Le guide Workish pour clôturer les réunions : terminez par des actions claires et les prochaines étapes

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Workish (pas si les meilleures pratiques) de Sandy Marshall est le point de vue de FP Work sur les absurdités du lieu de travail. On devient aussi sérieux avec de vrais conseils d’experts métiers.

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Stephen Covey a écrit : « Commencez avec la fin à l’esprit. » Il a ajouté plus tard: « À moins que vous ne soyez dans une réunion où vous débattez de la fin. »

Les réunions sont comme les tardigrades du monde de l’entreprise, survivant dans des environnements extrêmes comme les volcans, l’espace et la comptabilité. Le problème, c’est qu’ils serpentent souvent sans signification ni but. Et tandis que les plateformes virtuelles ont apporté l’innovation au Tuesday Morning Roundup, il n’y a pas de plugin Zoom pour résoudre la discussion avec l’action – et un dénouement efficace n’est pas aussi simple que de partager une diapositive avec un traîneau nommé Bouton de rose .

En conséquence, voici quelques pratiques pas si bonnes à prendre en compte pour mener des réunions à des conclusions productives, ainsi que de vrais conseils d’un auteur à succès et d’un expert en dynamique d’équipe.

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L’obstruction de Terry

Lorsque la présence est obligatoire mais que l’engagement est faible, retarder les conversations délicates l’emporte en « redonne à chacun un peu de temps dans son agenda ». Essayez un flibustier à l’ancienne : donnez simplement la conque à Terry pour des déclarations ouvertes comme « Pas de rapport, mais puisque nous sommes ici » et « Wayne Gretzky a dit une fois… » Bonus : idéal pour les évaluations de performance.

La fin est au commencement

S’aligner sur les problèmes de dernière minute peut être plus problématique que de convertir des points PC en un plan familial. Lorsque le temps presse, utilisez un agenda chronologique inversé de style mémento, commençant par « Prochaines étapes : Russell » et se terminant par « Introductions (Carol Joining Late) ». Conseil de pro : apportez le Polaroid.

Les tout-mains-toutes-mains

Lorsque vous abordez des problèmes impossibles à résoudre comme les options de diffusion en continu au Canada ou les améliorations routières à Montréal, pensez au Supercomité, développé à l’origine comme un laboratoire d’incubation innovant au sein de Parliament, LLC. Le Supercomité est simplement un plus grand comité comprenant tous les autres comités, et est conçu pour gagner du temps en ajouter temps. Défi : ne vous fait gagner que du temps.

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Et maintenant, les conseils pratiques d’un expert en dynamique d’équipe :

Workish s’est entretenu avec Liane Davey ( @LianeDavey ), co-fondateur et directeur de 3COze Inc, conférencier principal et auteur à succès du NYT ( Vous d’abord : inspirez votre équipe à grandir, à s’entendre et à faire avancer les choses ), et récemment Le bon combat , qui nous a dit qu’à la fin des réunions, il est important de penser comme un gymnaste… et de tenir la réception.

Ouvrages : Tout d’abord : pourquoi assistons-nous à tant de réunions ?

Liane : En 77 après JC, Pline l’Ancien a écrit l’encyclopédie de tout ce qui était connu de l’humanité. Malheureusement, il a été tué lors de l’éruption du Vésuve et depuis lors, à peu près tout ce que nous avons accompli de sens a nécessité la rencontre d’au moins deux personnes.

Le travail est complexe. Il est difficile de continuer sans une image complète. Le besoin de se coordonner rend de nombreuses réunions nécessaires. Les bonnes réunions sont celles avec un va-et-vient sain où vous apportez différentes perspectives pour délibérer sur la meilleure voie à suivre dans une situation donnée. Le test décisif est de savoir si vous allez faire quelque chose de différent après la réunion. Sinon, il ne devrait pas s’agir d’une réunion. Pour l’employé moyen, il y a probablement 5 à 10 heures de contenu de réunion vraiment juteux et précieux dans une semaine moyenne. Malheureusement, nous nous rencontrons également pour des raisons vraiment terribles, comme par exemple demander à quelqu’un de raconter une présentation que nous aurions pu lire dans un tiers du temps s’il l’avait simplement envoyé par e-mail.

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Ouvrages : Que se passe-t-il lorsque nous ne terminons pas les réunions par une action claire et les prochaines étapes ?

Liane : Lorsque nous sortons précipitamment d’une réunion sans une clôture ordonnée, il y a plusieurs problèmes. N’oubliez pas que les réunions sont conçues pour changer notre trajectoire d’une manière ou d’une autre. Si vous mettez fin à une réunion sans savoir clairement en quoi cette trajectoire est différente en fonction de ce que vous avez dit, vous vous exposez à un alignement superficiel, à une responsabilité réduite et, dans certains cas, à une érosion de la confiance entre les membres de l’équipe.

Ouvrages : Qu’est-ce que tu veux dire quand tu dis « coller le palier » lors de ta prochaine réunion ?

Liane : J’emprunte le terme « coller l’atterrissage » au monde de la gymnastique, où un athlète peut accomplir des exploits époustouflants dans les airs, mais s’il fait un pas hors de sa place lorsqu’il frappe le tapis, il fait face à des déductions importantes. J’ai eu cette image dans ma tête en regardant les équipes essayer d’ajouter quelques commentaires supplémentaires (ou même quelques points supplémentaires à l’ordre du jour) au prix de s’aligner sur ce sur quoi elles s’étaient mises d’accord. Coller l’atterrissage signifie mettre uniquement autant de contenu que possible, tout en laissant le temps de coller l’atterrissage.

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Ouvrages : Comment une équipe peut-elle coller l’atterrissage lors de sa prochaine rencontre ?

Liane : J’inclus 4 éléments dans une clôture de réunion efficace :

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Ces quatre étapes, qui prennent généralement environ 10 pour cent du temps total de la réunion, sont les éléments clés d’une bonne clôture de réunion.

Ouvrages : Pourquoi est-il important d’évaluer chaque réunion avant que tout le monde ne parte ?

Liane : J’en ai assez d’entendre les gens se plaindre des réunions une fois qu’ils sont hors de portée de quiconque pourrait les changer pour le mieux. Investir 60 secondes pour avoir une idée de la valeur des divers points de l’ordre du jour vous permet de trier les futures demandes d’ordre du jour et d’augmenter continuellement la valeur de vos réunions. Une évaluation crée également plus de responsabilité pour chacun afin de contribuer à une saine dynamique de réunion. Je suggère à votre équipe de créer quatre ou cinq règles de base ou principes pour de bonnes réunions, puis de les utiliser pour demander à chacun d’évaluer comment il a réussi.

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Ouvrages : Un conseil pour les professionnels qui souhaitent apporter clarté et organisation à une réunion plus tard dans la journée ?

Liane : calculez 10 pour cent de votre temps de réunion, puis dites à tout le monde que vous réglez le minuteur de votre téléphone pour qu’il se déclenche lorsque vous n’avez plus le temps pour du nouveau contenu. J’adore quand les gens utilisent une sonnerie forte et humoristique pour faire rire tout le monde.

Prenez l’habitude de respecter vos atterrissages et vous verrez comment les scores de votre équipe en matière d’alignement, de responsabilité et de communication commencent à grimper.

Sandy Marshall (@MarshallSandy) est partenaire de Norman Howard et scénariste et producteur nominé aux Emmy Awards de Chicago. Vous avez un sujet à aborder pour Workish ? Écrivez-nous à [email protected] . Vous pouvez suivre Sandy sur : twitter.com/MarshallSandy ou linkedin.com/in/sandymarshall/ .