La bonne solution de bureau peut nécessiter de trouver le bon partenaire

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TORONTO — Il y a plus de choix que jamais en matière d’espace de bureau, mais il peut encore être difficile pour les petites entreprises de trouver la bonne solution.

L’essor du travail à distance et hybride a rendu plus difficile la justification d’un bureau complet, c’est pourquoi de plus en plus de personnes s’appuient sur des espaces de coworking qu’elles partagent avec beaucoup d’autres pour plus de commodité et pour réaliser des économies. Ce choix se fait toutefois au détriment de la confidentialité et du contrôle.

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Quelques entrepreneurs du monde du design ont adopté une approche inédite : la co-location.

Même si Ian Chalmers, directeur de Pivot Design Group, et Peter Scott, directeur de Q30 Design Inc. travaillent avec des entreprises quelque peu concurrentes, ils se sont associés pour trouver un espace à partager qui pourrait répondre aux attentes de leurs yeux de designers, mais qui je ne resterais pas non plus vide la moitié du temps. Les deux sociétés échangent leurs jours pour ne pas être au bureau en même temps.

« Vous n’avez pas besoin d’un bureau à temps plein, de salles de réunion, de tous ces frais généraux, donc l’idée a vraiment fait mouche et nous a semblé être une excellente approche », a déclaré Chalmers.

Il peut paraître surprenant qu’il soit difficile de trouver un bureau étant donné les gros titres faisant état d’un taux d’inoccupation nettement plus élevé, mais une grande partie des espaces vides est concentrée dans des immeubles bas de gamme ayant dépassé leur apogée, tandis que les offres les mieux notées sont toujours plus chères.

Au centre-ville de Vancouver, la classe de loyers la plus élevée était de 46,38 $ le pied carré au dernier trimestre et de 35,39 $ à Toronto, selon CBRE. À l’échelle nationale, le loyer moyen du centre-ville de classe A était de 29,24 $, en légère baisse par rapport aux 29,79 $ un an plus tôt.

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Scott de Q30 a commencé ses recherches il y a quelques années alors qu’il faisait face à une augmentation du loyer de son bureau de longue date situé juste à l’ouest du centre-ville de Toronto.

C’est alors que lui et Chalmers décidèrent de faire équipe dans leur recherche. Ensemble, ils ont trouvé un endroit pour leur équipe combinée d’environ 22 personnes avec des plafonds de 15 pieds, de grandes poutres en bois et des sols polis qui laissaient beaucoup de flexibilité pour se l’approprier.

Ce ne sont pas seulement les économies de coûts qui les ont motivés, ont-ils déclaré, le potentiel d’une communauté plus grande étant également un attrait.

« Notre équipe aurait le sentiment de faire partie d’un tout plus vaste. Il pourrait y avoir du partage, il pourrait y avoir au moins quelques histoires, vous savez, vous n’êtes pas seul », a déclaré Chalmers.

Il a également été utile d’en apprendre davantage sur les différentes manières de diriger une entreprise, et pour Scott, cela a été agréable d’avoir quelqu’un avec qui se défouler après avoir racheté son associé et dirigé l’entreprise en solo pour la première fois.

« Ian et moi étions déjà à l’aise pour partager, vous savez, les histoires de guerre d’entrepreneurs et de croissance de l’entreprise, ainsi que les bons et les mauvais côtés de tout cela. »

Cette option est encore assez rare, en partie parce qu’elle nécessite un certain degré de coordination et de compromis.

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Au début, les deux hommes étaient simplement heureux de ramener les employés au studio et tout le monde venait quand ils le voulaient, mais depuis ils ont grandi et ont dû officialiser leurs principales journées au bureau, l’une étant les lundis et mercredis et l’autre les mardis et Les jeudis.

D’autres sont toujours autorisés à venir les jours de congé, mais l’horaire évite que le bureau ne soit bondé.

Ils sont également passés par la formalité des accords de non-divulgation et doivent s’assurer d’effacer les tableaux blancs de tout ce qui est sensible, même si cela reste plus privé qu’un espace fréquemment partagé tel qu’un WeWork.

Ils ont également dû se mettre d’accord sur la manière de donner une image de marque à l’espace, ce qu’ils ont tout simplement décidé de ne pas faire. Ils l’ont gardé assez neutre et ont plutôt ajouté une touche de style avec des peintures murales et des motifs amusants, comme un arrangement floral en feutre au plafond de la salle de réunion qui sert également d’amortisseur de bruit.

Il y a encore des zones qui nécessitent une navigation mineure, comme la quantité d’objets vintage de Chalmers exposée, contrairement aux penchants plus minimalistes de Scott.

« On en parle et c’est un peu comme un mariage où on trouve le juste milieu, ou ce n’est pas agréable », a expliqué Scott.

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Les deux hommes ont un bail de cinq ans depuis un an et demi, ils se sont donc engagés avec un engagement à long terme, et jusqu’à présent, tout se passe bien, a déclaré Chalmers.

« Honnêtement, c’est une excellente ‘épouse de travail’, jusqu’à présent, nous n’avons pas eu besoin de consulter un conseiller ou quoi que ce soit », a-t-il déclaré en riant.

Les besoins de navigation personnelle, sans qu’aucune des deux sociétés ne soit en charge de l’espace, contribuent à expliquer pourquoi c’est assez rare.

Une enquête de CBRE a révélé que seulement 13 pour cent des entreprises américaines seraient intéressées par la co-location, un chiffre tombé à 6 pour cent en Asie. Les entreprises canadiennes n’ont pas été interrogées.

Des efforts sont cependant déployés pour l’accélérer. Une startup de San Francisco appelée Tandem tente de simplifier les jumelages en créant un plus grand bassin de possibilités, une sorte de rencontres en ligne pour le partage de bureaux, mais jusqu’à présent, cela reste limité à quelques villes américaines.

Les deux hommes ont déclaré qu’ils n’avaient pas entendu parler d’autres exemples, ce qui les a surpris.

« C’est plus nouveau que je ne peux l’imaginer, car pour moi, cela a du sens », a déclaré Scott.

Il a déclaré que même si ce n’est pas pour tout le monde, il n’y a aucune raison pour que d’autres entreprises ne puissent pas récolter à la fois les avantages hautement bénéfiques pour les résultats financiers et l’environnement de travail.

« Si vous disposez du bon type de synergies et, espérons-le, du bon type de relation et/ou de communication, je pense que c’est une excellente solution et je le referais certainement. »

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