« Une mauvaise réunion entraîne trois autres réunions » : les entreprises ripostent contre le gonflement des réunions

Contenu de l’article

Avant la pandémie, Phil Libin, co-fondateur et directeur général de mmhmm, une société de communication vidéo, faisait en moyenne 9,5 réunions réelles par jour, généralement une heure chacune, plus les déplacements. Pendant la pandémie, le nombre de ses réunions vidéo a grimpé à environ 14 par jour.

Contenu de l’article

Ça doit être trop. Alors Libin a réduit, à entre quatre et cinq réunions par jour. Il dit que les enregistrements audiovisuels, les textes et les courriels peuvent être des substituts valables. « Nous avons tout changé en asynchrone. La seule chose que nous devrions faire de manière synchrone est une conversation.

Sa stratégie pour les autres réunions était encore plus simple. « Je viens d’annuler la plupart d’entre eux », dit-il.

Alors que les employés se plaignent de l’épuisement professionnel et sont aux prises avec la navigation dans le travail hybride (un mélange de travail à distance et de bureau), certains employeurs tentent de réduire l’encombrement des réunions. Microsoft a signalé une augmentation de 150 % du temps qu’un travailleur américain moyen a passé sur sa plate-forme Teams entre septembre 2019 et septembre 2020, avec une légère augmentation l’année suivante. Le nombre de réunions par personne a également augmenté, tout comme les réunions en dehors des heures de bureau conventionnelles de 9h à 17h, ce qui a conduit l’entreprise technologique à conclure que davantage de personnes se sont installées dans une journée de travail plus longue.

Contenu de l’article

Comment couper les réunions

Dans le cadre du passage de la banque Atom à une semaine de quatre jours, l’entreprise a tenté de réduire le nombre de réunions, en envoyant une série de conseils, notamment en limitant le nombre et en informant les employés que « très souvent, la réunion est le point de départ pour faire avancer les choses ». . Faites-en la dernière. Anne-Marie Lister, Chief People Officer, déclare : « Les gens se demandent s’ils ont vraiment besoin d’être en réunion. Ils trouvent des gains d’efficacité.

Joe Allen, professeur de sciences organisationnelles à l’Université de l’Utah et co-auteur de Suddenly Hybrid : Managing the Modern Meeting, affirme que le « gonflement des réunions » signifie que les managers passent environ les trois quarts de leur temps à participer à des réunions ou à s’y préparer. « Les managers doivent se dire : ‘Ai-je vraiment besoin de cette réunion ?’ Et puis annulez-le.

Contenu de l’article

Un problème négligé avec les rassemblements mal pensés est qu’ils font boule de neige. « Une mauvaise réunion entraîne trois autres réunions. Gérez les monologues, commencez à l’heure. Allen recommande également d’intégrer le « temps de récupération », constatant que les gens ont besoin d’environ cinq minutes pour récupérer après une bonne réunion, mais 17 après une mauvaise. Allen est sceptique quant à la valeur des journées sans réunion. « Les autres jours seront claqués. »

Les managers doivent dire : « Ai-je vraiment besoin de cette réunion ? Et puis l’annuler

Joe Allen, co-auteur de « Suddenly Hybrid : Managing the Modern Meeting »

Pourtant, pour Gihan Amarasiriwardena, co-fondateur de Ministry of Supply, une marque de vente au détail, les temps sans réunion ont aidé l’entreprise à réévaluer son fonctionnement, et il dit qu’il a réduit les réunions d’une moyenne de 32 par semaine en avril 2020, à environ 18 maintenant. Cela s’est fait en alternant temps de concentration et travail collaboratif, sur la base de deux types de styles de travail – « makers » et « manager » – un cadre popularisé par Paul Graham, co-fondateur de Y Combinator, un accélérateur de startups.

Contenu de l’article

Amarasiriwardena dit : « Si vous êtes un photographe ou un designer, vous vous concentrerez davantage sur la « réalisation » (ce qui nécessite) trois heures tête baissée. Si vous êtes dans les services professionnels, ce sera plus dans le style ‘manager’ (c’est-à-dire plus de réunions). La plupart des emplois nécessitent un mélange des deux.

Avant la pandémie, le ministère de l’Approvisionnement réservait les mercredis matins au travail à domicile, sans interruption par des réunions. Cela a si bien fonctionné qu’il a été prolongé sur toute la journée. « Le changement de contexte est coûteux », dit-il, faisant référence à l’effort requis pour passer d’une tâche et d’un style de travail à l’autre. « Une demi-heure pour faire un travail en profondeur, c’est dur. »

Contenu de l’article

Au début de la pandémie, le personnel s’est rendu compte que Zoom avait pris le relais. « L’un des membres de notre équipe a dit que nous devrions simplement avoir une « semaine des créateurs » sans réunions toute la semaine, à moins que ce ne soit super urgent », déclare Amarasiriwardena. Les semaines alternées « managers » — avec réunions — sont utilisées pour rencontrer les clients et pour les entretiens individuels avec le personnel.

Planifier le travail d’équipe

Bolt, la société de commerce électronique, utilise un guide appelé le playbook Conscious Culture. Il réserve un jour par semaine pour les rassemblements internes, tels que les réunions d’équipe et les tête-à-tête. Ensuite, il demande un à deux jours de réunions externes, y compris des réunions avec des clients ou des entretiens avec des recrues, les jours restants étant réservés à un travail ininterrompu.

Ce type de planification nécessite une réflexion stratégique au sommet, déclare Henrik Stenmann, directeur général d’Internet Intelligence House Nordic, une agence de marketing numérique, qui a introduit une semaine de quatre jours en 2017. Cela a donné l’impulsion nécessaire pour réduire les « temps morts ». ” L’entreprise a raccourci le système de réservation de réunion par défaut – les réunions d’une heure sont devenues 45 minutes et celles d’une demi-heure sont tombées à 20 minutes.

Contenu de l’article

Il a également donné à tous les membres de l’entreprise le mandat de rejeter une invitation à une réunion si elle arrivait sans ordre du jour. Lors des réunions, tous les appareils doivent rentrer dans une boîte. « Si vous pensez que vous pouvez faire deux choses en même temps, il y a tellement de preuves que vous ne pouvez pas. Nous sommes tellement habitués à avoir deux écrans, nous avons donc beaucoup de mauvaises habitudes », explique Stenmann.

James Macnamara, directeur des opérations chez Blink SEO, une agence de marketing numérique, est sceptique quant à l’idée de se concentrer sur les ballonnements. « Les gens peuvent être très stricts sur les réunions, puis verser (ce partage d’informations) dans Slack et d’autres communications. » Blink encourage un cadre « d’heures en ligne » entre 12h30 et 15h30 pour les réunions, avec une fenêtre pour les communications internes soit en fin de journée, soit de 9h à 9h30 et de 17h à 17h30.

Contenu de l’article

Macnamara dit qu’il peut être difficile pour les clients de s’adapter à la culture réduite des réunions. Blink SEO a éliminé les réunions debout bihebdomadaires au cours desquelles le personnel informait ses pairs de son travail. Au lieu de cela, il a créé des opportunités pour les gens de discuter, comme un club de lecture et des sessions de jeu. «Nous pouvons faire plus pour amener les gens à parler naturellement», dit-il.

Il y a un risque que toute sorte d’effort extrême d’efficacité d’entreprise « nuise à la vie sociale d’une entreprise », déclare Alex Soojung-Kim Pang, auteur de Shorter : Work Better, Smarter, and Less — Here’s How. « Il y a beaucoup de réunions qui donnent aux gens la possibilité d’être entendus et de s’exprimer. Si le but est de prendre une décision difficile, vous ne pouvez pas le faire en 10 minutes, vous devez donner aux gens l’espace et la possibilité de respirer (dans une réunion plus longue).

Allen recommande également de laisser du temps aux réunions pour préserver les subtilités sociales. « Avoir quelques mots rapides de conversation incite les introvertis et les extravertis à intervenir. Les extravertis interviendront probablement de toute façon – les introvertis ne le feront probablement pas. »

© 2022 Financial Times Ltd

_______________________________________________________________

Pour plus d’histoires sur l’avenir du travail, inscrivez-vous à la newsletter FP Work.

________________________________________________________________