Une alternative aux créneaux de rendez-vous dans Google Agenda, la fonctionnalité Calendriers de rendez-vous vous permet de créer des horaires permettant aux clients et collègues de prendre rendez-vous avec vous. Ce qui est bien avec cette fonctionnalité, c’est qu’elle offre la flexibilité de personnaliser complètement votre disponibilité.
Outre les fonctionnalités de base telles qu’un formulaire de réservation modifiable et des rappels par e-mail, vous pouvez ajouter plusieurs périodes par jour, choisir combien de temps à l’avance les personnes peuvent réserver et inclure un tampon entre les rendez-vous.
Voyons comment personnaliser votre disponibilité et plus encore dans les horaires de rendez-vous.
Modifier un horaire de rendez-vous existant
Si vous avez déjà configuré un calendrier de rendez-vous que vous souhaitez modifier avec les options ci-dessous, sélectionnez-le dans Google Agenda et cliquez sur l’icône en forme de crayon pour le modifier.
Vous pouvez également personnaliser ces options si vous configurez votre premier calendrier de rendez-vous ou un autre.
Disponibilité générale
Lorsque vous configurez un calendrier de rendez-vous, vous sélectionnez les jours et les heures auxquels vous êtes ouvert pour les rendez-vous. Ceux-ci s’affichent ensuite sur votre page de réservation où les autres peuvent cliquer pour sélectionner une heure.
En fonction de votre entreprise ou de votre service, vous souhaiterez peut-être ajouter une autre période d’un jour ou deux. Par exemple, vous pourriez être disponible de 9h à 11h puis de 15h à 17h le même jour. En revanche, vous pouvez être totalement indisponible certains jours comme le week-end.
Accédez à la section Disponibilité générale dans la barre latérale du calendrier de rendez-vous réservable. Pour ajouter une période de temps pour un jour, cliquez sur le signe plus et entrez la période. Vous pouvez ajouter plusieurs plages horaires pour une même journée.
Pour supprimer une période, cliquez sur le cercle barré. Vous pouvez le faire pour supprimer une période de temps spécifique pour un jour ou rendre le jour indisponible pour les rendez-vous.
Fenêtre de planification
La section Fenêtre de planification vous permet de limiter la plage horaire pour les réservations de rendez-vous. Vous pouvez choisir « Disponible maintenant » ou entrer les dates de début et de fin pour tous les rendez-vous. Ce dernier est utile si vous ne souhaitez autoriser les réservations que pour une certaine période.
Ensuite, vous pouvez ajuster le temps minimum à l’avance qu’une personne peut réserver un rendez-vous et le temps minimum avant l’heure de début d’un rendez-vous qu’une personne peut réserver. Cochez la case pour une ou les deux fonctionnalités, puis entrez la durée dans la liste déroulante ou utilisez les flèches pour vous déplacer de haut en bas par petits incréments.
Disponibilité ajustée
Vous pouvez avoir un jour particulier pour lequel vous autoriseriez normalement les réservations, mais préférez ne pas le faire. Par exemple, il peut s’agir d’un jour férié, d’une occasion spéciale ou d’un jour où vous serez hors de la ville. En même temps, vous pouvez avoir du temps supplémentaire disponible à une date spécifique que vous souhaitez ajouter.
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Cliquez sur « Modifier la disponibilité d’une date » et choisissez la date dans le calendrier contextuel. Ensuite, entrez la période pendant laquelle vous êtes disponible pour cette date.
Si vous ne serez pas disponible toute la journée, cliquez sur le cercle barré.
Paramètres de rendez-vous réservés
Peut-être avez-vous besoin d’un peu de temps entre les rendez-vous ou ne pouvez-vous organiser qu’un nombre spécifique de rendez-vous par jour. La section « Paramètres de rendez-vous réservés » vous permet d’ajouter ces types d’éléments, alors développez cette section.
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Cochez la case pour ajouter un tampon entre les rendez-vous, puis entrez le nombre de minutes ou d’heures. Votre page de réservation est ensuite mise à jour pour refléter ce changement dans les heures de rendez-vous disponibles.
Cochez la case suivante si vous souhaitez limiter vos rendez-vous par jour puis saisissez le nombre.
Si vous décidez de tirer parti des calendriers de rendez-vous dans Google Agenda, gardez ces personnalisations à l’esprit. Vous pourrez avoir l’horaire exact que vous souhaitez!