficacité dans la compréhension partagée. Cela crée également un environnement plus accueillant pour les candidats et les nouvelles recrues.

L’entreprise pense qu’elle peut créer une main-d’œuvre plus égalitaire, permettant à tout le monde d’avoir accès aux mêmes informations. Le manuel est la clé de sa culture aux côtés des pratiques de travail, des valeurs et de la camaraderie, créées et maintenues par une communication informelle.

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Il faut que « tout ce qui était implicite soit explicité », dit Nice Barnes, ce qui demande des efforts. « Il y a une crainte très réelle que s’engager dans un manuel et inculquer une culture de la documentation, soit une tâche trop difficile à accomplir réellement. L’objectif ne doit pas être de terminer le manuel avant d’avoir annoncé son existence à l’entreprise [but rather] itération. Mettez en place l’infrastructure appropriée et commencez à documenter processus après processus, un à la fois.

Sur le long terme, c’est efficace, soutient-elle. « Une organisation qui ne fait pas d’efforts concertés dans la documentation structurée n’a d’autre choix que de regarder les membres de son équipe demander et redemander les mêmes données à perpétuité, créant une boucle inefficace d’interruptions [and] réunions. »

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Raphael Crawford-Marks, fondateur et directeur général de Bonusly, une plateforme d’engagement des employés, déclare qu’ils ont dû changer la façon dont ils modifient leur « Un-Manuel » au fur et à mesure que l’entreprise grandit. « Dans la phase de création, quand nous étions un peu plus de 20 personnes, nous avons eu un événement d’une journée et avons eu un animateur. Maintenant, nous sommes plus de 100 personnes et nous ne pouvons pas amener tout le monde dans la salle à le faire. » Au lieu de cela, ils invitent des commentaires, puis créent un sondage avec une liste de modifications suggérées à partager et à examiner.

Bien que l’accent mis sur la transparence puisse aider à garantir la responsabilité dans l’ensemble d’une organisation, tout le monde n’aime pas cette approche. Les manuels peuvent offrir de nombreux avantages, mais selon Lovegrove à l’Université de Georgetown, « il y a la question de savoir si les employés aiment la notion de formule [for their work practices]. Ou veulent-ils plutôt qu’on leur fasse confiance ? »

© 2022 The Financial Times Ltd

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