The deployment of two new computer modules to facilitate the management of laboratory tests throughout the Quebec health network is encountering major glitches. To the point where some regions have decided to postpone the implementation of the project in their facilities.
Since the fall, the Quebec health network has been working to deploy the new provincial laboratory information system (SIL-P), the total cost of which is estimated at $71.8 million. The objective of this system is to allow a more fluid sharing of information between the different laboratories of the province. The regions of Estrie, Laval and Montérégie were the first to try the adventure, with the Center hospitalier de l’Université de Montréal (CHUM).
The SIL-P has nine modules. One of them, soft web, allows doctors to “place requests and consult results”, explains the Ministry of Health and Social Services (MSSS). The Laval region was the first to test this module this fall. And it’s going badly.
“It’s really haywire. The system is very slow, ”laments a doctor from the Cité-de-la-Santé hospital who prefers to remain anonymous so as not to interfere with his work.
Everyone rails against it [le module Softweb]. It really isn’t effective.
Doctor at the Cité-de-la-Santé hospital, who requested anonymity
The module soft web should allow physicians to see all of a patient’s lab test results with a single click. But in practice, the efficiency gain is not there. The Dr Joseph Dahine, from Laval, posted a video on TikTok on November 30 in which it takes 46 seconds for the results of a test to appear in soft web.
Les résultats de tests de laboratoire ne s’affichent également plus par catégories dans Softweb, mais bien par ordre alphabétique. Par exemple, si un test de dépistage de drogue est fait chez un patient, le médecin doit faire défiler la liste complète des substances pour voir quels sont les taux d’amphétamine, de cocaïne, de THC… « On est plus lents à regarder les résultats de laboratoire de nos patients parce qu’on ne veut rien manquer. Avant, tout était regroupé par catégories », note un médecin de Laval. Ce dernier mentionne que les délais engendrés par le module pourraient être « dangereux pour les patients », ce qui insécurise les soignants.
Après la publication de sa vidéo, le Dr Dahine a été invité à faire partie d’un comité pour améliorer la situation. Et après les ratés du début, « les choses bougent rapidement », dit-il, ajoutant que « tout le monde est en mode solution ».
Problème aussi avec le second module
Un autre module du SIL-P se nomme Softlab et est utilisé exclusivement par les équipes de laboratoire. Là non plus, le déploiement ne se fait pas sans heurts.
Au CIUSSS de l’Estrie – CHUS, qui utilise ce module depuis l’automne à Sherbrooke, les pépins s’accumulent. « Il y a de grands enjeux de transmission de résultats », affirme Isabelle Mantha, présidente de l’exécutif local de l’Alliance du personnel professionnel et technique de la santé et des services sociaux (APTS) en Estrie. Elle explique qu’à un certain moment, plus de 9000 rapports de laboratoire étaient non transmis aux médecins, car différentes composantes informatiques « communiquaient mal ». « On avait peur de manquer quelque chose », dit-elle.
Pour pallier les nombreux problèmes, les équipes du laboratoire du CHUS – Hôpital Fleurimont accumule les heures supplémentaires, selon Mme Mantha. « L’équipe est ultra épuisée. »
Mme Mantha explique qu’un simple problème d’entrée de données peut entraîner la perte d’échantillons ou de résultats.
Il suffit de mettre un accent au mauvais endroit et le dossier peut disparaître virtuellement du système.
Sandra Etienne, quatrième vice-présidente de l’APTS
Selon elle, des prises de sang de certains patients ont dû être refaites dans différents établissements, car les résultats s’étaient égarés dans le système. Pour Mme Etienne, l’implantation du nouveau système s’est faite de façon « précipitée », alors même que les équipes de laboratoire sont submergées de travail. « Les équipes ne sont pas contre le projet. L’objectif est bon. Mais il faut prendre le temps de bien faire les choses […] Many are worried about patients,” notes Maxime Clément, spokesperson for the APTS.
The suspended suite
Faced with the accumulation of problems, the CIUSSS de l’Estrie – CHUS has decided to “postpone the deployment dates” for its facilities in Granby and Brome-Missisquoi-Perkins, confirms the spokesperson for the establishment, Cynthia Lauzé . No date has yet been set.
At the MSSS, spokesperson Marie-Claude Lacasse indicates that the teams of the Ministry are “completely aware of the issues raised in the field and work daily with the supplier to take corrective action”. Both modules are developed by the Médisolution company. The company led the questions of The Press to the MSSS.
Mme Lacasse says some adjustments have “already been applied and more are to come.” “It’s agile development: we start the deployment as a pilot project, we collect feedback and we make the necessary changes,” she says.
The MSSS spokesperson assures that “the deployment will not take place in the other laboratories until the required patches have been made”. “It is precisely the role of pilot projects to test solutions and improve them if necessary before they are deployed in other laboratories. »
According to Mme Lacasse, the SIL-P will ultimately allow “significant gains by reducing the double entry of information, will ensure the interoperability of results in a cluster of laboratories and will contribute to reducing delays in addition to eliminating the use of the fax machine and paper.