Si vous avez une entreprise ou un service où vous souhaitez autoriser les clients et les clients à prendre rendez-vous avec vous, jetez un coup d’œil à la fonctionnalité Calendriers de rendez-vous dans Google Agenda.
Différent des créneaux de rendez-vous de Google Agenda, les calendriers de rendez-vous vous permettent de créer et de partager des pages pour prendre des rendez-vous. Vous pouvez vous rencontrer en personne, par téléphone ou en utilisant Google Meet. De plus, vous et vos clients recevez des notifications par e-mail sous forme de confirmations et de rappels.
Les calendriers de rendez-vous dans Google Agenda comportent de nombreux paramètres. Alors, découvrons les bases de la fonctionnalité afin que vous puissiez commencer à l’utiliser !
Disponibilité des horaires de rendez-vous
Comme de nombreuses autres fonctionnalités de Google Agenda, les calendriers de rendez-vous sont limités à certains types de comptes et à certaines plates-formes. Veuillez vérifier les points suivants si vous souhaitez utiliser les calendriers de rendez-vous.
- Les particuliers peuvent utiliser la fonctionnalité s’ils sont abonnés à Google Workspace Individuel.
- Les comptes Business Starter n’ont pas accès à la fonctionnalité.
- Ceux qui ont un compte Google Agenda pour le travail ou l’école peuvent utiliser les calendriers de rendez-vous ou les créneaux de rendez-vous.
- Actuellement, vous ne pouvez configurer des calendriers de rendez-vous que dans Google Agenda sur le Web.
Activer les horaires de rendez-vous
Si vous voyez normalement des créneaux de rendez-vous lors de la création d’un événement dans Google Agenda, vous pouvez activer la fonctionnalité Calendriers de rendez-vous à sa place.
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Rendez-vous sur Google Agenda et connectez-vous. Cliquez sur l’icône d’engrenage en haut et choisissez « Paramètres ».
Dans la navigation sur la gauche, choisissez « Horaires de rendez-vous ». Ensuite, cochez la case Créer des horaires de rendez-vous au lieu de créneaux de rendez-vous.
Vous pouvez décocher cette case à tout moment pour utiliser à nouveau les créneaux de rendez-vous.
Configurer un calendrier de rendez-vous
Vous pouvez maintenant commencer à configurer un calendrier de rendez-vous de deux manières.
Cliquez sur « Créer » en haut à gauche et sélectionnez « Calendrier de rendez-vous ».
Vous pouvez également cliquer sur une date et une heure dans votre agenda Google et choisir l’onglet Calendrier de rendez-vous. Cochez l’option Créer un nouvel horaire de rendez-vous, ajoutez un titre et cliquez sur « Continuer ».
Vous verrez alors la barre latérale du calendrier de rendez-vous réservable apparaître sur la gauche. C’est ici que vous configurerez chacun des paramètres de vos réservations.
Durée du rendez-vous
Les rendez-vous doivent durer au moins 30 minutes. Utilisez la liste déroulante pour choisir la durée de chaque rendez-vous. Utilisez l’option Personnalisé pour une période de temps spécifique.
Disponibilité générale
Vous avez une flexibilité totale pour votre calendrier de rendez-vous. Vous verrez les jours de la semaine répertoriés où vous pouvez sélectionner une période pour chaque jour ou seulement des jours spécifiques. Pour ajouter un jour, cliquez sur le signe plus et pour en supprimer un, cliquez sur le cercle barré. Pour gagner du temps, vous pouvez configurer un jour et copier la plage horaire sur les autres jours à l’aide de l’icône de copie.
De plus, vous pouvez répéter votre calendrier de rendez-vous chaque semaine si vous le souhaitez. Cliquez sur la liste déroulante en haut de la section et sélectionnez « Répéter chaque semaine ».
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Emplacement et conférence
Choisissez le lieu de vos rendez-vous. Vous pouvez choisir la visioconférence Google Meet, la réunion en personne ou un appel téléphonique. Vous avez également la possibilité de choisir Aucun si vous souhaitez spécifier l’emplacement ultérieurement.
La description
Vous pouvez éventuellement ajouter une description qui apparaît sur votre page de réservation et dans les e-mails de confirmation à vos clients ou clients. Vous pouvez inclure une explication de votre service, mentionner l’e-mail de rappel que quelqu’un reçoit ou inclure une note sur votre politique de confidentialité.
Formulaire de reservation
Le formulaire de prise de rendez-vous nécessite le nom et prénom de la personne ainsi que son adresse e-mail. Si vous souhaitez ajouter un autre champ, tel qu’un numéro de téléphone, développez cette section et cliquez sur « Ajouter un élément ».
Sélectionnez Numéro de téléphone ou Élément personnalisé, rendez éventuellement le champ obligatoire, puis cliquez sur « Ajouter un élément ».
Rappel par e-mail
Une autre fonctionnalité que vous voudrez vérifier concerne les rappels par e-mail, alors développez cette section. Vous verrez que vous et la personne qui planifiez le rendez-vous recevez un e-mail de confirmation avec l’invitation Google Agenda.
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Si vous le souhaitez, vous pouvez cocher la case pour envoyer un rappel par e-mail à votre client ou à votre client. C’est idéal pour leur rappeler le rendez-vous un jour ou une heure à l’avance. Vous pouvez également choisir une période spécifique en sélectionnant « Personnalisé » dans la liste déroulante et en inclure plusieurs en cliquant sur « Ajouter un rappel ».
Enregistrez votre horaire de rendez-vous
Lorsque vous avez terminé de configurer votre emploi du temps, cliquez sur « Enregistrer » en bas. Vous verrez alors une nouvelle fenêtre pop-up vous permettant de visiter ou de copier un lien vers votre page de réservation ou de voir vos horaires de rendez-vous si vous en avez configuré plusieurs.
Il s’agit de la même fenêtre que vous verrez si vous sélectionnez l’événement de réservation sur votre calendrier.
Si vous avez une entreprise où les réservations sont essentielles ou une salle de classe où les rendez-vous des étudiants seraient utiles, assurez-vous de consulter les horaires de rendez-vous dans Google Agenda.