Incluez toujours les éléments de base tels que le nom complet, le titre, la société et le numéro de téléphone dans tout e-mail professionnel. Mais selon votre secteur d’activité et le destinataire, vous souhaiterez peut-être ajouter plus de détails, une photo, un logo ou des liens vers les réseaux sociaux.
Vous avez probablement déjà vu une signature d’e-mail qui était simplement un nom et une autre qui comprend des lignes de détails, des liens et des images. Ce qui est mieux? Lequel est le plus efficace ? Nous vous aiderons à décider quelles informations vous devez mettre dans une signature électronique.
Cela dépend de l’utilisation que vous ferez de la signature
Pour commencer, demandez-vous à quoi vous servirez la signature. Est-ce une signature professionnelle pour votre entreprise ou une signature personnelle ? Utiliserez-vous la signature par défaut pour chaque e-mail ou seulement certains ? Prévoyez-vous d’inclure la signature dans les e-mails internes et externes ?
La plupart des personnes qui créent et utilisent une signature électronique le font pour des raisons professionnelles. Vous pouvez également utiliser une signature si vous êtes étudiant ou demandeur d’emploi. Dans cet esprit, les détails que vous incluez peuvent dépendre de votre secteur d’activité, de votre profession ou de votre intention.
De plus, si vous prévoyez d’utiliser une signature pour tous les e-mails que vous envoyez, les détails que vous incluez peuvent différer pour les messages externes et internes (au sein de votre organisation). Dans ce cas, vous pouvez envisager de configurer plusieurs signatures et d’utiliser celle dont vous avez besoin à ce moment-là.
Jetons un coup d’œil aux bases que chaque signature devrait inclure, aux éléments facultatifs que vous pourriez ajouter et aux détails que vous devriez omettre de votre signature électronique.
Ce que vous devez inclure dans une signature
Ce sont les détails essentiels que vous devez inclure dans votre signature.
Nom et prénom: À tout le moins, vous devez inclure votre nom complet (prénom et nom de famille) dans votre signature d’e-mail. Bien que vous n’utilisiez probablement votre prénom que pour les e-mails personnels, vous devriez utiliser votre nom complet pour les e-mails professionnels.
Titre ou fonction: Lorsque vous envoyez un e-mail à quelqu’un de nouveau, supposez qu’il ne sait rien de vous. Ils ont votre nom et votre entreprise (ci-dessous) mais veulent probablement connaître votre position dans l’entreprise.
Nom de l’entreprise: Encore une fois, étant donné que la plupart des signatures sont utilisées à des fins commerciales, vous devez inclure le nom de votre entreprise ci-dessous ou sur la même ligne que votre titre ou votre poste.
Pointe: Si vous êtes étudiant, vous pouvez inclure votre majeure, par exemple « Étudiant en informatique » et le nom de votre école.
Numéro de téléphone: Bien que le courrier électronique soit une forme de communication solide, un appel téléphonique est souvent nécessaire. Si le destinataire de votre e-mail souhaite discuter verbalement du sujet, vous devez lui fournir votre numéro de téléphone et, le cas échéant, votre indicatif de pays et votre extension.
Si vous créez une signature électronique distincte pour les communications internes et externes, vous pouvez simplement inclure votre extension plutôt qu’un numéro de téléphone complet. Ceci est particulièrement acceptable si tous les appels sont acheminés via la même ligne principale.
Ce que vous pouvez inclure dans une signature
Selon votre profession, votre organisation ou l’intention de votre signature, voici plusieurs détails que vous mai voulez inclure.
Site Web d’entreprise: Beaucoup peuvent considérer cela comme une base que toutes les signatures devraient inclure. Cependant, il s’agit simplement d’une option que vous voudrez peut-être ajouter. Si c’est le cas, liez l’URL afin que votre destinataire puisse visiter en un clic.
Adresse postale ou physique de l’entreprise: si vous travaillez pour une organisation qui a différents emplacements, comme dans plusieurs états, régions ou pays, vous pouvez inclure l’adresse de l’entreprise pour la référence du destinataire.
Adresse e-mail: Beaucoup suggèrent que votre adresse e-mail n’est pas nécessaire dans la signature car elle se trouve dans l’en-tête de l’e-mail. Cependant, il existe des applications de messagerie qui affichent uniquement le nom, en particulier lors de la réponse.
Photo: Si vous souhaitez ajouter une touche personnelle, vous pouvez inclure une photo de vous. Si vous décidez d’inclure une photo, assurez-vous qu’il s’agit d’un portrait professionnel et non d’un simple selfie ou d’une caricature.
Logo d’entreprise: Pour représenter la marque de votre entreprise, pensez à ajouter votre logo à la signature. Il peut être avantageux pour votre destinataire de voir le design, ce qui le rend facile à retenir en un coup d’œil. Pensez à certains des logos les plus connus qui rendent ces marques rapidement identifiables.
Couleur: Si vous décidez de ne pas inclure le logo de votre entreprise, envisagez plutôt une petite touche de couleur avec les couleurs de votre entreprise. Vous pouvez utiliser la couleur simplement pour les accents, les liens ou les lignes, mais limitez-vous à un minimum d’une ou deux couleurs.
Liens vers les réseaux sociaux: Pour permettre à votre destinataire de se connecter rapidement, vous pouvez inclure des liens ou des icônes liées vers des sites de médias sociaux tels que Facebook, Twitter ou Instagram. Ceci est particulièrement utile si vous utilisez la signature pour vous-même en tant que pigiste, entrepreneur ou demandeur d’emploi plutôt que pour une entreprise.
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Clause de non-responsabilité: De nombreuses entreprises exigent une clause de non-responsabilité concernant la confidentialité et le partage au bas d’une signature d’e-mail pour les messages externes. Vérifiez auprès de votre superviseur ou gestionnaire pour le verbiage si vous pensez que cela peut être le cas.
Ce que vous ne devez pas inclure dans une signature
Si vous ne savez pas si vous devez ou non inclure quelque chose dans votre signature électronique qui n’est pas répertorié ci-dessus, voici quelques éléments à éviter.
Informations personnelles: N’incluez pas de détails personnels dans une signature d’entreprise. Par exemple, évitez d’ajouter votre numéro de téléphone portable personnel ou votre adresse personnelle, sauf si vous souhaitez que votre destinataire l’ait et éventuellement l’utilise.
Citations inspirantes: Bien que les citations puissent convenir aux signatures d’e-mails personnelles, ce sont des distractions inutiles dans les signatures professionnelles qui prennent simplement de la place.
Signature d’image: Vous pouvez trouver des signatures d’e-mail attrayantes qui sont en fait des images plutôt que du texte. Ceux-ci sont généralement beaux mais ne sont pas pratiques pour ceux qui ont des lecteurs d’écran ou qui utilisent une fonction de lecture à voix haute. Si vous décidez d’utiliser une image pour votre signature, assurez-vous d’inclure le texte alternatif.
Autres conseils de signature d’e-mail
En ce qui concerne la conception de signatures d’e-mails, vous pouvez trouver de nombreux exemples, générateurs de signatures et modèles pour vous aider. Consultez également notre guide pratique pour les modèles de signature de courrier électronique d’Outlook.
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Soyez bref. Il est recommandé que votre signature d’e-mail ne dépasse pas quatre ou cinq lignes. Avec trop de détails, il faut du temps à votre destinataire pour trouver les informations dont il a besoin. De plus, il peut s’agir d’un porc spatial sur mobile, comme indiqué ci-dessous.
De plus, utilisez des polices faciles à lire et n’en faites pas trop avec trop de styles ou de tailles de police, de couleurs, d’images ou de liens de médias sociaux différents. Voir la première capture d’écran dans la section ce qu’il ne faut pas inclure ci-dessus.
Que vous créiez une seule signature électronique ou plusieurs pour différents types de messages, assurez-vous d’inclure d’abord les informations les plus importantes, puis partez de là avec des détails utiles.
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