Howard Levitt : Comment les généreuses primes de vacances peuvent revenir hanter les employeurs

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Par Howard Levitt et Gregory Sills

La saison des fêtes s’accompagne de fêtes de fin d’année, de fermetures prolongées de bureaux et d’un esprit de générosité, car de nombreuses entreprises expriment leur gratitude envers leurs employés par le biais de récompenses monétaires.

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Mais les employeurs mal préparés peuvent se retrouver dans une situation précaire lorsqu’il s’agit de distribuer les primes pendant la période des fêtes. Ce qui peut sembler être un geste de bonne volonté inoffensif pour alléger la pression à une période festive de l’année peut involontairement donner lieu à une condition d’emploi implicite pour les années à venir.

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Les pièges du non-écrit

À l’insu de beaucoup, les conditions d’emploi implicites résultant de la conduite d’un employeur peuvent créer un droit non écrit tout aussi exécutoire que le paiement d’un salaire.

En l’absence d’un contrat de travail exécutoire établissant clairement et sans équivoque le caractère discrétionnaire de l’attribution des primes, les salariés peuvent prétendre que le versement historique des primes constitue une composante garantie de leur rémunération annuelle. Cela signifie que les entreprises confrontées à une année économiquement difficile courent le risque d’être exposées à des dépenses imprévues importantes à tous les niveaux, car les employés qui ont régulièrement reçu des primes peuvent faire valoir leur droit à leur paiement annuel. Bien entendu, cela aggrave l’impact négatif d’une mauvaise année pour les employeurs.

Pour minimiser le risque, les employeurs doivent s’assurer que les contrats de travail contiennent des dispositions indiquant expressément que le paiement des incitations variables est véritablement discrétionnaire, sujet à changement (y compris le non-paiement), et que toute attribution au cours d’un an ne doit pas être interprétée comme créant un droit dans le cadre du contrat. avenir.

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Dans le cadre des bonnes pratiques, les contrats doivent, soit expressément, soit par référence à une politique existante, inclure une évaluation objective d’au moins une partie de la rémunération variable des salariés. En mettant ce cadre en place, les employeurs sont mieux placés pour justifier la volatilité de la rémunération variable.

La communication est la clé

Lors de l’attribution de primes au cours d’une année donnée, les employeurs doivent réitérer que l’attribution était discrétionnaire et dépendait de divers facteurs, notamment des performances individuelles et/ou de l’entreprise. L’employeur doit également souligner que les pratiques passées ne créent pas d’obligations contraignantes pour d’éventuelles récompenses futures.

Cette communication claire lors de l’attribution d’une bourse renforce le cadre contractuel en cas de litiges futurs, de sorte que le lauréat ne pourra raisonnablement prétendre que la bourse était destinée à être garantie chaque année.

L’action a plus de poids que les mots

Bien que de nombreux employeurs incluent les dispositions nécessaires dans les contrats, leurs actions sont souvent incompatibles avec ces dispositions contractuelles, ce qui complique les choses. Par exemple, lorsqu’un montant ou un pourcentage de rémunération similaire est versé chaque année, quelle que soit la performance de l’individu ou de l’entreprise, les tribunaux peuvent examiner la conduite des parties pour déterminer si le paiement des primes était véritablement discrétionnaire ou non. Si l’employeur a, année après année, accordé à son personnel des primes dans les bons comme dans les mauvais moments, l’entreprise peut se voir obligée de verser des primes correspondant à ces montants, quelles que soient les dispositions contractuelles.

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Comment compenser un précédent

Il existe deux approches principales sur lesquelles les employeurs s’appuient pour se débarrasser des obligations de primes involontaires.

Premièrement, les employés peuvent se voir présenter un contrat de travail mis à jour qui comprend les dispositions contractuelles nécessaires pour modifier une politique de primes existante. Étant donné que le nouveau contrat supprimera un droit existant, il est impératif que les employés soient rémunérés pour leur exécution du nouvel accord, généralement sous la forme d’une augmentation de leur salaire de base ou d’une prime unique à la signature. Sans cette considération, l’entreprise court le risque que le nouveau contrat soit inapplicable et que les conditions d’emploi existantes restent en vigueur.

L’autre option est le préavis. Un employeur a le droit de modifier les conditions d’emploi de ses employés comme il le souhaite, à condition de fournir un préavis suffisant avant que le changement n’entre en vigueur. Le niveau de préavis approprié dépendra des circonstances et d’un certain nombre de facteurs (c.-à-d. l’âge, le poste, l’ancienneté) ainsi que de la nature du changement. Si des modifications mineures, telles que l’introduction d’une nouvelle politique, ne nécessitent aucun préavis, d’autres, comme la refonte d’un plan de bonus, nécessiteront plus généralement plus de temps.

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D’une manière générale, en raison de l’approche « unique » d’exécution des nouveaux contrats, la plupart des employeurs ont tendance à préférer la première approche à la seconde. D’après mon expérience, la deuxième approche est plus courante lorsqu’un employé concerné refuse d’exécuter le nouvel accord et est prêt à renoncer à la prime à la signature ou à l’augmentation pour préserver ses conditions d’emploi existantes.

À l’approche de 2024, le moment est prudent de revoir et, si nécessaire, de réviser les contrats de travail afin de tenir compte du caractère discrétionnaire de la rémunération variable. En incorporant un langage soigneusement élaboré et en mettant en œuvre une communication cohérente, les employeurs peuvent garantir une compréhension claire pour tous d’ici à cette époque l’année prochaine. Dans le domaine de l’emploi, la véritable valeur de la clarté est souvent sous-estimée.

Howard Levitt est associé principal de Levitt Cheikh, avocats spécialisés en droit du travail et du droit du travail avec des bureaux à Toronto et à Hamilton. Il pratique le droit du travail dans huit provinces. Il est l’auteur de six livres, dont Law of Dismissal in Canada. Gregory Sills est associé chez Levitt Sheikh.

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