Howard Levitt : pourquoi vous ne devriez pas vous attendre à la confidentialité sur les appareils de votre lieu de travail

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Par Howard Levitt et Peter Carey

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L’un des problèmes qui se pose constamment dans notre pratique est celui des employés et des employeurs confondant l’utilisation d’appareils électroniques personnels et professionnels tels que les ordinateurs et les smartphones. Les lecteurs réguliers seront conscients de notre position à ce sujet, à savoir que les ordinateurs de travail et autres appareils de travail ne doivent être utilisés que pour des informations et des communications liées au travail et que les appareils personnels ne doivent être utilisés que pour des communications personnelles. Chaque fois que cette règle est enfreinte, de mauvaises choses peuvent arriver.

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À la fin de l’année dernière, il y a eu un certain battage médiatique concernant l’article 41.1.1 de la Loi sur les normes d’emploi. Cet article nouvellement introduit oblige les employeurs à mettre en place une politique écrite pour informer les employés s’ils sont surveillés électroniquement et, le cas échéant, comment. Cela n’empêche pas un employeur de surveiller les employés de quelque manière que ce soit. Il dit simplement que si l’employeur vous surveille, il doit vous le dire.

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Cela conduit à la question intéressante de savoir à quel type de vie privée un employé peut s’attendre. La loi est loin d’être claire. La Cour suprême du Canada dans R. c. Cole a déterminé qu’il existe une sorte de droit limité à la vie privée, mais c’était dans une affaire criminelle où l’employeur (un conseil scolaire) avait une politique qui autorisait une utilisation personnelle restreinte des ordinateurs de travail . À part cela, il n’y a pas beaucoup d’orientations des cours d’appel pour aider les employeurs, les employés ou les avocats qui doivent les conseiller.

Cependant, nous pouvons conseiller ce qui se passe, en pratique, dans le monde réel des employeurs par rapport aux employés et vice versa, car notre cabinet agit régulièrement pour les deux parties.

En tant qu’employé, vous pouvez vous attendre à ce que tout ce qui se trouve sur votre ordinateur de travail soit et sera vu par votre employeur. Cela inclut les e-mails même s’ils ne se trouvent pas sur le serveur de l’entreprise. Si vous avez un smartphone d’entreprise, vous devez supposer que tout ce qui se trouve sur ce téléphone sera examiné par l’employeur, même s’il s’agit de vos e-mails personnels. Si l’employé a un téléphone personnel utilisé à la fois à des fins professionnelles et personnelles, le problème devient un peu plus compliqué, mais l’employé doit supposer qu’au moins, les e-mails sur l’échange de l’entreprise seront consultés.

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Il est courant dans les conflits du travail d’ordonner que les ordinateurs des employés soient remis soit à l’employeur, soit à un tiers expert pour examen. Donc, si vous avez précieusement des photos personnelles de votre lune de miel sur cet ordinateur, dites-leur au revoir pendant plusieurs mois, années ou peut-être pour toujours.

La situation peut être encore pire si l’employé a utilisé son téléphone personnel pour les affaires de l’entreprise et qu’il y a maintenant un litige. C’est déjà assez grave d’être privé de votre ordinateur portable, mais être privé de votre téléphone est bien pire.

Quant aux employeurs, ils devraient avoir une politique écrite exigeant que toutes les activités de l’entreprise soient effectuées sur les ordinateurs et les téléphones de l’entreprise. Tout employeur qui a une politique permettant ou, pire encore, obligeant un employé à utiliser ses appareils personnels court le risque de ne pas pouvoir examiner ces appareils en cas de litige.

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Les employeurs doivent également avoir une politique écrite stipulant qu’aucune activité de l’entreprise ne peut être effectuée via la messagerie texte ou un logiciel similaire. C’est un stratagème fréquent des fraudeurs pour se livrer à des affaires de singe en utilisant leurs e-mails ou SMS privés en supposant que ces communications ne seront pas découvertes. Parfois, ils ont raison à ce sujet, mais parfois ils ont tort. Rien n’éveille les soupçons d’un tribunal comme un employé qui utilise des e-mails ou des SMS privés pour mener les affaires de l’entreprise. Cela conduira fréquemment au grippage de l’appareil en question.

Lorsque nous parlons d’appareils « saisis », nous ne parlons pas de poursuites pénales. Les tribunaux civils ordonneront la remise des appareils à des parties ou à des tiers experts dans le cadre d’un procès civil. Si la personne ainsi ordonnée ne le fait pas, il n’y aura pas de ramifications pénales mais elle peut toujours être tenue pour outrage civil, condamnée à une amende, emprisonnée et, dans les cas graves, voir sa défense frappée, ce qui la rend civilement responsable de tout dommage demandeur réclame.

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Ne vous leurrez pas. Dans le cadre d’un procès, toute communication que vous faites ou avez faite est un jeu équitable. Vos enregistrements téléphoniques peuvent être examinés, votre ordinateur peut être examiné et votre téléphone peut être examiné. Si vous souhaitez que vos communications personnelles privées restent privées, ne les mélangez pas sur un appareil de l’entreprise et, à moins que vous ne vouliez que des soupçons soient immédiatement jetés sur vous, n’utilisez pas vos appareils personnels pour mener les activités de l’entreprise. C’est logique tant pour l’employé que pour l’employeur.

Si vous ne suivez pas les conseils ci-dessus, vous vous retrouverez peut-être un jour dans la position malheureuse de faire une nouvelle loi. Nous n’avons pas encore rencontré de client qui souhaite occuper ce poste.

Howard Levitt est associé principal de Lévitt Cheik, avocats spécialisés en droit du travail et de l’emploi avec des bureaux à Toronto et à Hamilton. Il pratique le droit du travail dans huit provinces. Il est l’auteur de six livres, dont le droit du congédiement au Canada. Peter Carey est associé chez Levitt Sheikh.