Howard Levitt : Ce sont les péchés des RH qui reviennent constamment ronger les employeurs

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Agissant comme je le fais pour bon nombre des plus grandes entreprises du pays et de nombreuses petites et moyennes entreprises – et avec une entreprise qui agit contre beaucoup d’autres – je vois des gestionnaires des ressources humaines commettre les mêmes erreurs, encore et encore. Cette semaine et dans la chronique de samedi prochain, j’examinerai certaines des plus grosses erreurs répétées, de la surdocumentation à l’application incohérente des politiques de l’entreprise. Beaucoup d’entre eux peuvent sembler superficiellement contre-intuitifs, mais les conséquences peuvent être importantes.

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Surdocumentation

Il y a des années, le regretté et grand conseiller en réinstallation Murray Axmith et moi allions de Halifax à Vancouver deux fois par an pour enseigner un cours intitulé «Rightful Licenciement dans les années 90». J’avais l’habitude de commencer ma partie par « Quelles sont les trois choses les plus importantes à faire pour les responsables RH : 1) Documenter ; 2) Documents ; et 3) Documents.

J’avais tort! J’ai vu et entendu parler de trop de cas d’employeurs perdus au fil des ans en raison d’une documentation excessive.

Les responsables des ressources humaines doivent se rappeler que, dans tout litige, ils sont tenus par la loi de produire à l’autre partie des copies de tous les documents touchant les questions en cause. Donc, si un responsable des ressources humaines écrit soigneusement le bon, le mauvais et le laid, il est fort probable qu’il n’enregistre pas les choses qui jouent dans la théorie de l’autre côté de l’affaire ou qui sont dévastatrices pour lui-même.

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Lorsque vous enregistrez tout ce qui pourrait être lié à un litige futur, gardez une chose à l’esprit : l’autre partie le verra. En d’autres termes, ce que j’ai appris depuis ces premiers séminaires, c’est que la documentation tuera votre cas aussi souvent qu’elle le fera, peut-être même plus souvent.

Utilisation des avertissements de formulaire standard

Lorsque les employeurs veulent licencier un employé pour un motif valable la prochaine fois qu’il commet une infraction, ils doivent dire précisément que.

N’utilisez pas le verbiage habituel des ressources humaines : « De tels incidents ultérieurs entraîneront des mesures disciplinaires supplémentaires, pouvant aller jusqu’au licenciement. »

Ce que cette expression signifie légalement (et en anglais courant), c’est que la prochaine fois que l’employé le fera, il pourrait être licencié ou ils pourraient ne pas l’être. Elle télégraphie à un juge ou à un arbitre que même l’employeur estime que l’infraction n’est pas suffisamment grave pour que sa répétition justifie nécessairement le congédiement.

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Les affaires judiciaires ont conclu qu’un tel langage signifie que la prochaine infraction doit être au niveau le plus élevé de la gamme des fautes graves pour justifier le licenciement. Mais ce n’est pas ce que les responsables RH entendent, la plupart du temps, lorsqu’ils utilisent ce langage. Ce qu’ils veulent dire, c’est « une faute similaire entraînera votre licenciement pour un motif valable ».

Dites-le simplement dans votre lettre.

Accepter la parole de leurs « favoris »

Lorsqu’un employé dépose une plainte sérieuse mais qu’elle est rejetée par son superviseur ou quelqu’un qui a plus de crédibilité auprès des RH, trop de représentants des RH acceptent simplement la parole du supérieur pour ce qui s’est passé ou entrent dans l’enquête déjà biaisés. Bien que cela puisse être, dans une certaine mesure, psychologiquement inévitable, vous ne devriez jamais préjuger de l’issue d’une enquête en raison de votre croyance personnelle dans la crédibilité relative d’une partie. Non seulement cela conduira à un moral interne terrible avec des allégations de favoritisme, mais cela peut donner lieu à des poursuites judiciaires potentielles de la part de l’employé concerné pour négligence, congédiement déguisé ou pire. Entrez dans chaque enquête ou séance d’enquête avec un esprit ouvert et enquêtez sur chaque allégation, même modérément grave.

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Refus de décharge en raison de nouvelles allégations

Certains employés, sachant qu’ils sont sur le point d’être licenciés, déposeront des allégations de mauvais traitement (tout comme ils obtiendront des notes de médecin) dans l’espoir de se prémunir contre tout licenciement car l’entreprise craint d’être accusée de représailles.

Ne tombez pas pour ça. Si l’inconduite d’un employé justifie son congédiement, faites-le. S’ils font des allégations de mauvaise conduite de la part d’un responsable qui n’affecteraient pas le licenciement même si elles sont vraies, vous pouvez toujours mener l’enquête. Si l’employé a fait valoir un bon point, vous devrez peut-être encore enquêter sur la personne accusée et même sanctionner si cela est justifié. Mais cela ne permet pas à l’employé de se tirer d’affaire pour des questions qui justifieraient un congédiement même si les accusations étaient fondées.

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Permettre aux mauvaises performances ou à l’inconduite de persister

Si un employeur a un motif, il doit agir en conséquence. Ne pas le faire constitue une tolérance, ce qui rend très difficile de licencier cet employé plus tard pour le même type d’inconduite. À tout le moins, s’ils ne souhaitent pas licencier l’employé à ce moment-là, ils doivent fournir un avertissement indiquant que l’employé sera licencié si une telle faute se reproduit.

Ne pas documenter vos pratiques

Si un employé prétend que vos pratiques sont incohérentes ou qu’il a été arbitrairement privé de certains avantages, il est utile d’avoir des documents écrits pour démontrer que votre pratique et vos politiques établissent une pratique antérieure constante.

Application incohérente des politiques

Rien ne tue le droit d’appliquer une politique comme si l’entreprise ne l’avait pas suivie elle-même ou l’appliquait de manière incohérente.

La deuxième partie de cette chronique paraîtra dans le Financial Post de samedi prochain.

Une question sur le droit du travail ? Écrivez à Howard à [email protected].

Howard Levitt est associé principal de Cheikh Levitt, avocats spécialisés en droit du travail et de l’emploi avec des bureaux à Toronto et à Hamilton. Il pratique le droit du travail dans huit provinces. Il est l’auteur de six livres, dont le droit du congédiement au Canada.