Les erreurs liées aux feuilles de calcul ne sont pas seulement des inconvénients personnels frustrants. Ils peuvent avoir de graves conséquences. Et rien qu’au cours des dernières années, il y a eu une myriade d’histoires d’horreur sur tableur.
En août 2023, le service de police d’Irlande du Nord a présenté ses excuses pour une fuite de données aux « proportions monumentales » lorsqu’une feuille de calcul contenant des statistiques sur le nombre d’officiers dont il disposait et leur grade a été partagée en ligne en réponse à une demande d’accès à l’information.
Il y avait un deuxième onglet oublié sur la feuille de calcul qui contenait les informations personnelles de 10 000 policiers en activité.
Une série d’erreurs dans les feuilles de calcul a perturbé le recrutement d’anesthésistes stagiaires au Pays de Galles fin 2021. L’Anesthetic National Recruitment Office (ANRO), l’organisme responsable de leur sélection et de leur recrutement, a déclaré à tous les candidats à des postes au Pays de Galles qu’ils étaient « innommables », malgré certains d’entre eux obtiennent les scores les plus élevés lors des entretiens.
La faute en revient au processus de consolidation des données des entretiens. Les feuilles de calcul de différents domaines manquaient de standardisation en termes de formatage, de conventions de dénomination et de structure globale. Pour aggraver les choses, les données étaient copiées et collées manuellement entre différentes feuilles de calcul, un processus long et sujet aux erreurs.
L’ANRO n’a découvert l’erreur que lorsque les candidats déboutés ont remis en question leurs lettres de licenciement. Le fait qu’aucun candidat ne semblait acceptable pour les postes gallois aurait dû être un signal d’alarme. Aucun test ni validation n’a apparemment été appliqué à la feuille de calcul cruciale, une étape simple qui aurait pu éviter cette erreur critique.
En 2021, Crypto.com, un fournisseur en ligne de crypto-monnaie, a accidentellement transféré 10,5 millions de dollars (8,3 millions de livres sterling) au lieu de 100 dollars sur le compte d’un client australien en raison d’un numéro incorrect saisi sur une feuille de calcul.
L’employé qui a traité le remboursement du client australien avait saisi par erreur son numéro de compte bancaire dans le champ de remboursement d’une feuille de calcul. Il a fallu sept mois avant que l’erreur soit repérée. Le destinataire a tenté de fuir vers la Malaisie, mais a été arrêté dans un aéroport australien avec une importante somme d’argent liquide.
En 2022, Íslandsbanki, une banque publique islandaise, a vendu une partie de ses actions qui étaient fortement sous-évaluées en raison d’une erreur dans une feuille de calcul. Lors de la consolidation des actifs de différentes feuilles de calcul, les données de la feuille de calcul n’étaient pas « nettoyées » et formatées correctement. Les actions de la banque ont ensuite été sous-évaluées jusqu’à 16 millions de livres sterling.
La matière noire de l’informatique d’entreprise
Ce qui précède ne représente qu’une fraction des erreurs de tableur régulièrement commises par diverses organisations.
Les feuilles de calcul représentent des risques inconnus sous la forme d’erreurs, de violations de la vie privée, de secrets commerciaux et de violations de conformité. Pourtant, ils sont également essentiels à la manière dont de nombreuses organisations prennent leurs décisions. C’est pour cette raison qu’ils ont été décrits par les experts comme la « matière noire » de l’informatique d’entreprise.
Des études industrielles montrent que 90 % des feuilles de calcul contenant plus de 150 lignes comportent au moins une erreur majeure.
Cela est compréhensible car les erreurs dans les feuilles de calcul sont faciles à commettre mais difficiles à repérer. Mes propres recherches ont montré que l’inspection du code de la feuille de calcul est le moyen le plus efficace de les déboguer, mais cette approche ne détecte qu’entre 60 et 80 % de toutes les erreurs.
On estime que jusqu’à 9 feuilles de calcul sur 10 contiennent des erreurs.
L’attrait des feuilles de calcul n’existe pas seulement dans le monde financier. Ils sont indispensables en ingénierie, en science des données et même pour envoyer des robots sur Mars. La clé de leur succès est leur flexibilité.
Les logiciels de tableur évoluent constamment, avec de plus en plus de fonctionnalités disponibles qui augmentent leur attrait. Par exemple, vous pouvez désormais automatiser de nombreuses tâches dans Excel (le tableur le plus populaire) à l’aide de scripts Python.
Mais étant donné tous les problèmes mentionnés ci-dessus, n’est-il pas temps pour Excel et autres tableurs d’être mis de côté au profit de quelque chose de plus fiable ?
Erreur humaine
La cause sous-jacente de ces problèmes de tableur n’est pas le logiciel mais l’erreur humaine.
Le problème est que la plupart des utilisateurs ne voient pas la nécessité de planifier ou de tester leur travail. La plupart des utilisateurs décrivent leur première étape dans la création d’une nouvelle feuille de calcul comme étant simplement de s’y lancer directement et de saisir directement des chiffres ou un code.
Beaucoup d’entre nous ne considèrent pas les feuilles de calcul comme justifiant un examen sérieux. Cela signifie que nous devenons complaisants et supposons qu’il n’est pas nécessaire de tester, valider ou vérifier notre travail.
Les recherches sur la « charge cognitive », c’est-à-dire la quantité d’effort mental requis pour une tâche, montrent que la création de feuilles de calcul complexes exige autant de concentration qu’un médecin généraliste établissant un diagnostic. Cette tension mentale intense rend les erreurs plus probables. Mais les médecins généralistes étudient leur profession pendant de nombreuses années avant d’être qualifiés, alors que la plupart des utilisateurs de tableurs sont des autodidactes.
Pour briser le cycle des erreurs répétées dans les feuilles de calcul, les organisations peuvent prendre plusieurs mesures. Premièrement, l’introduction de la normalisation contribuerait à minimiser la confusion et les erreurs. Par exemple, cela signifierait un formatage, des conventions de dénomination et des structures de données cohérents dans les feuilles de calcul.
Deuxièmement, il est crucial d’améliorer la formation. Doter les utilisateurs des connaissances et des compétences nécessaires pour créer des feuilles de calcul robustes et précises pourrait les aider à identifier et à éviter les pièges.
Enfin, il est essentiel de favoriser une culture de pensée critique à l’égard des feuilles de calcul. Cela signifierait encourager les utilisateurs à remettre continuellement en question les calculs, à valider leurs sources de données et à revérifier leur travail.
Simon Thorne est maître de conférences en informatique et systèmes d’information à la Cardiff Metropolitan University
Cet article est republié à partir de The Conversation sous une licence Creative Commons. Lisez l’article original.