La productivité au travail est souvent définie comme la quantité de travail qu’une personne peut effectuer sur une période de temps spécifique. Plus vous êtes productif, plus vous faites de choses.
Cependant, au lieu d’utiliser l’approche conventionnelle pour faire le travail, il existe une variété de stratégies différentes que vous pouvez appliquer.
Dans certains cas, même des changements subtils peuvent avoir un impact profond sur la quantité de travail que vous faites. Le traitement par lots de tâches en est un exemple classique.
Alors, qu’est-ce que le traitement par lots de tâches ? Et comment pouvez-vous le faire correctement? Découvrons-le.
Qu’est-ce que le traitement par lots de tâches ?
Le regroupement de tâches est simplement un processus de regroupement de tâches de nature similaire dans un lot et de les terminer en une seule fois au lieu de les faire une par une au cours de votre journée.
Vous pouvez regrouper presque toutes les tâches ensemble. Par exemple, si vous devez répondre à vos e-mails, vous pouvez définir une heure précise, puis vous concentrer exclusivement sur celle-ci.
Au lieu de répondre sporadiquement à des e-mails non urgents tout au long de la journée, vous pouvez prendre du temps et faire le travail en une seule fois avec une concentration totale.
L’un des principaux avantages du traitement par lots de tâches est que vous pouvez l’utiliser pour presque tout, allant du travail en profondeur à l’exécution de tâches subalternes au cours de votre journée.
Comment regrouper efficacement les tâches
Pour regrouper efficacement les tâches, vous avez besoin de deux choses : un outil de suivi du temps et une application de tâches. Voici un guide étape par étape pour regrouper efficacement les tâches.
1. Choisissez un outil de suivi du temps
La première chose que vous devez faire est de choisir un outil de suivi du temps. Le traitement par lots de tâches n’est efficace que si vous savez combien de temps vous consacrez à chaque lot de tâches.
Un choix populaire est Clockify, car son utilisation est entièrement gratuite. Bien sûr, il existe d’autres options disponibles telles que Toggl, alors choisissez n’importe quelle application que vous êtes à l’aise d’utiliser.
2. Utilisez une application To-Do pour classer les tâches en conséquence
Il n’y a pas de pénurie d’applications à faire, donc c’est plus une question de ce que vous aimez et êtes prêt à payer. Microsoft To Do est une application fantastique qui est gratuite et se synchronise sur plusieurs plates-formes, notamment iOS, Android, Windows et macOS. Vous pouvez également trouver d’autres options, telles que TickTick.
Lorsque vous sélectionnez une application de tâches, assurez-vous d’en choisir une qui vous permet d’attribuer des étiquettes ou de catégoriser les tâches. Cela fera une grande différence lorsque vous regrouperez des tâches.
3. Travail par lots de faible valeur pour les heures fatigantes de la journée
Pour réussir les tâches par lots et améliorer votre productivité, vous devez comprendre comment vos niveaux d’énergie fluctuent tout au long de la journée.
Nous vivons presque tous des accalmies ou des baisses d’énergie au cours de la journée. Cependant, pour la plupart des gens, les matins sont les plus productifs. Les niveaux d’énergie sont exorbitants et l’esprit tourne à plein régime.
Cependant, la plupart des gens connaissent une crise juste après le déjeuner, la productivité diminuant considérablement. Vous pouvez regrouper des tâches de faible valeur, telles que répondre à des e-mails inutiles ou effectuer des tâches banales, pendant ces périodes de faible énergie.
De même, pour les tâches plus exigeantes, il est préférable de les regrouper pendant un moment où votre esprit sera frais et concentré. Cela peut être les heures tardives de la nuit ou les petites heures du petit matin !
4. Décomposez les projets plus importants en tâches plus petites
Une chose importante que vous devez faire est de décomposer des projets plus importants lors du regroupement des tâches. Vous ne pouvez pas regrouper une tâche si elle va prendre une grande partie de votre journée.
Au lieu de cela, si vous travaillez sur un gros projet, vous devez le décomposer en tâches plus petites et exécutables. Et, comme toujours, assurez-vous de pouvoir classer ces tâches en conséquence.
Par exemple, si vous devez préparer un rapport complet, vous pouvez décomposer le flux de travail en plusieurs étapes, notamment la planification, la collecte de données, la rédaction du rapport et la présentation.
5. Fixez des limites de temps et examinez vos performances
L’utilisation d’un outil de suivi du temps est d’une importance cruciale pour le traitement par lots et l’exécution réussie des tâches. Dans de nombreux cas, certaines tâches peuvent devenir incontrôlables et prendre plus de temps que vous ne le pensiez.
Fixez-vous des délais réalistes et essayez de vous y tenir. Avec le temps, vous comprendrez mieux combien de temps il vous faut pour accomplir des tâches spécifiques, et vos limites de temps deviendront plus efficaces.
Vous devez effectuer des audits de temps hebdomadaires pour savoir quelles catégories de tâches ont consommé le plus de votre temps et comment vous pouvez réduire le temps consacré aux tâches moins exigeantes.
4 avantages majeurs du groupement de tâches
Le groupement de tâches est une technique de productivité fantastique qui vous aidera à en faire plus dans un laps de temps plus court. Voici les principaux avantages qu’il offre.
1. Amélioration de la productivité
En vous concentrant davantage sur des tâches similaires, vous en ferez plus au lieu de laisser votre attention vagabonder. Le regroupement des tâches est répandu car il vous permet d’effectuer tous les travaux hautement prioritaires en une seule fois lorsque votre niveau d’énergie est plus élevé.
Cela vous permet également de mieux gérer votre niveau d’énergie tout au long de la journée et de vous concentrer sur différentes tâches en fonction de votre niveau de concentration.
2. Confiance accrue
Votre confiance va évidemment être faible lorsque vous êtes épuisé mentalement ou physiquement et que vous avez une tâche importante à accomplir. Vous n’aurez tout simplement pas confiance en votre propre travail dans la plupart des cas.
En accomplissant un travail important pendant les périodes de haute énergie et de concentration, votre confiance globale augmentera également. Au fur et à mesure que vous faites plus de travail au fil du temps, il continuera à grimper !
3. Meilleure satisfaction au travail
Essayez le groupement de tâches si vous vous retrouvez constamment à courir après les échéances et à sauter d’une tâche à l’autre. Cela vous permettra de gérer votre temps plus efficacement, augmentant ainsi la satisfaction au travail.
4. Réduction du stress
Avec le traitement par lots des tâches, vous ne perdrez pas le sommeil face aux échéances imminentes ou à la mauvaise qualité du travail. Parce que vous aurez des périodes définies pour accomplir toutes les tâches essentielles et non essentielles, vous saurez quand vous arrêter et passer du temps sur d’autres choses.
Naturellement, cela aidera à réduire le niveau de stress et vous permettra d’obtenir un meilleur équilibre travail-vie personnelle.
La régulation de la productivité est essentielle au succès
Mesurer et réguler vos niveaux de productivité est très important. Cela vous permettra de vous améliorer dans votre travail, de libérer du temps à consacrer à des choses que vous aimez et d’en apprendre davantage. Plus important encore, vous ne vous sentirez pas constamment enlisé dans le travail en régulant et en gérant vos niveaux de productivité.
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