Revenez en arrière d’un millénaire, et le terme suite bureautique signifiait un tas de pièces dans un bâtiment de briques et de mortier où les gens se réunissaient en semaine pour taper des lettres, tenir des réunions, calculer les revenus, concevoir des publicités et perdre du temps à la fontaine à eau. Aujourd’hui, la plupart des gens comprennent qu’une suite bureautique est un lot d’applications sur votre ordinateur ou appareil mobile que vous utilisez pour effectuer toutes ces tâches, seul ou avec des collaborateurs, et pas seulement pendant la semaine de travail). Les suites bureautiques n’ont pas remplacé le refroidisseur d’eau, mais l’application de messagerie professionnelle de votre entreprise pourrait l’avoir fait.
Microsoft 365, le nom actuel de ce qui était autrefois Office 365, est le colosse des suites bureautiques et celui qu’une grande partie du monde utilise par défaut. Cela ne signifie pas pour autant que Microsoft 365 est nécessairement la meilleure suite pour vos besoins spécifiques. Nous avons interrogé les suites de travail similaire et de travail presque similaire d’Apple, Google, SoftMaker, Corel et The Document Foundation pour vous aider à choisir la meilleure. Si vous souhaitez travailler spécifiquement sur des pièces plus longues, y compris des scripts et des romans, une application d’écriture dédiée est un meilleur pari.
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Différences de prix
Certaines suites bureautiques, telles que celles d’Apple, Google et LibreOffice sont gratuites. SoftMaker propose également une version gratuite. D’autres, comme Corel WordPerfect, vous obligent à payer un coût unique. Google Workspace est un service par abonnement, tandis que Microsoft 365 et SoftMaker Office proposent tous deux des versions autonomes et par abonnement. Le coût d’un abonnement dépend du nombre d’appareils sur lesquels vous devez utiliser le logiciel, ainsi que des applications dont vous avez besoin.
Avec n’importe quelle suite bureautique par abonnement, vos applications restent automatiquement à jour avec toutes les dernières fonctionnalités et mises à jour de sécurité. C’est un avantage important, mais si vous ne vous souciez pas vraiment d’obtenir les dernières mises à jour, vous préférerez peut-être acheter une version autonome. De nombreuses suites bureautiques offrent la dernière version aux utilisateurs existants à un prix réduit, vous n’aurez donc peut-être pas besoin de payer le prix fort lorsque vous déciderez qu’il est temps de procéder à une mise à niveau.
Qu’obtenez-vous dans une suite bureautique ?
Trois applications restent au cœur de chaque suite bureautique : un traitement de texte, un éditeur de tableur et une application de présentation. Selon la suite et, dans certains cas, selon la version d’une suite que vous choisissez, vous obtenez également une application de messagerie et de calendrier, un gestionnaire de base de données, un logiciel d’édition de PDF, une application de prise de notes, des outils de création de site Web et l’une des douzaines d’applications et de services divers qui couvrent tout, des conférences Web à la création de formulaires.
Une chose que toutes les suites d’aujourd’hui ont en commun est que leurs applications principales (traitement de texte, tableur et application de présentation) partagent une grande partie de leur code sous-jacent. Cela signifie, par exemple, que les outils de dessin de l’application de présentation sont généralement également disponibles dans les applications de traitement de texte et de tableur. De plus, les applications principales partagent généralement une interface similaire, vous pouvez donc passer de l’une à l’autre sans difficulté.
Applications cloud ou locales
Une décision importante à prendre avant de choisir une suite bureautique est de savoir si vous souhaitez travailler en ligne, hors ligne ou les deux. Les deux types de logiciels ont des avantages. Par exemple, les applications en ligne vous permettent de collaborer avec d’autres et peuvent vous aider à garantir que vos fichiers sont disponibles partout. Cependant, les applications locales sont généralement plus puissantes et fiables.
Corel WordPerfect, LibreOffice et SoftMaker Office manquent tous de versions Web et vous limitent à travailler sur des documents sur votre ordinateur local. Les applications commerciales et grand public de Google, en revanche, sont des expériences Web d’abord. Par exemple, toutes les applications de ces suites sont disponibles via un navigateur et chaque document sur lequel vous travaillez est enregistré dans le stockage en nuage. Bien que vous puissiez travailler sur des fichiers Google Docs hors ligne, ce n’est pas une solution aussi viable que le téléchargement de versions complètes d’applications sur disque local.
Microsoft 365 offre le meilleur des deux mondes. Par défaut, bien qu’il soit facile de changer cela, les applications Microsoft enregistrent les documents dans son service de stockage en nuage, Microsoft OneDrive, qui vous permet de conserver simultanément des copies de vos documents en ligne et dans le nuage. Microsoft facilite la modification et l’accès à vos documents en ligne via un navigateur ou localement via des applications de bureau de premier ordre.
Les applications iWork d’Apple (Page, Numbers et Keynote) sont disponibles en ligne, ainsi que sur les appareils macOS, iOS et iPadOS. Apple, contrairement à Microsoft, ne fournit pas de versions Windows ou Android de ses applications bureautiques.
Conventions de fichier
Pour le meilleur ou pour le pire—et nous pensons que c’est surtout pour le mieux—Microsoft 365 définit la norme pour les formats de documents ; toutes les autres suites vous permettent d’enregistrer des documents dans les formats de fichier d’Office.
Les seuls formats de document que chaque suite que nous avons examinée peut gérer sont les formats Word et Excel de Microsoft. Vous pouvez configurer vos applications non Microsoft pour les enregistrer dans ces formats, mais vous devrez généralement effacer les boîtes de message et autres avertissements lorsque vous le faites. Si vous partagez uniquement des documents au sein d’une organisation normalisée sur des formats non Microsoft, ce n’est pas un problème. En fait, certains utilisateurs ou entreprises soucieux de la sécurité peuvent préférer conserver les documents potentiellement sensibles exclusivement dans les formats open source de LibreOffice. Cependant, si vous envoyez fréquemment des documents à des destinataires extérieurs à votre organisation, faites attention aux problèmes de compatibilité.
Les applications de Google gèrent les types de fichiers de manière unique. Vous pouvez télécharger les documents de Google dans des formats standard, tels que ceux utilisés par Microsoft 365 ou LibreOffice, mais les originaux enregistrés dans le cloud ne peuvent être modifiés que dans les applications Web et mobiles de Google (à quelques exceptions près). Toutes les applications de la suite iWork d’Apple utilisent des formats propriétaires, ce qui rend le partage difficile.
Devriez-vous utiliser une alternative à Microsoft 365 ou Microsoft Office ?
Lorsque vous choisissez une suite bureautique, vous devez vous demander si vous en choisissez une pour vous-même ou pour l’ensemble de votre organisation. Si c’est le premier, utilisez ce qui vous semble le plus confortable. Si vous choisissez autre chose que Microsoft 365 (la version d’abonnement en ligne de la suite killer de Microsoft ou Office 2021 (la version du logiciel local à acheter une fois et à utiliser pour toujours) et prévoyez d’envoyer vos fichiers à quelqu’un d’autre, soyez prêt à définir votre suite pour exporter des fichiers dans les formats standards de Microsoft Office.
Si vous choisissez une suite bureautique pour une petite entreprise ou une grande organisation, les choses se compliquent. Microsoft 365/Microsoft Office 2021 est la plus efficace, la plus fiable et la plus facile à utiliser de toutes les suites, mais elle présente deux inconvénients : elle est chère et vous pouvez avoir de bonnes raisons d’éviter les logiciels propriétaires.
Si vous insistez sur les logiciels open source, alors LibreOffice est votre seul choix sérieux. Ce logiciel souffre d’une interface maladroite avec des menus qui peuvent dérouter même les utilisateurs experts. Si vous voulez un logiciel gratuit et que vous n’utilisez qu’un Mac, vous pouvez utiliser les applications iWork d’Apple. Pour un logiciel gratuit sur tout autre système d’exploitation de bureau, pensez à la version gratuite de SoftMaker Office. Si vous vous contentez d’un logiciel uniquement cloud, les applications de Google sont puissantes et intuitives. Si vous êtes dans une industrie ou un domaine de recherche qui utilise WordPerfect, alors la suite de Corel est le seul choix.
La suite de Microsoft, quelle que soit sa version, est clairement en tête, mais ce n’est pas pour tout le monde. Malheureusement, il n’y a pas de préférence claire parmi les alternatives Office, mais vous pouvez toutes les tester – et Office lui-même – avec des versions gratuites ou d’essai.