Lorsqu’il s’agit de supprimer des e-mails, presque tous les services disposent de deux options : « Archive » et « Supprimer ». C’est un peu déroutant pourquoi il y a deux choix qui semblent très similaires. Quelle est la différence et laquelle devez-vous utiliser ?
L’archivage et la suppression des e-mails les supprimeront de votre boîte de réception, mais c’est là que s’arrêtent les similitudes. Connaître la différence entre les deux peut potentiellement vous éviter des ennuis. Nous allons jeter un coup d’oeil.
Que se passe-t-il lorsque j’« archive » un e-mail ?
La fonction d’archivage dans les services de messagerie est essentiellement « Supprimer Lite ». L’e-mail est supprimé de votre boîte de réception et de votre vue. C’est comme si vous aviez supprimé l’e-mail, mais il n’est pas parti pour toujours.
Les e-mails archivés sont généralement placés dans un dossier spécial « Archive ». Dans certains cas, comme Gmail, ils ne vont pas du tout dans un dossier spécial, mais ils sont visibles lorsque vous passez à l’affichage « Tous les messages ». Les e-mails archivés apparaissent également dans les résultats de recherche.
Si vous pensez au courrier physique, la fonction d’archivage revient à mettre un courrier dans un tiroir. Vous ne le verrez plus, mais il est toujours là si vous en avez besoin.
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Que se passe-t-il lorsque je « supprime » un e-mail ?
La suppression d’un e-mail est une fonction permanente… la plupart du temps. Lorsque vous supprimez un e-mail, il est généralement déplacé vers un dossier « Corbeille ». C’est là qu’il restera assis pendant 30 jours, après quoi il sera définitivement retiré (généralement).
Les e-mails qui ont été supprimés n’apparaissent pas dans « Tous les messages » et vous ne pouvez pas les trouver avec la recherche. Vous avez 30 jours pour changer d’avis, mais après cela, ça ne revient jamais.
Pour reprendre l’exemple du courrier physique, supprimer revient à mettre du courrier dans votre poubelle. Vous aurez peut-être quelques jours pour le récupérer, mais après l’avoir emmené sur le trottoir, il est parti pour toujours.
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Lequel dois-je utiliser ?
Avec ces définitions à l’esprit, vous pensez peut-être qu’il n’y a aucune raison de supprimer complètement un e-mail. Eh bien, cela pourrait être vrai… si vous êtes prêt à payer pour le stockage. L’époque du stockage gratuit et illimité pour les comptes Gmail est révolue.
En 2013, Google a fusionné toutes les données du compte et plafonné le forfait gratuit à 15 Go. Votre boîte de réception Gmail, Google Drive et Google Photos comptent tous pour cette allocation. Tous ces e-mails archivés peuvent s’additionner. Donc, à moins que vous ne vouliez payer pour plus de stockage, vous devez supprimer quelque e-mails.
C’est une bonne pratique de supprimer tous les e-mails dont vous savez que vous n’aurez plus jamais besoin et d’archiver les autres. Ne laissez pas les spams ennuyeux manger dans votre espace de stockage. N’oubliez pas non plus que le gouvernement américain peut consulter des e-mails datant de plus de 180 jours sans mandat.
Archiver et Supprimer peuvent sembler familiers, mais leurs fonctions sont radicalement différentes. Allez-y et utilisez ces connaissances pour nettoyer votre boîte de réception.
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