Les applications de collaboration changent la façon dont les gens travaillent, et il était temps. Une application de collaboration est un logiciel qui aide les gens à travailler ensemble. En règle générale, ces applications informent les gens de l’activité de l’équipe sur le travail qui les concerne. Grâce à l’application, les utilisateurs ont accès aux informations et aux ressources dont ils ont besoin, afin qu’ils puissent récupérer leur partie d’un projet au bon moment sans que quelqu’un d’autre n’ait à leur envoyer un e-mail pour le faire.
Les applications de collaboration sont une sous-catégorie des applications de productivité. Leur domaine de spécialisation est de mettre l’accent et de permettre le travail d’équipe, y compris le travail d’équipe à distance. C’est extrêmement important maintenant que tant de personnes travaillent à distance et sont incapables de communiquer avec – ou d’interrompre – leurs collègues en personne.
Un mot sur les catégories qui se chevauchent
Logiciel collaboratif n’est pas exactement une catégorie clairement définie car elle chevauche plusieurs autres catégories de logiciels. Nous incluons ici des applications de quelques catégories qui se chevauchent étroitement : les logiciels de gestion de projet, les applications de liste de tâches (tant qu’elles disposent de nombreuses fonctionnalités de partage et de collaboration) et les applications kanban. Nous avons inclus l’application de messagerie d’équipe la mieux classée, Slack, car elle est devenue un élément de communication si important pour beaucoup.
Nos experts ont testé 15 Produits dans la catégorie Collaboration cette année
Depuis 1982, PCMag a testé et évalué des milliers de produits pour vous aider à prendre de meilleures décisions d’achat. (Lire notre mission éditoriale.)
Zoho Projects est notre premier choix d’applications de gestion de projet pour les petites entreprises à petit budget.
Meilleures applications de gestion de projet pour la collaboration
Parmi ces catégories qui se chevauchent, les logiciels de gestion de projet sont les plus compétitifs. PCMag propose trois sélections Editors’ Choice dans cette catégorie, qui figurent toutes dans cette liste des meilleures applications de collaboration.
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LiquidPlanner pour les très grandes organisations qui ont besoin de gérer à la fois des projets et des ressources,
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Zoho Projects pour les petites entreprises en croissance avec un budget limité, et
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Travail d’équipe pour les petites et moyennes entreprises qui ont besoin de se lancer rapidement dans la gestion de projet.
Cependant, plusieurs très performants dans la catégorie gestion de projet ont été devancés de justesse et méritent une mention honorable. Il s’agit de Wrike, ProofHub, Celoxis, TeamGantt et GanttPRO.
Miro est un tableau blanc collaboratif avec appels vidéo inclus.
Meilleure application de collaboration visuelle
Les applications de collaboration visuelle gagnent en popularité, et nos deux préférées sont le gagnant du choix des rédacteurs, Miro, et le deuxième finaliste, Mural.
Les deux prennent la forme d’un tableau blanc numérique ou d’un canevas auquel plusieurs personnes se joignent simultanément. Ils disposent d’outils pour dessiner, publier des notes autocollantes avec du texte, télécharger des fichiers et des images, intégrer des vidéos et ajouter d’autres types de contenu au tableau. Miro propose des appels vidéo pour que vous puissiez discuter avec des collègues tout en faisant un brainstorming et en travaillant sur des projets visuels. Mural n’offre volontairement que des appels audio. L’idée est de garder le focus visuel sur le tableau.
Miro et Mural incluent tous deux un stock sain de modèles. La bibliothèque de Mural comprend de nombreux modèles utilisés pour la constitution d’équipes et les brise-glace de groupe. Ils fonctionnent presque comme des jeux de table. Miro propose davantage d’objets de bibliothèque et de modèles pour créer des graphiques, des diagrammes et d’autres aides visuelles que vous pouvez réutiliser dans d’autres documents commerciaux, tels que des présentations. Si aucune de ces applications ne correspond à vos besoins, vous pouvez également envisager Conceptboard ou Lucidspark.
Mural a des modèles pour les exercices de consolidation d’équipe.
Meilleures applications polyvalentes
Quelques-unes des entrées de cette liste ne rentrent pas parfaitement dans une seule catégorie. D’une certaine manière, c’est ce qui les rend spéciaux. Ce sont des outils flexibles, personnalisables et polyvalents.
Podio en est un. C’est un hub en ligne où n’importe quelle organisation ou équipe peut effectuer n’importe quel type de travail et de communication. Lorsque vous créez un compte, vous choisissez les types d’applications que vous souhaitez utiliser pour divers objectifs commerciaux, tels que les ressources humaines, la gestion, les ventes, l’informatique, etc. S’il n’y a pas d’application qui correspond à vos besoins, vous pouvez la créer ou simplement utiliser l’une des applications existantes comme point de départ et en modifier des éléments.
Asana est un autre exemple d’application polyvalente. Asana a commencé comme un outil de gestion des tâches, mais s’est développé pour inclure d’excellentes options pour gérer les flux de travail, les idées, les projets, etc. Si vous souhaitez l’utiliser comme une application de gestion de projet à part entière, vous le pouvez, mais les véritables atouts d’Asana résident dans sa flexibilité et ses options de personnalisation.
Asana fait partie des meilleurs outils de collaboration polyvalents car il est hautement personnalisable et flexible.
Basecamp fait également partie des meilleures applications de collaboration polyvalentes. C’est l’un des exemples les plus forts d’une application qui équilibre la gestion du travail et la communication. De plus, il y a beaucoup de flexibilité concernant l’utilisation que vous faites de Basecamp. Vous pouvez gérer des projets ainsi que des travaux hors projet. C’est un endroit idéal pour avoir des discussions asynchrones avec des collègues internes ainsi qu’avec des partenaires externes, tels que des sous-traitants et des clients. Tout dépend de ce que vous avez besoin de l’outil pour faire.
Todoist est notre liste de tâches collaborative préférée, car elle permet de synchroniser sans effort les équipes.
Meilleure liste de tâches collaboratives
Todoist est le gagnant PCMag Editors’ Choice pour les applications de liste de tâches, mais c’est aussi un outil de collaboration très précieux. Si votre équipe a besoin d’un outil peu coûteux qui aide un groupe de personnes à écrire, hiérarchiser et gérer tout ce dont ils ont besoin pour accomplir, c’est en haut de la liste.
Qu’est-ce qui rend Todoist meilleur que les autres applications de tâches collaboratives ? Pour commencer, il propose des applications pour chaque plate-forme majeure qui fonctionnent toutes de manière fiable et se synchronisent sans effort. Il vous donne également une tonne d’outils pour organiser les tâches, telles que les classements prioritaires et les étiquettes, sans créer une interface encombrée. Cela rend l’application facile à utiliser et très accessible aux nouveaux arrivants.
Airtable adopte une approche de type base de données pour organiser le travail collaboratif.
Idéal pour travailler avec des bases de données
Deux applications de cette liste sont spécialisées dans la modification de la façon dont vous gérez et interagissez avec les bases de données relationnelles. Ils sont Airtable et Smartsheet.
Avant le mot base de données vous fait fuir, sachez qu’Airtable est un outil de collaboration accessible avec une variété d’utilisations. Vous pouvez le configurer pour gérer des informations, comme un calendrier éditorial, ou tout type de collection, comme l’inventaire d’une collection de disques vinyles. Vous pouvez l’utiliser pour suivre et surveiller le travail tout au long d’un flux de travail, en passant par exemple d’une personne à une autre pour des modifications ou des approbations. Il est étonnamment facile à utiliser, hautement personnalisable et carrément polyvalent.
Smartsheet est une autre application qui vous permet de travailler avec des bases de données relationnelles, même si c’est un peu plus costaud qu’Airtable. Chez PCMag, nous répertorions également Smartsheet sous un logiciel de gestion de projet, car il peut également le faire. Ce qui rend Smartsheet puissant, cependant, c’est sa prise en charge des automatisations, quelque chose comme « quand X se produit, faites Y ». Par exemple, « lorsque de nouvelles informations arrivent via un formulaire d’accueil client, alertez le responsable de l’équipe et attribuez automatiquement au membre junior de l’équipe une tâche pour assurer le suivi du nouveau client dans les trois jours ». En utilisant cet exemple, vous pouvez configurer une règle dans Smartsheet afin que dès qu’un formulaire d’admission client arrive, le reste se fasse automatiquement. Lorsque vous automatisez les tâches par cœur, cela permet à l’ensemble de l’équipe de gagner du temps qu’elle peut consacrer à des tâches plus importantes.
Trello est l’un des outils de collaboration les plus faciles à utiliser, ce qui en fait un excellent choix pour de nombreuses équipes.
Idéal pour Kanban
Kanban est un système de travail utilisé dans une variété de domaines, bien qu’il soit particulièrement populaire parmi les développeurs de logiciels et d’autres types de travailleurs techniques. En termes simples, voici comment fonctionne le kanban : il utilise des cartes sur un tableau pour représenter des tâches ou des idées. Le tableau contient des colonnes, et chaque colonne est (généralement) une étape ou une étape du processus de travail. Vous pourriez donc avoir un tableau avec les colonnes To Do, Doing, Done. Vous écrivez toutes les tâches qui doivent être effectuées et les mettez dans la colonne À faire. Lorsque vous démarrez une tâche (représentée par une carte contenant le nom de la tâche et d’autres détails la concernant), vous déplacez sa carte vers la colonne En cours. Lorsque vous avez terminé, vous placez la carte dans la colonne Terminé.
Trello est l’un des outils kanban les plus conviviaux du marché. Tout le monde peut créer un compte et commencer à l’utiliser rapidement. Il n’est pas particulièrement riche en fonctionnalités, mais avec un compte payant, vous pouvez choisir des bonus ou des fonctionnalités supplémentaires pour le rendre plus puissant.
De nombreuses applications de collaboration ont commencé à ajouter des vues kanban afin que vous ayez toujours la possibilité de travailler dans kanban si vous le souhaitez. Asana, Zoho Projects, Teamwork et même Todoist ont désormais tous une sorte de fonctionnalité de tableau.
La culture est la clé
Un point important à propos de tous les outils de collaboration et de communication est qu’ils doivent avoir une culture d’entreprise derrière eux. Lancer un nouvel outil à un tas de personnes et leur dire de l’utiliser à la place du courrier électronique ne fonctionne pas. Pour commencer à utiliser un outil de collaboration avec succès, tous les acteurs clés de l’équipe doivent y adhérer. Cela doit faire partie de la culture.
Lorsque vous êtes opérationnel avec une application de collaboration qui correspond à vos besoins et que tout commence à cliquer, vous pouvez être étonné de voir à quel point votre équipe est devenue plus productive et organisée.