Microsoft Office est la suite de productivité de facto au monde, mais saviez-vous que la plupart des gens n’ont pas besoin de payer pour Microsoft Word et d’autres applications ? Grâce à Microsoft Office Online, vous pouvez accéder gratuitement aux versions simplifiées des applications Office les plus populaires.
Pour la majorité des utilisateurs, ces versions simplifiées d’Office fonctionnent très bien. Examinons quelques-unes des raisons d’utiliser Word Online, Excel Online et les autres offres gratuites.
1. Office Online est gratuit
Le plus grand avantage d’Office Online est que vous pouvez l’utiliser sans payer. C’est le moyen le plus simple d’obtenir Microsoft Word gratuitement et légalement.
Traditionnellement, vous deviez payer d’avance pour une copie autonome de la dernière version d’Office (comme Office 2021 ou Office 2019), ce qui pouvait coûter 100 $ ou plus. De nos jours, Microsoft souhaite que vous vous abonniez à Microsoft 365. C’est plus abordable à environ 7 $ par mois, mais l’abonnement s’additionne toujours avec le temps.
Avec Office Online, vous accédez gratuitement aux versions en ligne de Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Teams et Outlook. Les applications moins utilisées telles que Microsoft Teams, Forms et Sway sont également incluses dans la liste des offres Office Online. Cependant, il n’existe pas de versions en ligne pour Access et Publisher.
Pour l’essayer, connectez-vous à votre compte Microsoft sur Office.com, puis visitez votre page d’applications Office. Ici, vous verrez tout ce qui est disponible et pourrez accéder à n’importe quelle application que vous aimez.
2. Accédez aux documents n’importe où avec le stockage en nuage
L’enregistrement de vos fichiers sur un seul ordinateur peut entraîner des problèmes lorsque vous en avez besoin sur un autre appareil. Bien que l’option d’enregistrement dans le cloud soit disponible dans les versions de bureau modernes d’Office aujourd’hui, elle est activée par défaut et facile à utiliser dans Office Online.
Tout le monde bénéficie de 5 Go de stockage gratuit sur OneDrive avec son compte Microsoft, ce qui est suffisant pour stocker des documents personnels, des feuilles de calcul et des présentations. Lorsque vous travaillez dans Office Online, toutes les modifications sont enregistrées dans votre compte OneDrive au fur et à mesure. Cela signifie que vous ne perdrez pas des heures de progression si quelque chose se bloque et que vous n’avez pas enregistré manuellement depuis un certain temps.
Avec l’application OneDrive sur votre téléphone, vous pouvez facilement récupérer vos documents n’importe où. Et si vous avez besoin de les modifier en un clin d’œil, vous pouvez simplement vous connecter à Office Online sur n’importe quel ordinateur.
Mieux encore, Office Online est indépendant de l’appareil. Vous pouvez y accéder sur n’importe quel appareil doté d’un navigateur Web, y compris les machines Linux et Mac. Les applications Office gratuites pour Android et iPhone vous permettent d’accéder à Word, Excel, PowerPoint et bien plus encore avec des fonctionnalités similaires sur mobile.
3. Partage et collaboration faciles
De nombreuses personnes partagent des documents Office de bureau avec d’autres par e-mail. Bien que cela soit acceptable avec modération, il devient fastidieux d’envoyer constamment un document dans les deux sens. Avec Office Online, vous pouvez facilement cliquer sur Partager sur un fichier pour envoyer un lien à n’importe qui. Ce menu vous permet de choisir si toute personne disposant du lien peut y accéder, ou uniquement les personnes que vous spécifiez. Vous pouvez également choisir si d’autres personnes disposent d’autorisations de modification.
Office Online facilite également la collaboration sur des documents. Que vous souhaitiez modifier un grand document ensemble ou que les deux travaillent dans une feuille de calcul, cela ne nécessite que les deux parties ouvrent le document. Bien qu’une fonction similaire soit disponible dans Office de bureau avec OneDrive, il existe plus de barrières à l’entrée lors de l’utilisation de l’édition de bureau.
4. Office Online propose un flux de travail simplifié
Les versions en ligne des applications Office ne sont pas aussi complètes que leurs homologues de bureau. Ils n’incluent pas les outils les plus puissants, tels que le formatage avancé de Word et les graphiques ou macros détaillés d’Excel.
Bien que cela puisse rendre Office Online inadapté à des fins professionnelles, ces applications sont tout de même plus que capables d’un usage personnel.
Cependant, les fonctionnalités manquantes d’Office Online destinées aux utilisateurs expérimentés peuvent en fait être un avantage pour certains. Vous pourriez vous sentir dépassé par le nombre d’outils sur le ruban et les options à modifier dans Office de bureau. Si tel est le cas, vous aimerez peut-être l’approche simplifiée d’Office Online.
Si vous avez un ancien ordinateur avec un disque dur lent et une RAM limitée, Office Online peut également fonctionner plus rapidement pour vous. Bien que les applications Office de bureau soient assez volumineuses, l’application Web n’exerce pas une telle pression sur votre système.
Office Online offre également des avantages organisationnels. Parce qu’il conserve tous vos fichiers dans OneDrive, ils n’occuperont pas d’espace de stockage sur votre machine (si vous choisissez de ne pas les synchroniser).
Le stockage de tous les fichiers Office dans OneDrive signifie également qu’ils ne sont pas mélangés avec tout le reste de votre système. Chaque application affiche les fichiers récemment modifiés et épinglés de leur type (feuilles de calcul, présentations, etc.) afin que vous puissiez les ouvrir à partir de là au lieu de parcourir un tas de dossiers.
Enfin, l’utilisation d’Office Online vous permet d’enregistrer des documents dans les formats de fichiers Office standard, tels que DOCX et XLSX. Étant donné que de nombreuses personnes utilisent Office, cela est important pour la compatibilité avec les autres. De nombreuses alternatives gratuites à Microsoft Office ne fonctionnent pas parfaitement avec ces formats, ce qui marque un autre point pour Office Online.
5. Office Online reçoit des mises à jour de fonctionnalités
Si vous n’êtes pas intéressé par Microsoft 365, vous pouvez envisager d’acheter une version autonome d’Office, comme Office 2021. Cependant, en général, nous ne recommandons pas d’acheter ces versions uniques d’Office.
La société apporte d’abord de nouvelles fonctionnalités à Microsoft 365, et toutes les quelques années, elle publie une nouvelle version autonome d’Office avec les dernières fonctionnalités des dernières années. Mais ces versions ne reçoivent que des mises à jour de sécurité ; ils n’obtiennent pas de nouvelles fonctionnalités au fur et à mesure que Microsoft les développe.
Bien qu’Office Online ne reçoive pas toutes les nouvelles fonctionnalités ajoutées à Microsoft 365, les versions Web bénéficient de nouvelles fonctionnalités plus souvent que les versions autonomes d’Office. Si les versions Web font ce dont vous avez besoin, pourquoi ne pas vous en tenir à elles gratuitement et obtenir de nouvelles fonctionnalités, plutôt que de vous enfermer dans une version de bureau qui n’obtient aucune nouvelle fonctionnalité ?
Consultez la page de Microsoft couvrant les mises à jour d’Office Online pour voir ce qui a été ajouté récemment.
Quand Microsoft Office Online n’est pas idéal
Nous avons examiné plusieurs raisons pour lesquelles Office Online est un excellent service dont vous devriez profiter, en particulier par rapport à Office de bureau. Cependant, ce n’est pas parfait. Il y a des situations où il vaut mieux utiliser une autre solution.
L’une des plus grandes limitations d’Office Online est sa sélection limitée d’applications. Si vous avez besoin de quelque chose au-delà des bases, vous aurez besoin de la version complète d’Office. Des applications comme Access, Visio et Project n’ont pas de versions Web gratuites.
Après avoir essayé les applications Office Online, vous pouvez également constater qu’il leur manque une fonctionnalité dont vous avez besoin. Vous ne pouvez pas utiliser les versions Web pour exécuter un publipostage ou exécuter des macros, par exemple. Ceux-ci nécessitent Microsoft Office traditionnel (voir quelques façons d’obtenir une licence Office gratuitement ou de choisir une licence Office bon marché si vous avez besoin d’une mise à niveau).
Une autre limitation sérieuse d’Office Online réside dans son nom : vous avez besoin d’une connexion Internet pour l’utiliser. Pour ceux qui voyagent souvent sans accès à Internet, Office Online ne sera pas assez fiable. Si tel est votre cas, vous pouvez essayer une alternative gratuite à Office. consultez notre comparaison de LibreOffice et OpenOffice pour passer en revue les deux meilleurs choix.
Devez-vous payer pour Microsoft Word ? Non!
C’est une excellente nouvelle que Microsoft Word et d’autres applications Office soient disponibles en ligne gratuitement, car vous n’avez pas à payer pour les fonctionnalités de base. Si vous n’avez jamais essayé Office Online, vous devriez le tester pour voir s’il répond à vos besoins. Vous pourriez finir par économiser de l’argent en l’utilisant à la place du bureau habituel.
Comme vous le savez probablement, l’un des principaux concurrents d’Office Online est la suite Google Docs. Si Office Online ne vous convient pas, Google Docs pourrait mieux répondre à vos besoins.
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