Les réunions de travail sont détruites par des gens qui ne veulent pas se taire

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L’autre jour, j’ai eu une conversation avec une femme qui m’a dit qu’elle abandonnait un cours du soir qu’elle appréciait pour une raison déprimante. Une autre femme s’était jointe à nous et ne voulait pas se taire. Elle bourdonnait encore et encore, généralement sur elle-même, quel que soit le sujet, l’heure ou les efforts polis occasionnels pour arrêter ses bavardages impitoyables. Cela a rendu toute la classe un désordre fastidieux.

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« Pourquoi l’instructeur ne lui dit-il pas de se taire ? » J’ai demandé.

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« Il ne peut pas », fut la réponse. « Il ne semble pas avoir la moindre idée de comment procéder. »

En écoutant cette histoire, ma première pensée a été que l’instructeur n’avait pas à organiser une quelconque réunion. Mais cela nous a également rappelé que la capacité d’interrompre les bavards qui font des réunions de travail une misère est une compétence cruellement sous-estimée.

Si vous pensez qu’il s’agit d’un problème sans conséquence, vous vous trompez.

Les chercheurs estiment que les travailleurs ont assisté à environ 55 millions de réunions par jour rien qu’aux États-Unis en 2015 et à plus de 80 millions au cours de l’année de confinement de 2020. En 2022, on estime qu’ils seraient encore au moins 62 millions.

Il est difficile de calculer précisément combien ont été détruits par des bavards fastidieux, car la façon dont nous évaluons les réunions dépend du fait que nous les avons convoquées ou non.

Comme l’a écrit le professeur Steven Rogelberg, expert américain en matière de réunions, les dirigeants de réunions accordent systématiquement une note plus élevée à leurs réunions que les non-dirigeants. Et si vous parlez beaucoup lors d’une réunion (comme le font souvent les dirigeants), vous aurez plus de chances de penser que tout s’est bien passé.

Pourtant, les études de Rogelberg ont montré que 15 pour cent des travailleurs dans l’ensemble jugent leurs réunions « médiocres ou très médiocres ».

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Il existe de nombreuses menaces liées aux réunions qui pourraient expliquer cela : les retards constants, les muets passifs, les critiques qui écrasent les idées et, ce qui est le plus fastidieux, les réunions de routine qui n’ont jamais été nécessaires en premier lieu.

Mais même si seulement une fraction de ces 15 pour cent partagent ce point de vue parce que leurs réunions sont submergées par des bavardages excessifs, cela se traduit néanmoins par des milliers de réunions sabotées par des bavardages inutiles ou détournés. Cela contribue probablement à expliquer pourquoi le nombre de livres sur la manière de tenir une réunion continue de se multiplier.

Amazon propose des titres qui incluent Comment présider une réunion efficace de 2022, Tenir des réunions réussies de 2021 et Death by Meeting de 2004. Le livre complet de Rogelberg, The Surprising Science of Meetings, est arrivé en 2019 et il a suivi cette année avec un guide des réunions individuelles appelé Glad We Met.

Ces livres me rendent toujours reconnaissant de travailler dans un journal, où les délais serrés rendent généralement les réunions courtes et la vie difficile pour le futur drone. En outre, les journalistes sont souvent invités à modérer des tables rondes, au cours desquelles les compétences d’interruption avec tact sont perfectionnées.

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Un de mes collègues aime monter sur scène et annoncer qu’il a une alarme téléphonique forte et odieuse qui se déclenche dès qu’un intervenant dépasse le temps de parole qui lui est imparti, un stratagème qui, selon lui, fonctionne remarquablement bien.

D’autres s’excusent simplement à l’avance auprès des orateurs du fait qu’ils seront brutalement interrompus s’ils durent trop longtemps, ennuient le public et volent du temps au reste du panel.

De retour au bureau, des méthodes plus subtiles sont nécessaires.

Les meilleurs dirigeants de réunion font quelque chose que trop de gens évitent : fixer une date limite ferme pour la fin de la réunion et déterminer si les orateurs dominants empêchent les autres de contribuer. Il est ainsi plus facile d’interrompre les coupables en leur rappelant que le temps presse, puis en leur disant quelque chose comme : « C’est un bon point, mais j’aimerais entendre ce qu’Alex pense. »

Certains dirigeants préfèrent la règle dite des méduses, selon laquelle n’importe qui lors d’une réunion peut interrompre s’il estime que la discussion déraille ou dérive, comme le font les méduses, en disant simplement « Méduse ! C’est prétendument amusant et efficace mais cela me rappelle une scène de The Office et n’est clairement pas pour tout le monde.

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Pourtant, d’autres stratégies d’interruption abondent, même pour les non-leaders. Ils peuvent intervenir poliment pour demander : « Désolé, mais puis-je simplement vérifier que je comprends cela ? » ou « Puis-je simplement intervenir pour ajouter quelque chose à ce sujet ? »

Tout cela est évidemment plus difficile si l’animateur de la réunion est également le bavard en chef. Ici, une certaine dose de ruse s’impose. Les participants doivent indiquer clairement à l’avance qu’ils doivent être ailleurs sous peu. Cela leur permet de consulter leur montre, de soupirer et de prononcer ces mots merveilleusement bienvenus lors de la réunion : « Ah, regardez l’heure, y a-t-il autre chose que nous devons couvrir ?

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