Howard Levitt : Comment les employeurs devraient se préparer au nouveau régime de surveillance des employés de l’Ontario

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Par Howard Levitt et Muneeza Sheikh

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En tant qu’avocats du droit du travail, nous avons toujours dit à nos clients employeurs qu’ils avaient parfaitement le droit de surveiller les appareils de l’entreprise de presque toutes les manières qu’ils jugeaient appropriées. Cela inclut les ordinateurs, à l’intérieur et à l’extérieur du bureau, les groupes de discussion interbureaux (i-messaging ou similaires), les ordinateurs portables, les téléphones portables, les véhicules de travail, les calendriers de travail et les e-mails de bureau. La seule mise en garde est qu’ils doivent être transparents et informer leurs employés.

La raison est simple : historiquement, il a été raisonnable pour les employeurs de prendre les mesures nécessaires pour s’assurer que leurs opérations commerciales fonctionnent efficacement. Ce faisant, les employeurs peuvent surveiller les appareils et plates-formes ci-dessus pour s’assurer que leurs employés disent la vérité sur leur travail et leurs allées et venues, maintiennent la productivité et restent généralement conformes aux politiques de l’entreprise. Les employés n’aiment peut-être pas cela, mais c’est la loi. Les protections de la vie privée sont limitées dans ce domaine.

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Nous informons également nos clients qu’ils sont libres de surveiller Twitter, Facebook, Instagram et les plateformes de médias sociaux similaires pour confirmer que le contenu publié est conforme aux valeurs de l’entreprise et, dans certains cas, pour enquêter sur les allégations d’inconduite. Bien que les employeurs n’aient pas le droit d’exiger l’accès à des comptes de médias sociaux privés, s’ils sont en mesure d’obtenir des informations de ces plateformes – parfois d’un autre employé – ils peuvent certainement agir en conséquence pour tester la productivité, pour vérifier ce que disent leurs employés. leur dire où ils se trouvent et d’enquêter sur les allégations d’actes répréhensibles. D’autres avocats plus prudents peuvent avoir informé leurs clients qu’ils ne peuvent pas surveiller les médias sociaux. De tels conseils sont de la foutaise.

Récemment, un de nos clients avait un employé qui avait pris plusieurs congés de maladie sur une période d’un an, puis avait demandé un congé de soignant de six semaines pour soi-disant s’occuper d’un parent malade. Bêtement, au lieu de faire au moins semblant de s’occuper du parent malade fictif, l’employé a décidé de publier sur Facebook des photos d’aventures en bateau dans diverses parties des Caraïbes prises au cours de cette période. Les photos ont été envoyées à mon client par un autre employé, et l’employé en question a été licencié pour un motif valable.

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Il semblerait que la légalité autour de cette surveillance puisse connaître des changements substantiels dans les mois à venir.

Le projet de loi 88 (pas encore adopté) vise à apporter une « politique écrite sur la surveillance électronique » à la Loi de 2000 sur les normes d’emploi de l’Ontario (la LNE). Cette nouvelle législation obligera tous les employeurs de 25 employés ou plus à créer et à publier une politique de surveillance électronique décrivant essentiellement comment la surveillance électrique aura lieu, c’est-à-dire indiquant quels appareils sont surveillés et comment l’employeur a l’intention d’utiliser les informations qu’il obtient.

En outre, l’employeur a l’obligation de fournir la politique aux employés nouveaux et existants, et (fait intéressant) même aux employés temporaires.

Bien que le projet de loi lui-même ne définisse pas la « surveillance électronique », il est juste de supposer qu’elle s’appliquera à la liste établie ci-dessus.

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Le moment est largement lié, selon nous, à la pandémie, qui a vu de nombreuses entreprises mettre en place des environnements de travail à distance. La surveillance des employés dans ce contexte concerne principalement la mesure de la productivité et, connexe, la garantie que les employés font leur travail quand ils sont censés ou prétendent le faire.

Fait intéressant, bien que la politique ressemble superficiellement à une invasion lourde du droit d’un employeur à gérer son entreprise, elle ne limite en aucune façon le niveau ou le degré de surveillance. Elle oblige simplement, comme la plupart des lois récentes des conservateurs, les employeurs à divulguer leur droit de surveillance.

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Afin de se préparer à la nouvelle loi, les employeurs doivent faire ce qui suit :

1. Définir les finalités pour lesquelles vous effectuerez le suivi (enquêtes, audits, productivité, etc.) ;

2. Veiller à ce que les employés sachent que la politique s’applique à la fois à la surveillance générale et à la surveillance qui pourrait être plus isolée (c.-à-d. enquêter sur les fautes);

3. Ne divulguez pas trop : bien que les employés aient désormais le droit de savoir que vous surveillez des appareils et des plates-formes, vous n’avez pas à leur donner de détails spécifiques sur la façon dont la surveillance elle-même se déroule – c’est-à-dire que vous n’avez pas besoin d’identifier le programmes logiciels;

4. Assurez-vous d’avoir des messages cohérents prêts et préparés – puisque vos employés poseront sans aucun doute des questions sur les raisons pour lesquelles ils sont surveillés ; et

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5. Mettez à jour la politique si et quand vous apportez des modifications aux pratiques de surveillance. Si votre politique tombe entre les mailles du filet et ne reste pas à jour, vous ne serez pas autorisé à vous y fier ultérieurement.

Étant donné que de nombreux employeurs étendent le travail à domicile au-delà de ce qui était initialement envisagé et que des études au Canada montrent que la productivité diminue à mesure que les employés travaillent à distance, la surveillance est considérée par de nombreux employeurs comme de plus en plus nécessaire.

Rien ne fera enrager une main-d’œuvre comme la surveillance subreptice.

Cette législation exige la transparence, c’est précisément la manière dont les employeurs doivent se comporter en tout état de cause.

Une question sur le droit du travail pendant le COVID-19 ? Écrivez à Howard à [email protected].

Howard Levitt est associé principal de Cheikh Levitt, avocats spécialisés en droit du travail et de l’emploi avec des bureaux à Toronto et à Hamilton. Il pratique le droit du travail dans huit provinces. Il est l’auteur de six livres, dont le droit du congédiement au Canada. Muneeza Sheikh est avec Levitt Sheikh.

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