Il y a des moments quand vous êtes si occupé, tout ce que vous voulez faire est de vous cacher de cette liste de choses à faire sans fin. Vous êtes épuisé à force de jouer à Whack-a-mole, à vous précipiter pour marteler la vague constante de demandes sans jamais être certain de « l’écraser ». Vous avez peur d’avoir oublié quelque chose d’important et vous craignez de ne pas progresser sur ce qui compte vraiment.
En tant que coach de vie, j’ai été témoin de la façon dont le démarrage d’une liste « Un jour, peut-être plus tard » peut aider. Faire des choix conscients pour mettre de côté ou reporter des tâches aide à éliminer certains des facteurs de stress immédiats afin que vous puissiez vous concentrer. De plus, avec un peu de structure, vous pouvez progressivement la transformer en une « liste principale de projets », le genre d’outil que les experts en productivité recommandent, pour éviter toute surcharge future.
Affronter la réalité du temps
Alors que les gourous de la gestion du temps recommandent divers systèmes, le conseil commun est de capturer toutes les demandes, tâches et obligations. Tout au long de son livre fondateur, Faire avancer les choses : l’art de la productivité sans stress, David Allen souligne l’importance d’enregistrer des « boucles ouvertes » ou des travaux inachevés, afin d’accorder toute votre attention à la tâche à accomplir. Dans la première ligne de son livre, il promet : « Il est possible pour une personne d’avoir une nombre de choses à faire tout en continuant à fonctionner de manière productive avec une tête claire et un sentiment positif de contrôle détendu.
Plus récemment, Cal Newport, auteur de plusieurs livres, dont Travail en profondeur : règles pour un succès ciblé dans un monde distrait, a également exhorté un auditeur pressé de sa Questions profondes podcast pour « faire face au dragon de la productivité ». Il a noté à quel point « des obligations ambiguës … [have] devenue malheureusement courante dans notre période actuelle de travail largement éloigné et constamment frénétique. »
Comme Allen, Newport suggère d’avoir un endroit désigné pour suivre toutes les obligations afin que vous puissiez vous rappeler où les trouver. Dans une conversation par e-mail, il a décrit son système : « J’ai un endroit séparé pour suivre les obligations (un tableau des tâches, en fait) pour chacun de mes rôles professionnels. Chaque endroit maintient une liste de choses qui doivent être clarifiées et élaborées. De cette façon, si quelque chose de vague mais important tombe dans mon assiette, je peux le saisir immédiatement sans avoir à faire le travail acharné de comprendre ce que signifie exactement cette vague obligation dans la pratique.
Bien que cela nécessite l’effort supplémentaire de capturer les tâches au fur et à mesure qu’elles surviennent, Newport souligne l’impact négatif plus important de l’alternative : beaucoup d’articles.
L’experte en gestion du temps Laura Vanderkam recommande également d’obtenir une vue complète et approfondie. Mais au lieu de surveiller les obligations futures, l’auteur de 168 heures : vous avez plus de temps que vous ne le pensez propose d’enregistrer tout ce que vous avez fait toutes les demi-heures de la semaine. Lors d’une conversation téléphonique, elle a expliqué : « Si vous ne savez pas où va votre temps maintenant, vous n’avez pas les données pour savoir avec quoi vous travaillez pour apporter des améliorations à l’avenir.
Quand j’ai mentionné que certains pourraient trouver cet exercice intimidant, elle a dit : « Il ne s’agit pas de jouer à ‘Gotcha ! Vous avez passé trop de temps sur Netflix ou Instagram.’ Il s’agit d’aborder la vie avec un esprit de curiosité. Une fois que vous avez suivi votre temps, vous commencez à réfléchir à la façon dont vous voulez remplir votre temps et à apprendre ce que vous pouvez faire que vous avez faussement supposé que vous ne pouviez pas.
Trouvez un moyen plus facile de commencer
Si vous pensez « plus facile à dire qu’à faire », vous n’êtes pas seul. Sans surprise, mes clients coachs rechignent aux systèmes nouveaux et exhaustifs lorsqu’ils ont du mal à trouver le temps de déjeuner ou d’aller aux toilettes.
Ce qui a aidé à la place, c’est une liste plus gérable Un jour, peut-être plus tard : un simple « parking », non seulement pour les choses que vous pourriez vouloir faire, comme le suggère Allen, mais aussi pour les projets à retarder ou tout ce qui semble « blobby » ou malade -défini. Avec un cadre clair, le fait de taper ou d’écrire des tâches à mettre de côté vous donne un sentiment de contrôle et vous fait vous sentir plus fort. Cela vous donne le pouvoir de prioriser, de dire non, de déléguer et de reporter.