La tyrannie de la réunion de bureau : comment le gonflement des réunions tue la productivité

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Quelque chose d’étrange est arrivé à nos calendriers lors de la transition vers le travail hybride et à distance au cours des dernières années : les réunions ont pris le dessus sur nos vies.

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Au moins une entreprise en a assez. La semaine dernière, Shopify Inc. a mis fin au gonflement des réunions, instituant impitoyablement ce qu’il a appelé une «purge du calendrier» qui a annulé toutes les réunions récurrentes comprenant deux personnes ou plus. Les réunions sont complètement interdites le mercredi et les grands rassemblements ne sont désormais autorisés qu’une fois par semaine pendant une fenêtre de six heures le jeudi. De plus, le personnel a la liberté de décliner toute autre invitation à une réunion comme bon lui semble. Même les groupes de discussion n’ont pas été épargnés et les canaux Slack internes de Shopify ont également été touchés, a rapporté Insider.

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« Au fil des ans, nous avons vu des réunions excessives revenir dans notre quotidien », a déclaré Kaz Nejatian, vice-président des produits et directeur de l’exploitation de Shopify, dans un e-mail à Bloomberg News. « Nous savons que personne n’a rejoint Shopify pour assister à des réunions. »

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Shopify n’est pas la seule entreprise à lutter sous le poids des réunions. À l’échelle mondiale, l’employé de bureau moyen a 153 % de réunions en plus maintenant qu’au début de la pandémie, déclare Microsoft Corp. dans un rapport sur les tendances du travail publié en septembre. En fait, les gens ont tellement de réunions qu’ils sont réservés les uns sur les autres, avec une augmentation de 46 % par personne l’année dernière. Et rien n’indique que la tendance ralentisse, ce qui fait craindre qu’un taux aussi élevé ne devienne la nouvelle norme.

Mais tous ces groupes de travail sans fin pourraient masquer des problèmes plus graves, déclare le directeur général de Shopify, Tobi Lütke. « Les réunions sont généralement un bug« , a-t-il déclaré sur Twitter. « Si vous les causez correctement, vous trouverez un problème de confiance, un problème de clarté ou une API manquante. Les réunions peuvent les dissimuler, mais il est bien préférable de corriger la cause profonde. »

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En effet, la « paranoïa de la productivité » pourrait être l’une des raisons pour lesquelles nos calendriers sont si surchargés. Les managers tentent désespérément de garder un œil sur les travailleurs qui ne sont pas au bureau, selon Microsoft, 85 % des dirigeants affirmant que le travail hybride les amène à s’inquiéter davantage des employés qui s’amusent pendant les heures de travail. Leur solution : plus de réunions, ce qui les rassure momentanément sur la présence et le travail des salariés. Mais cela peut se transformer en un cercle vicieux après que le réconfort d’une réunion s’estompe, les incitant à en programmer une autre pour calmer leurs peurs.

Bien sûr, l’ironie est qu’il est prouvé que les réunions aggravent la productivité, et non l’améliorent. La perte de productivité due aux réunions inutiles coûte aux entreprises de 5 000 employés jusqu’à environ 101 millions de dollars par an, selon les recherches d’Otter.ai, une société de logiciels de transcription, et de Steven Rogelberg, professeur à l’Université de Caroline du Nord. Les petites entreprises perdent également de l’argent à cause de cette pratique. Ceux qui ont 500 employés gaspillent 10 millions de dollars par an, et ceux qui ont 100 employés perdent 2 millions de dollars. Ce n’est pas un petit morceau de changement, surtout avec l’inflation qui augmente les coûts et les employés qui exigent des augmentations pour compenser.

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Il n’est pas difficile de comprendre pourquoi toutes ces réunions tuent la productivité. Dans le cas des rassemblements virtuels, il y a la fatigue écrasante qui s’ensuit souvent après avoir regardé un écran de diapositives sans signification pendant une heure. Les réunions, à la fois en personne et à distance, sont également des voleurs de temps qui empêchent les gens de faire un travail réel et important. Cela oblige de nombreux travailleurs à effectuer plusieurs tâches à la fois – envoyer furtivement des e-mails ou répondre à encore plus de réunions – pour tenter de se faire rattraper. Et le multitâche lui-même n’est pas un ami de la productivité. Des études ont montré qu’il diminue la qualité du travail et la sortie, et cela peut même finir par réduire votre QI.

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Il est tout simplement logique pour les entreprises qui souhaitent garder leurs employés sous tension, engagés et produisant un travail dont ils peuvent être fiers de libérer de l’espace dans leurs calendriers. Une façon de le faire est de retirer une page du playbook de Shopify et annuler toutes les réunions pendant 48 heures, selon les chercheurs en milieu de travail Rebecca Hinds et Robert Sutton. Ce temps permet aux participants d’évaluer honnêtement si une réunion est justifiée et, si c’est le cas, leur permet de réfléchir à la manière de la rendre plus efficace.

Si les réunions ne peuvent pas être supprimées, il est crucial de les garder courtes. Dites adieu à ceux qui consomment 60 minutes de la journée de travail. La longueur préférée doit être 15 à 25 minutes, déclare Gustavo Razzetti, consultant en culture d’entreprise et fondateur de Fearless Culture, dans un article de blog. « Les réunions d’une heure appartiennent au passé (ou devraient l’être, de toute façon) », dit-il.

Avec des réunions moins nombreuses et plus courtes, les travailleurs auront une marge de manœuvre pour planifier les temps de mise au point ils doivent faire avancer les choses, et bien les faire, ce qui les rend plus heureux, engagés et plus productifs. Et les managers seront également plus tranquilles, car ils pourront réduire leur paranoïa de productivité pour se concentrer sur ce qui compte le plus.

Shopify est sur la bonne voie et les entreprises devraient en tenir compte. C’est peut-être l’année où nous obtenons un soulagement bien nécessaire de la tyrannie de la réunion.

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