Nous recevons des e-mails automatisés tout le temps. Des confirmations aux accusés de réception, vous en avez probablement au moins un dans votre boîte de réception en ce moment. Et si vous vouliez envoyer vous-même un e-mail automatique ? Nous allons vous montrer comment dans Gmail.
Vous pouvez envoyer un e-mail automatiquement dans Gmail avec un processus simple en deux étapes. Tout d’abord, vous allez créer l’e-mail et l’enregistrer en tant que modèle. Deuxièmement, vous allez configurer un filtre pour envoyer cet e-mail en fonction de critères.
Si vous êtes prêt à alléger votre charge de travail en automatisant les e-mails au lieu de les envoyer manuellement, allons-y !
Créer le modèle d’e-mail dans Gmail
Vous pouvez créer et utiliser des modèles sur le site Web de Gmail. Au moment d’écrire ces lignes, la fonctionnalité n’est pas disponible dans les applications mobiles Gmail.
EN RELATION: Comment créer et utiliser un modèle d’e-mail dans Microsoft Outlook
Activer les modèles
Pour configurer un modèle dans Gmail, vous devez d’abord activer le paramètre. Cliquez sur l’icône d’engrenage en haut à droite, puis sélectionnez « Voir tous les paramètres » dans la barre latérale qui apparaît.
Accédez à l’onglet Avancé et cochez l’option Activer à droite de Modèles. Cliquez sur « Enregistrer les modifications » en bas.
La page Web sera actualisée pour appliquer votre modification.
Composer le modèle
Cliquez sur « Composer » en haut à droite pour créer un e-mail comme vous le feriez normalement. Entrez le corps de l’e-mail et éventuellement la ligne d’objet.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur les trois points en bas à droite de l’e-mail pour afficher Plus d’options. Déplacez votre curseur sur Modèles > Enregistrer le brouillon en tant que modèle > Enregistrer en tant que nouveau modèle.
Donnez un nom à votre modèle et cliquez sur « Enregistrer ».
Vous pouvez ensuite fermer l’e-mail en cliquant sur le X en haut à droite, sauf si vous souhaitez également envoyer cet e-mail manuellement.
Configurer le filtre automatisé pour envoyer l’e-mail
Maintenant que vous avez créé votre modèle d’e-mail, vous pouvez configurer le filtre pour l’envoyer automatiquement.
Revenez à vos paramètres Gmail à l’aide de l’icône d’engrenage et de « Voir tous les paramètres ». Cette fois, sélectionnez l’onglet Filtres et adresses bloquées et choisissez « Créer un nouveau filtre » en bas.
Entrez les critères pour les messages entrants auxquels vous souhaitez envoyer l’e-mail automatique. Par exemple, si vous avez un lien e-mail sur votre site Web, vous pouvez inclure le sujet. Ou si vous demandez aux autres d’inclure certains mots, vous pouvez utiliser A les mots. Ensuite, cliquez sur « Créer un filtre ».
Sur l’écran suivant se trouvent les actions pour les e-mails correspondants. Cochez la case Envoyer un modèle et choisissez votre modèle dans la liste déroulante. Si vous souhaitez utiliser des actions supplémentaires, vous pouvez également le faire ici. Par exemple, vous pouvez appliquer une étiquette ou transférer l’e-mail pour effectuer un suivi ou prendre d’autres mesures.
EN RELATION: Comment transférer automatiquement des e-mails spécifiques dans Gmail
Cliquez sur « Créer un filtre » lorsque vous avez terminé de sélectionner les actions.
Pour vous assurer que ce processus fonctionne comme prévu, vous pouvez envoyer un message test qui répond aux critères à l’adresse e-mail. Ensuite, confirmez que vous recevez l’e-mail automatique.
Si vous envoyez régulièrement les mêmes messages à des clients, des clients, des utilisateurs ou des contacts, essayez ce processus et envoyez ces e-mails automatiquement.