Avec une telle dépendance vis-à-vis des appareils modernes tels que les smartphones et les tablettes, et les services de communication basés sur le cloud qui les alimentent, il est facile de négliger l’humble téléphone de bureau lorsqu’il s’agit de définir une stratégie de travail à distance. Pour de nombreuses petites entreprises, cependant, les téléphones de bureau (et l’infrastructure de téléphonie qui les sous-tend) sont une partie essentielle de leurs flux de travail.
Cet article sponsorisé par GoTo explorera pourquoi la fonctionnalité des téléphones de bureau est toujours nécessaire dans une organisation moderne, et comment une stratégie de communication qui permet la visioconférence, la collaboration numérique et les appels téléphoniques traditionnels sur un pied d’égalité peut débloquer une plus grande flexibilité et un travail hybride plus puissant. .
Dire que le monde des affaires modernes a radicalement changé au fil des ans serait un euphémisme ; transplanter un travailleur moyen de 1974 dans un bureau moderne, et il tomberait probablement en catatonie provoquée par un choc. Nos vies professionnelles se sont progressivement transformées, modernisées et révolutionnées, et presque tous ces changements ont été le résultat d’une évolution croissante de la technologie.
Une série d’innovations – d’abord l’e-mail, puis Internet, puis les smartphones, la visioconférence et le cloud – nous ont rendus plus connectés, plus productifs et plus polyvalents. Même au cours des deux dernières années, une vague de travail à distance induite par la pandémie a entraîné des changements tectoniques dans nos attitudes à l’égard de la collaboration commerciale. En 2019, l’idée que le travail hybride soit une norme largement acceptée aurait été presque impensable, mais la technologie moderne nous a permis de faire le saut sans sacrifier notre capacité à nous connecter avec nos collègues.
Ne négligez pas l’humble appel téléphonique
Malgré les sauts phénoménaux de la technologie que les décennies successives ont permis, il y a un élément de la communication professionnelle qui est resté une constante inébranlable : l’humble appel téléphonique. Depuis plus d’un siècle, le téléphone est l’un des moyens les plus fiables pour faire des affaires, entretenir des relations et atteindre de nouveaux clients et partenaires, et il ne montre aucun signe de perte de pertinence.
Il y a aussi une bonne raison à cela; une étude de l’Université du Texas en 2020 a révélé que parler au téléphone rendait les gens beaucoup plus à l’aise et connectés, et entraînait la formation de liens plus forts, que l’échange d’e-mails ou la conversation par SMS. En termes simples, les êtres humains sont câblés pour répondre positivement au son de la voix de l’autre d’une manière que d’autres formes de communication ne peuvent tout simplement pas reproduire.
Dans un environnement commercial qui repose sur la formation et le renforcement de liens solides avec les clients, les fournisseurs et les partenaires, cela fait des appels téléphoniques un outil essentiel dans l’arsenal de toute organisation. Cela est particulièrement vrai pour les petites entreprises, où les ventes à l’étranger peuvent constituer une partie importante de leur stratégie de mise sur le marché.
Pourquoi les téléphones de bureau devraient faire partie de votre stratégie de travail hybride
Fait intéressant, malgré l’importance des appels téléphoniques en tant que catalyseur commercial, la téléphonie est souvent négligée par les organisations lors de la planification de leur stratégie de travail hybride. Alors que les plateformes de collaboration numérique et de visioconférence sont (à juste titre) mises en avant comme des éléments centraux pour soutenir les projets de transformation, les lignes fixes et les téléphones de bureau sont souvent les premières choses à faire lors de la mise en œuvre du travail flexible, du hot-desking ou de toute autre initiative d’agilité moderne.
La logique derrière cela est assez simple – nous avons tous un téléphone portable que nous emportons constamment avec nous, généralement avec un forfait d’appel raisonnablement généreux, de sorte que tous les appels téléphoniques qui doivent être passés peuvent être effectués à l’aide de ceux-ci. Certaines organisations paieront même pour un appareil fourni par l’entreprise avec son propre contrat et numéro de téléphone dédiés. A première vue, cela semble suffisant, mais les entreprises qui n’avancent pas leur stratégie de téléphonie au-delà de cela risquent de passer à côté d’une multitude d’opportunités et d’avantages que peut offrir une solution de téléphonie numérique bien intégrée.
Par exemple, si un partenaire ou un client potentiel appelle l’un de vos vendeurs sur son mobile personnel, mais que ce vendeur est actuellement indisponible, il manquera l’appel. À ce moment-là, l’appelant laissera un message vocal ou (plus probablement) raccrocheront simplement et continueront leur journée. Cet employé devra alors les rappeler (en espérant les rattraper au bon moment) avant que la transaction puisse avoir lieu – et ce processus d’identification téléphonique peut durer des jours, voire des semaines.
Une plate-forme de téléphonie numérique moderne telle que GoTo Connect inclut toutefois la possibilité de créer des règles de traitement des appels détaillées et personnalisées. Cela permet aux entreprises de concevoir leur système de sorte que si le destinataire cible d’un appel téléphonique ne décroche pas, il est automatiquement transféré à une autre personne, comme un collègue de la même équipe. Vous pouvez également configurer des groupes d’appels afin que lorsque quelqu’un appelle un poste, plusieurs téléphones sonnent simultanément, maximisant ainsi les chances que quelqu’un puisse répondre en temps voulu.
Une expérience transparente sur tous les appareils
Pour les petites entreprises, les systèmes de téléphonie numérique offrent une gamme d’outils qui peuvent les aider à reproduire l’expérience client que l’on attendrait d’une organisation beaucoup plus grande. Les réceptionnistes numériques peuvent être utilisés pour acheminer les appelants vers le service approprié de manière conviviale et engageante, tandis que les files d’attente d’appels garantissent qu’un nombre limité d’employés n’entraîne pas d’appels manqués et d’opportunités manquées. Si vous injectez une partie de la personnalité de votre entreprise dans le processus, vous pouvez même définir une musique d’attente personnalisée.
Surtout, cela ne repose pas non plus sur le fait de rester enchaîné aux téléphones de bureau. Grâce à la flexibilité du cloud, des plates-formes telles que GoTo Connect peuvent offrir une expérience transparente sur les téléphones de bureau numériques, les appareils mobiles et les ordinateurs de bureau, permettant au personnel de passer et de gérer des appels avec le même niveau de flexibilité et de fonctionnalité, qu’il soit à la maison ou dans le bureau. En fait, vous pouvez même passer de l’un à l’autre au milieu d’un appel actif.
En plus de cela, le portail administrateur tout-en-un de GoTo permet aux entreprises de superviser tous les aspects de leur parc de communications unifiées via un tableau de bord de gestion cloud unique. Cela facilite considérablement le dépannage et la résolution des problèmes et élimine le casse-tête d’avoir à basculer entre plusieurs portails pour gérer des systèmes de communication individuels sur site.
Ces capacités mettent la puissance et la polyvalence de la communication d’entreprise à la portée des petites entreprises sans nécessiter d’investissements coûteux dans l’infrastructure PBX ou les liaisons SIP. Ils sont particulièrement transformateurs lorsqu’ils sont déployés dans le cadre d’une stratégie unifiée qui place la collaboration numérique, la visioconférence et la téléphonie basée sur le cloud sur un pied d’égalité.
Les appels téléphoniques sont, et resteront, un vecteur essentiel pour les communications d’entreprise, et investir dans une plate-forme de téléphonie numérique correctement architecturée peut dynamiser vos relations entrantes et sortantes, permettant à votre personnel de mieux se connecter avec vos clients et partenaires. L’avenir vous appelle – ne le laissez pas aller à la messagerie vocale.