Howard Levitt : Si une entreprise n’applique pas ses politiques en matière de lieu de travail, les tribunaux ne le feront pas non plus

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Par Howard Levitt et Jeff Buchan

Les employeurs ont le droit d’établir des normes éthiques, professionnelles et opérationnelles pour leurs lieux de travail. Non seulement cela fait partie de leurs droits de gestion, mais c’est la pierre angulaire d’une bonne gouvernance. Les tribunaux de tout le pays ont reconnu qu’il est essentiel de disposer d’un ensemble de politiques sur le lieu de travail pour maintenir un environnement de travail qui fonctionne correctement.

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Mais pour être applicables et constituer une condition du contrat de l’employé, ces politiques doivent être raisonnables, sans ambiguïté, bien annoncées et systématiquement appliquées. L’employé doit savoir clairement quelles sont les politiques et les conséquences de leur violation.

C’est là que surgissent deux erreurs clés que commettent presque tous les employeurs lorsqu’ils cherchent à mettre en œuvre et à appliquer de telles politiques : premièrement, ils ne parviennent pas à distribuer et à former correctement les employés sur les politiques ; et deuxièmement, ils ne parviennent pas à les appliquer systématiquement.

Il est courant que les employeurs diffusent des codes de conduite, des politiques sur le lieu de travail ou des manuels des employés sans proposer aucune discussion ni formation. Cela se fait souvent par courrier électronique, où l’employé peut simplement passer au bas du document et passer à autre chose sans avoir lu une seule ligne. Les fichiers Docusign, dans lesquels la politique peut être difficile à lire, sont encore pires. Cette approche de révision à votre guise laisse des questions ouvertes. Le code/politique fait-il partie du contrat de l’employé ? Que se passe-t-il si l’employé enfreint la politique ? L’employeur peut-il modifier unilatéralement la politique ?

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Laisser ces questions sans réponse est fatal pour tout employeur cherchant à licencier un employé pour cause de violation d’une politique. Après tout, un licenciement motivé nécessite une faute « intentionnelle » : c’est une bataille perdue d’avance que de tenter d’établir qu’un employé a délibérément enfreint des règles dont il ignorait l’existence ou pour lesquelles il n’a pas reçu de formation.

Pour éviter ces problèmes, les employeurs devraient, dans le cadre de la formation et de l’orientation initiales des employés, demander à l’employé de confirmer par écrit qu’il a lu et compris toutes les politiques applicables avant de commencer son emploi. Cela comprend une discussion de toute mesure disciplinaire qui pourrait découler de leur violation. Idéalement, l’employé examinera les politiques avec son superviseur ou son représentant des ressources humaines qui signera ensuite tous deux, confirmant qu’il a examiné et compris les politiques applicables. Des examens périodiques avec les employés doivent être effectués afin que ceux-ci soient continuellement informés de leurs obligations, en particulier lorsque les politiques sont révisées ou mises à jour. Avoir une formation annuelle sur le code de conduite, en particulier, avec les employés tenus de passer un test et de signer leur accord, est très utile si vous souhaitez vous appuyer sur eux plus tard dans un cas de licenciement.

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Un employeur est en mesure de réviser ou de mettre à jour ces politiques à condition que les changements soient raisonnables et ne constituent pas un changement substantiel aux conditions d’emploi. Lorsqu’un employeur cherche à mettre en œuvre de nouvelles politiques susceptibles de constituer un changement substantiel, il doit fournir quelque chose de valeur en échange de l’adhésion de l’employé aux nouvelles conditions, sous peine de risquer une réclamation pour licenciement déguisé. L’alternative consiste à donner un préavis raisonnable avant l’entrée en vigueur de la politique, tout comme on peut donner un préavis raisonnable pour licencier un employé au lieu de dommages-intérêts pour licenciement injustifié.

Le dossier personnel de chaque employé doit inclure tous les documents signés confirmant la réception et la compréhension des politiques pertinentes, ainsi que toute formation reçue par l’employé. Cela sera d’une valeur inestimable pour un employeur qui s’appuie sur de telles politiques pour licencier un employé pour un motif valable ou pour défendre une réclamation pour licenciement injustifié.

Mais veiller à ce que les employés soient informés et formés à ces politiques n’est qu’une partie de l’équation : si elles ne sont pas appliquées de manière cohérente, elles deviendront inapplicables. Cela est particulièrement vrai lorsqu’une politique comprend des dispositions disciplinaires progressives en cas de violation de la politique.

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Si une politique disciplinaire progressive doit être invoquée pour congédier un employé pour un motif valable, elle doit être suivie. Prenons, par exemple, une politique sur le lieu de travail qui contient une disposition sur les conflits d’intérêts (COI) interdisant aux employés d’acheter des actions dans toute entreprise avec laquelle l’employeur fait affaire. La politique stipule qu’une violation de la disposition relative aux conflits d’intérêts déclenchera une enquête avant que des mesures disciplinaires ne soient prises. Malgré cette politique, tous les cadres supérieurs de l’employeur achètent des actions cotées en bourse dans une grande banque qui fait affaire avec l’employeur. En réponse, l’employeur mène une enquête conformément à la politique et détermine qu’il n’y a pas eu de violation de la disposition relative au conflit d’intérêts. Constatant que l’employeur tolère l’achat des actions de la banque, un jeune employé achète des actions cotées en bourse dans une petite entreprise avec laquelle l’employeur fait également affaire. L’employé le plus jeune est ensuite licencié pour motif valable pour avoir enfreint la disposition relative au conflit d’intérêts.

L’employeur dans cet exemple aura du mal à justifier le licenciement de l’employé le plus jeune, étant donné qu’il tolère la conduite des dirigeants, et il aura encore plus de mal à faire appliquer la politique à l’avenir. De plus, cet employeur ne pourra pas s’appuyer sur cette politique pour licencier l’employé puisqu’il n’a pas suivi sa propre politique exigeant une enquête avant le licenciement.

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En bref, les employeurs doivent s’assurer que leurs employés connaissent les politiques applicables, que ces politiques sont claires, raisonnables, appliquées de manière cohérente et que les employés sont conscients qu’une violation entraînera des mesures disciplinaires, y compris le licenciement. Peut-être plus important encore, les employeurs devraient se garder de cautionner les violations de leurs politiques, car cela pourrait les rendre inapplicables.

Enfin, si une politique particulière est si importante que sa violation entraîne une décharge, indiquez-le dans la politique. Ne dites pas que cela « peut » conduire à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement. C’est ce que je vois dans la clause pénale de la plupart des politiques et elle est largement inapplicable. Il est facile pour n’importe quel tribunal de dire que l’employeur n’a pas nécessairement considéré que cette inconduite était un motif valable. Parce que c’est précisément ce que dit ce langage.

Howard Levitt est associé principal de Levitt Cheikh, avocats spécialisés en droit du travail et du droit du travail avec des bureaux à Toronto et à Hamilton. Il pratique le droit du travail dans huit provinces. Il est l’auteur de six livres, dont Law of Dismissal in Canada. Jeff Buchan est avocat chez Levitt Sheikh.

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