De nombreux travailleurs du monde entier travaillent désormais à distance en raison de la pandémie de COVID-19. Pour certaines personnes, la transition s’est déroulée sans heurts – peut-être même travaillaient-elles déjà à domicile à temps partiel ou à plein temps ou appréciaient-elles de ne pas avoir à supporter un long trajet quotidien pour se rendre au bureau. D’autres peuvent avoir plus de mal à faire le changement. D’une part, ils n’étaient pas technologiquement équipés pour transformer leur maison en espace de travail.
Comme vous l’avez probablement découvert, le travail à distance présente en fait de nombreux avantages, notamment une productivité accrue et un meilleur équilibre travail-vie personnelle. Cependant, avant de pouvoir profiter des récompenses, vous devrez être équipé du bon logiciel (s’ouvre dans un nouvel onglet) et des outils pour votre espace de travail à domicile.
Voici quelques-uns des outils et programmes les plus importants que vous devriez avoir à votre disposition, peu importe ce que vous faites dans la vie.
Matériel
Cela peut sembler un peu basique, mais c’est un point de départ essentiel : vous devez disposer d’un matériel de base pour votre espace de travail à distance, y compris un ordinateur de bureau ou portable fonctionnel, une connexion Wi-Fi fiable et un smartphone. Selon votre travail, une imprimante, un scanner, une ligne terrestre et d’autres équipements peuvent également être nécessaires. Par exemple, si vous êtes graphiste, vous souhaiterez probablement pouvoir imprimer des épreuves.
Si vous ne possédez pas déjà ces appareils et qu’ils sont essentiels pour votre travail, votre employeur paiera probablement pour que vous les ayez ou vous rembourse l’équipement spécial que vous devez acheter pendant que vous travaillez à distance. Même s’ils ne le font pas, ces outils sont un bon investissement qui vous servira bien à l’avenir, même lorsque les commandes restantes prendront fin.
Microsoft Office 365
Vous utilisez probablement déjà de nombreux aspects d’Office, notamment Word, Excel, Outlook et éventuellement PowerPoint. Ces programmes sont pratiquement obligatoires pour tout travail de bureau, ainsi que pour les travaux dans lesquels vous n’êtes pas devant un ordinateur toute la journée, et sont inclus dans la plate-forme.
Il existe d’autres fonctionnalités qui peuvent être particulièrement utiles pour le travail à distance, notamment Microsoft Teams, qui vous permet de collaborer avec vos collègues par le biais de messages, d’édition en direct, de partage de fichiers, de discussions, etc. Ceci est particulièrement utile lorsque vous n’avez pas de temps en face à face avec les collègues que vous voyez habituellement tous les jours.
Les outils de gestion de projet sont utiles même lorsque vous travaillez au bureau avec vos collègues, mais ils sont particulièrement importants lorsque vous devez suivre les projets à distance. Trello, par exemple, vous permet d’affecter des membres de l’équipe à des tâches, de définir des dates d’échéance, etc. La mise en page picturale utilise un système de cartes que vous pouvez déplacer dans différentes colonnes et vous permet de voir l’avancement global du projet.
De nombreuses autres plates-formes de gestion de projet populaires sont également disponibles, notamment Monday, Asana, Basecamp, Wrike et bien d’autres. Certains sont gratuits à leurs niveaux de plan les plus élémentaires, et la plupart ont des options payantes pour les grandes équipes ou des fonctionnalités supplémentaires.
Cloud computing
Les plates-formes de cloud computing recréent essentiellement votre environnement de travail dans un espace virtuel, offrant le stockage, la gestion des applications, l’analyse des données, la sécurité, le support et bien plus encore. Ces solutions sont évolutives lorsque vous avez besoin d’ajouter des ressources et des services, accessibles aux utilisateurs qui ont besoin de collaborer à distance et souvent abordables.
Il existe de nombreux choix de plates-formes de cloud computing disponibles, mais les principaux fournisseurs incluent Amazon Web Services, Google Cloud, IBM Cloud, Microsoft Azure, Alibaba et Oracle Cloud.
Plateformes de visioconférence et de chat
Comme vous le savez probablement bien maintenant, rester en contact avec vos collègues pendant la pandémie, ainsi que dans des circonstances « normales », est important pour une collaboration optimale. C’est aussi plus facile que jamais grâce à la technologie. Avec des plateformes comme Zoom et Webex, vous pouvez continuer à avoir du temps en face à face régulièrement, soit en tête-à-tête, soit avec toute votre équipe.
Pour des communications moins formelles, comme un enregistrement rapide, essayez des outils comme Slack ou Rocket.Chat. Cette application vous permet d’envoyer des messages directs ou de discuter via des canaux, qui incluent des équipes ou des groupes de personnes sélectionnés. Vous pouvez même envoyer et partager des fichiers via plusieurs de ces plates-formes, et certaines vous permettent également de passer à la visioconférence et à l’audioconférence lorsque vous en avez besoin.
Non seulement les outils de cybersécurité sont importants pour protéger vos propres informations et votre vie privée, mais ils sont particulièrement nécessaires lorsque vous accédez à des fichiers et des données potentiellement sensibles de l’entreprise. Vous ne voulez pas mettre votre organisation – ou vous-même – en danger, après tout. Ces outils sont importants, peu importe où vous travaillez, et ils sont essentiels pour votre bureau à domicile.
Un outil que vous devriez avoir dans votre répertoire est un réseau privé virtuel (VPN). Un VPN protège votre vie privée en établissant un réseau privé et en masquant votre adresse IP lorsque vous accédez à Internet. Vous pourrez masquer votre position et d’autres données, vous permettant de naviguer sur Internet de manière anonyme. Ceci est particulièrement important lorsque vous accédez à des réseaux publics, comme les points d’accès Wi-Fi, qui vous rendent particulièrement vulnérable.
Les logiciels de cybersécurité, bien sûr, sont également importants – ils protègent vos appareils contre les menaces telles que les logiciels malveillants et les pirates. Vous pouvez également configurer un système d’authentification à deux facteurs. Cela signifie que vous devez fournir deux formes de preuves attestant de votre identité, telles que la saisie de votre mot de passe et d’un code qui vous est envoyé par e-mail ou par SMS.
Il existe de nombreux autres types de logiciels et de matériel dont vous pourriez avoir besoin en fonction de la nature de votre travail. Les personnes travaillant dans les industries créatives, par exemple, peuvent avoir besoin d’Adobe Creative Cloud. Les conseillers financiers, quant à eux, pourraient utiliser un programme comme Money Tree. Cependant, ceux répertoriés ici sont les éléments de base nécessaires à la plupart des travailleurs de tous les secteurs, que vous soyez développeur de logiciels ou administrateur de bureau.
Si ces programmes et outils ne sont pas déjà configurés sur vos appareils, renseignez-vous auprès de votre employeur. Ils peuvent vous les fournir avec l’installation, qui peut souvent être effectuée à distance, les payer ou vous rembourser le coût. Même s’ils ne le font pas, vous devriez toujours faire un effort pour avoir ces outils dans votre environnement de travail à domicile – vous les utiliserez encore et encore à de nombreuses fins, quel que soit votre travail ou votre organisation.
Malcom Ridgers, Bairesdev (s’ouvre dans un nouvel onglet)