Shopify alimente la purge des réunions en faisant honte aux employés avec un calculateur de coûts

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Le temps, c’est de l’argent, et Shopify Inc. veut que ses employés comprennent que cette maxime s’applique également aux réunions inutiles.

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La société canadienne de commerce électronique a déployé une calculatrice intégrée à l’application de calendrier des employés qui estime le coût de toute réunion avec trois personnes ou plus. L’outil utilise des données de rémunération moyenne pour tous les rôles et disciplines, ainsi que la durée de la réunion et le nombre de participants, pour mettre une étiquette de prix sur l’événement. Un effort typique de 30 minutes avec trois employés peut aller de 700 $ à 1 600 $. L’ajout d’un cadre – comme le directeur de l’exploitation Kaz Nejatian, qui a construit le programme lors d’une journée de piratage à l’échelle de l’entreprise – peut faire grimper le coût au-dessus de 2 000 $.

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Le nouvel outil fait partie des efforts déployés tout au long de l’année par l’entreprise pour réduire les rassemblements inutiles. Plus tôt cette année, Shopify a éliminé toutes les réunions récurrentes avec plus de deux personnes et a commencé à décourager les réunions le mercredi.

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Le but de ces initiatives, a déclaré Nejatian, est de « changer la réponse par défaut de oui à non ».

La société est sur le point de supprimer 322 000 heures et 474 000 événements discrets en 2023, selon Nejatian.

« Personne chez Shopify ne dépenserait un dîner de 500 $ », a déclaré Nejatian dans une interview. «Mais beaucoup, beaucoup de gens dépensent bien plus que cela en réunion sans jamais prendre de décision. Le but de cette chose est de vous montrer que le temps c’est de l’argent. Si vous devez le dépenser, vous y pensez.

Les cadres et leurs employés disent tous deux passer des heures chaque semaine dans des réunions qui pourraient disparaître sans conséquence. Le temps perdu sur des activités telles que les réunions figurait parmi les cinq principales causes d’inefficacité au sein d’une organisation, selon une enquête menée auprès de chefs d’entreprise et de travailleurs du savoir de l’application de gestion de projet Wrike.

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Au total, les réunions non critiques gaspillent environ 100 millions de dollars par an dans les grandes organisations, selon les recherches de Steven Rogelberg, professeur à l’Université de Caroline du Nord à Charlotte qui étudie les réunions depuis deux décennies.

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Les entreprises luttent depuis des décennies contre le fléau des réunions. Quand Alan Mulally a pris la relève chez Ford Motor Co. en 2006, il a réduit les réunions inutiles ou trop longues pour accélérer la prise de décision. Il y a dix ans, Bain & Co. a constaté qu’une seule réunion hebdomadaire de cadres intermédiaires coûtait 15 millions de dollars par an à une organisation et que les cadres supérieurs consacraient plus de deux jours par semaine aux réunions.

« Les réunions sont comme des mauvaises herbes – elles repoussent partout, à moins que vous ne soyez diligent », a déclaré Brian Elliott, conseiller exécutif sur les questions en milieu de travail.

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À elle seule, la calculatrice Shopify ne changera probablement pas les comportements, a déclaré Rogelberg. « C’est une intervention très superficielle. »

Il a suggéré à l’entreprise de l’associer à une formation sur les meilleures pratiques, des commentaires pour les cadres intermédiaires et l’adhésion de la haute direction – toutes les choses que Shopify fait déjà dans le cadre de sa campagne de calendrier plus large.

Une autre préoccupation, a déclaré Steph Little, consultant principal de la société de conseil en milieu de travail Bright + Early, est que le fait de chiffrer les réunions en dollars pourrait décourager les employés subalternes ou marginalisés de soulever un problème important en amont de la chaîne, pensant que cela n’en vaut pas la peine.

« Nous avons une tonne de réunions inutiles, bien sûr, mais nous avons aussi des gens qui sont exclus des décisions », a déclaré Little. « Lorsque les gens travaillent à distance en particulier, ils veulent la connexion et les informations. »

Chez Shopify, le temps moyen passé en réunion par travailleur a diminué de 14 % au cours des cinq premiers mois de 2023 par rapport à la même période l’an dernier. Cela a contribué à une augmentation prévue de 18 % des projets achevés cette année, a déclaré Nejatian.

« La plupart de l’environnement de travail moderne est brisé », a-t-il déclaré. « Ce n’est pas n’importe quel changement qui compte. »

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