Les réunions interminables sont un cauchemar de productivité, disent les travailleurs

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Les employeurs qui cherchent à augmenter la productivité sur le lieu de travail pourraient envisager de réduire le nombre de réunions auxquelles leurs employés doivent assister, voire de les supprimer complètement certains jours.

Les réunions sont la plus grande perte de temps auxquels sont confrontés les employés, ces rassemblements étant considérés comme inutiles près des trois quarts du temps, selon une récente enquête menée auprès de 5 000 travailleurs aux États-Unis, en Australie, en Inde, en Allemagne et en France par la société de logiciels Atlassian Corp.

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Les dirigeants d’entreprise pensent peut-être que les réunions aident les gens à collaborer, mais les employés disent le contraire. Les trois quarts déclarent que les réunions ne les aident pas à se sentir connectés avec leurs collègues et ne les incitent pas à générer de nouvelles idées ou à prendre des décisions. Les réunions ne sont même pas très efficaces pour fournir aux gens les informations essentielles dont ils ont besoin pour faire leur travail, et la majorité des employés déclarent qu’ils partent souvent sans connaître l’état d’avancement d’un projet ou si les objectifs sont atteints.

De plus, toutes ces réunions interminables épuisent les travailleurs. Une journée remplie d’appels laisse 76 pour cent des travailleurs épuisés, selon l’enquête. L’équilibre entre travail et vie privée en pâtit également, plus de la moitié d’entre eux déclarant devoir effectuer plusieurs jours supplémentaires chaque semaine pour terminer leurs tâches, car ils étaient obligés de participer à une réunion. « Personne ne s’amuse ici », a déclaré Atlassian.

Des recherches distinctes menées par la société de messagerie sur le lieu de travail Slack Technologies Inc. confirment les conclusions d’Atlassian. À la fin de l’année dernière, les travailleurs ont déclaré à Slack que deux heures de réunions par jour était leur limite absolue, et rien de plus sapait leur énergie et, en fin de compte, leur capacité à accomplir leur travail. Les travailleurs qui travaillaient des heures supplémentaires pour rattraper le temps perdu étaient confrontés à encore plus de problèmes, notamment une baisse de productivité, un stress plus élevé et un épuisement professionnel.

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Au total, trop de rassemblements sur le lieu de travail semblent créer plus de problèmes que de solutions. « Ils ne sont pas méchants ; ils sont tout simplement mal faits », a déclaré Atlassian à propos de ses conclusions. « La culture des réunions dans la plupart des organisations rend en fait plus difficile pour les équipes d’atteindre leurs objectifs. » Au final, 80 pour cent des salariés déclarent qu’ils seraient beaucoup plus productifs si leur entreprise réduisait le nombre de réunions.

La recherche reliant les réunions excessives à une faible productivité arrive à un moment où les problèmes de productivité globale du Canada font les manchettes. La semaine dernière, la sous-gouverneure principale de la Banque du Canada, Carolyn Rogers, a qualifié la faible productivité d’« urgence » et a expliqué pourquoi il y a lieu de s’inquiéter. « Une économie à faible productivité ne peut croître qu’avec une certaine rapidité avant que l’inflation ne s’installe. Mais une économie à forte productivité peut avoir une croissance plus rapide, plus d’emplois et des salaires plus élevés avec moins de risque d’inflation », a-t-elle déclaré dans un discours prononcé le 26 mars.

Rogers a déclaré que pour remédier au retard de productivité du Canada, il fallait augmenter les investissements des entreprises. Mais à un niveau plus restreint, les managers et les salariés ont aussi un rôle à jouer. Le Conference Board du Canada souligne que demander aux travailleurs de contribuer les heures supplémentaires ne corrigeront pas le retard de sortie, les entreprises doivent donc trouver des moyens d’être plus ingénieuses. « Améliorer la productivité ne consiste pas à travailler plus longtemps ou plus dur ; il s’agit de travailler plus intelligemment », a déclaré le Conference Board. « Il s’agit de trouver des moyens plus efficients et efficaces de produire des biens et des services afin de pouvoir en produire davantage avec le même effort. »

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Repenser les réunions peut être un moyen pour les entreprises de parvenir à de telles efficacités. En prime, l’élimination des réunions de travail qui font perdre du temps améliorera probablement la vie des employés et leur engagement global, tout en stimulant la productivité et les bilans des entreprises. Des chercheurs au Royaume-Uni et en France ont découvert que l’interdiction des réunions un jour par semaine avait un effet néfaste. effet « profond » sur le bien-être des salariés et sortie. « Lorsqu’un jour sans réunion par semaine a été introduit, l’autonomie, la communication, l’engagement et la satisfaction se sont tous améliorés, ce qui a entraîné une diminution de la microgestion et du stress, ce qui a entraîné une augmentation de la productivité », ont-ils déclaré dans un article de MIT Sloan Management détaillant leurs conclusions.

Shopify Inc. est une entreprise canadienne qui a pris des mesures pour supprimer les réunions inutiles. Début 2023, l’entreprise de commerce électronique a annulé toutes les réunions récurrentes de plus de deux personnes et interdit les réunions le mercredi. En juillet, Shopify a augmenté la mise en introduisant un calculateur de coût de réunion. À l’aide des données sur les salaires, la durée des réunions et le nombre de participants, l’application vise à décourager les rassemblements inutiles en leur imposant un prix. Par exemple, Shopify a déclaré qu’une conférence moyenne de 30 minutes coûte jusqu’à 1 600 dollars américains, tandis que l’invitation d’un cadre fait gonfler le prix jusqu’à 2 000 dollars américains.

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Kaz Nejatian, directeur de l’exploitation de Shopify, qui a créé le programme, a déclaré que la calculatrice était destinée à servir de signal d’alarme pour les employés. « Personne chez Shopify ne dépenserait un dîner de 500 $ », avait-il déclaré à l’époque à Bloomberg. « Mais de nombreuses personnes dépensent bien plus que cela en réunions sans jamais prendre de décision. Le but de cette chose est de vous montrer que le temps, c’est de l’argent. Si vous devez le dépenser, pensez-y.

Personne ne préconise la suppression de toutes les réunions. Mais les entreprises peuvent prendre des mesures pour les améliorer, a déclaré Atlassian. Par exemple, les employés doivent s’assurer de créer un ordre du jour avant toute réunion et d’inclure une liste d’objectifs, de sujets de discussion et de résultats attendus pour maintenir les réunions sur la bonne voie. Les entreprises pourraient également vouloir expérimenter une réduction de la durée des réunions et faire des réunions de 15 minutes la durée par défaut. « Les réunions feront toujours partie du travail d’équipe », indique le rapport. « Mais ils n’ont pas besoin d’être nuls. »

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