La nouvelle étiquette de travail : si vous ne parvenez pas à repérer l’imbécile, c’est peut-être vous

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Il y a une chance non nulle que quelque chose que vous faites rende fous vos collègues.

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Il peut s’agir d’une invitation à une réunion sans contexte, de la façon dont vous vous abstenez de bavarder au bureau. Peut-être est-ce la façon dont vous tapez sur votre clavier comme si vous attendriez un steak de flanc.

Connaître et respecter l’étiquette des technologies modernes sur le lieu de travail peut vous aider à établir des relations professionnelles plus solides – ou au moins à vous faire moins d’ennemis.

Que vous soyez dans un bureau ou sur votre canapé, pensez à faire certaines choses différemment pendant les réunions, dans les messages et avec tous vos autres outils technologiques.

« Les gens prennent l’habitude de travailler à domicile, puis ils vont au bureau… et il y a des règles et des préférences différentes », a déclaré Kendra Losee, co-auteur de « Digital Etiquette for Dummies ».

Voici six choses que vous et vos collègues (n’hésitez pas à leur envoyer ceci) devriez garder à l’esprit au travail.

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Racontez plus de ragots, mais de la bonne manière

Les ragots ont mauvaise réputation, mais ils constituent un outil utile pour naviguer dans le monde du travail moderne. Ils peuvent diffuser des informations utiles, aider les équipes à établir des relations et parfois éviter les situations gênantes ou dangereuses. Mais vous devez le faire de manière éthique et dans les bonnes applications.

Utilisez les ragots et les conversations privées pour partager votre salaire avec vos collègues et savoir si vous êtes sous-payé. Utilisez-les pour exprimer vos problèmes – vous découvrirez peut-être que d’autres personnes sont confrontées aux mêmes problèmes et décideront d’agir. Si votre entreprise est en pleine tourmente, les ragots sont un moyen de vous tenir au courant des derniers drames et de déterminer si vous devez vous inquiéter pour votre situation.

Évitez de parler de la vie privée des gens dans leur dos, ne vous lancez pas dans des attaques personnelles et sachez quand garder un secret.

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N’utilisez pas d’application de communication professionnelle comme Teams ou Slack : tout ce que vous y tapez peut finir entre les mains des RH ou même d’une équipe juridique en cas de procès. Utilisez des applications comme Signal, WhatsApp ou l’outil de messagerie crypté de bout en bout de votre choix. N’oubliez pas qu’aucune conversation privée n’est jamais totalement sûre : après tout, les commérages adorent transmettre des ragots.

Ne soyez pas un tyran des réunions

Planifier des réunions de manière inappropriée est étonnamment risqué et constitue un bon moyen d’aliéner les gens.

N’envoyez jamais d’invitation à une réunion sans contexte et ne planifiez pas de réunion lorsque quelqu’un n’est pas disponible. Envoyer des invitations sans détails pourrait donner à certaines personnes une anxiété inutile, surtout si vous êtes leur responsable.

« Dites : « Voici ce que je vais aborder et pourquoi c’est important » », a déclaré Mollie West Duffy, co-auteur de « No Hard Feelings: The Secret Power of Embracing Emotion at Work ». « Il est tout à fait raisonnable que la personne refuse » si vous ne lui fournissez pas de contexte.

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Créez un ordre du jour à l’avance et incluez-le dans l’invitation ou envoyez un message séparé, a conseillé Losee. Si vous ne parvenez pas à établir un ordre du jour ou un objectif, vous n’aurez peut-être pas besoin de cette réunion du tout. Planifier régulièrement des réunions sans objectif clair pourrait donner à vos collègues l’impression qu’aucune de vos réunions n’est importante.

Avant d’inviter des gens, pensez à la valeur du temps de chaque participant, a déclaré Liz Fosslien, co-auteur de Duffy. « Seriez-vous prêt à jeter deux ordinateurs portables par la fenêtre pour les accueillir ? »

Il faut respecter les plages horaires que les gens ont réservées pour se concentrer sur le travail ou éviter les réunions, a déclaré Fosslien. Microsoft Outlook et Google Calendar vous permettent de voir si quelqu’un a un conflit d’horaire.

« Vous voulez que les gens soient enthousiastes à l’idée de venir à votre réunion », a-t-elle déclaré. « Et non pas agacés avant même d’avoir franchi la porte ou d’avoir activé Zoom. »

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Chut, ton clavier (et ta voix) sont trop forts

Votre voix est plus forte et porte plus loin que vous ne le pensez. Tenez vos réunions ou passez des appels téléphoniques dans des espaces privés, lorsque ceux-ci sont disponibles. Si vous participez à une réunion dans un lieu public, n’oubliez pas de couper le son. Il ne sert à rien d’irriter vos collègues en personne et à distance.

Les mêmes règles s’appliquent lorsque vous écoutez vos morceaux préférés ou regardez des TikToks au bureau. Allez dans un endroit privé ou portez des écouteurs.

Vous avez faim pendant une réunion Zoom ? Essayez de ne pas manger pendant les réunions, mais si vous devez le faire, éteignez votre caméra et votre micro, conseille Losee. Si vous êtes dans une salle de conférence avec des micros de table, éloignez le plus possible votre emballage de sandwich froissé.

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« Il y a toujours un élément de professionnalisme et de respect qui doit être présent, même dans des environnements décontractés », a déclaré Losee.

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Votre voix, vos vidéos et vos mastications ne sont pas les seuls sons gênants que vous pourriez émettre. Le claquement de votre clavier peut également résonner dans tout le bureau si vous tapez dessus. Optez si possible pour un clavier silencieux et tapez avec une légère pression.

Partagez l’information aux bons endroits

Demandez aux gens comment ils préfèrent recevoir des informations. Certains préfèrent encore, étonnamment, les e-mails. Certains préfèrent Slack ou Teams, tandis que d’autres préfèrent les échanges en face à face, que ce soit en personne ou par chat vidéo. Quel que soit l’endroit où vous répondez ou communiquez avec vos collègues, assurez-vous qu’ils consultent le courrier électronique, a déclaré Duffy.

Dans le cas de Slack et Teams, si vous ne répondez pas au message d’une personne dans un fil de discussion mais plutôt dans le canal plus large, celui-ci risque de se perdre dans d’autres discussions. Taguez ou envoyez directement des messages à vos collègues pour vous assurer qu’ils voient vos messages, a déclaré Losee. Évitez également les bavardages excessifs ou les blagues dans ces canaux, car ils conduisent à la perte de travail réel dans le bruit.

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Plus vous communiquez et travaillez rapidement et clairement avec votre équipe, moins vous risquez de perdre du temps à dissiper la confusion.

« N’oubliez pas que cela pourrait finir en réunion », a déclaré Losee. « Personne ne veut ça. »

Arrêtez de faire plusieurs choses à la fois : vous êtes nul en la matière

À moins que vous ne preniez des notes pendant une réunion, ne vous laissez pas distraire par votre ordinateur portable ou votre smartphone, disent les experts.

En personne, vous pouvez apporter votre ordinateur portable pour noter les points importants, pour récupérer des informations pertinentes pour la réunion ou pour projeter une présentation sur un écran plus grand. Sinon, il est préférable de garder les appareils éteints pour réduire la tentation de répondre à un message ou de se laisser distraire, a déclaré Losee.

Lors des réunions virtuelles, essayez de réduire les distractions en arrière-plan sur votre ordinateur, a déclaré Fosslien. Cela peut signifier minimiser les autres fenêtres et désactiver Teams ou Slack. Les gens peuvent voir quand vous n’êtes pas engagé et que vous faites d’autres tâches au lieu de prêter attention. Et pour les personnes qui portent des lunettes, faites attention à ce que vos lunettes peuvent refléter ce que vous regardez réellement, a ajouté Fosslien.

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Comprendre les bêtes noires des gens

Pour éviter d’irriter involontairement vos collègues, travaillez avec votre équipe pour déterminer leurs préférences. Les gens aiment-ils un peu de musique de fond dans la salle de pause ou la cuisine ? Veulent-ils utiliser les SMS, Slack ou les e-mails ? Sont-ils adeptes des conversations informelles ou cela les distrait-il de leur travail ?

« Nous nous disons souvent : « Commençons un projet » », explique Duffy. « Mais ce qui surgit ensuite, ce sont les différences dans la façon dont nous voulons communiquer ou travailler ensemble. »

Discutez des normes dès le début et régulièrement. Cela peut signifier jongler avec les choses qui vous gênent en matière de communication et d’outils numériques.

En fin de compte, soyez simplement prévenant envers la personne avec laquelle vous travaillez. Elle n’a pas besoin d’être votre meilleure amie et vous devez au moins vous trouver tolérables de 9h à 17h.

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