Comment ajouter ou supprimer une signature numérique dans les fichiers Microsoft Office

Nous signons tous des documents à des fins diverses comme des lettres officielles, des baux de notre appartement, des documents de projets à partager avec des collaborateurs et des demandes de prêt.

Cependant, il est plus simple et souvent plus sûr d’apposer vos signatures sur des documents s’ils sont faits numériquement. Les fichiers Microsoft Office tels que Word, Excel et PowerPoint vous permettent d’ajouter facilement des signatures numériques. Voyons comment c’est fait.

Qu’est-ce qu’une signature numérique et pourquoi en ajouter une ?

Une signature numérique est un type de signature électronique utilisée pour valider l’authenticité et l’intégrité des informations numériques telles que les e-mails, les transactions par carte de crédit et les documents. Les fichiers Microsoft Word et Excel peuvent être signés numériquement, et il existe également de nombreuses façons de signer des fichiers PDF.

Si vous signez numériquement un document, cela confirmera que les informations contenues dans le document proviennent de vous et n’ont pas été modifiées depuis que vous l’avez signé. C’est donc comme une empreinte digitale virtuelle ou une représentation électronique de votre signature manuscrite.

Bien qu’il existe de nombreuses applications pour signer des documents en ligne, Microsoft Office vous permet de créer des signatures numériques dans des fichiers Word, Excel et PowerPoint. Vous n’avez pas besoin d’imprimer un document, de signer avec un stylo, puis de le numériser et de l’envoyer. Vous pouvez simplement créer une signature numérique dans un fichier Office et l’envoyer par e-mail.

L’ajout d’une signature numérique contribue à rendre le document authentique et officiel. Il assure également la non-répudiation, ce qui signifie qu’il prouve à toutes les parties l’origine du contenu signé.

De plus, selon Microsoft, les signatures dans les fichiers Microsoft Word, Microsoft Excel ou Microsoft PowerPoint, qui sont horodatées par un serveur d’horodatage sécurisé, ont, dans certaines circonstances, la validité d’une notarisation.

Comment rendre une signature numérique officielle

Vous devez avoir un certificat de signature numérique pour confirmer votre identité et la rendre officielle. Lorsque vous envoyez un fichier Microsoft Office signé numériquement, le certificat numérique y est inclus avec une clé publique.

Les certificats numériques sont délivrés par une autorité de certification (AC). Un certificat est généralement valide pendant un an, après quoi le signataire doit renouveler ou obtenir un nouveau certificat de signature pour établir son identité.

Si vous ne souhaitez pas acheter de certificat ou si vous devez signer le document immédiatement, vous pouvez également créer votre certificat. Sous Windows, le processus de création de votre certificat dépend de la version de Windows que vous utilisez : Windows 10, 8, 7, Vista ou XP.

Pour en savoir plus sur les services de certificat numérique ou sur les instructions de création de votre certificat, visitez cette page de support Microsoft.

Comment ajouter une signature numérique à un fichier Microsoft Office

Vous pouvez ajouter des signatures numériques aux fichiers Word, Excel et PowerPoint. Pour ajouter une signature numérique, vous devez disposer d’un fichier Word ouvert ou d’une feuille Excel. Le processus pour Word et Excel est similaire, alors explorons comment ajouter une signature numérique sur un fichier Word.

1. Dans le fichier Word ouvert, par exemple, à la fin où vous signez un document, placez le pointeur à l’endroit où vous souhaitez créer une signature numérique.
2. Clique sur le Insérer languette. La liste des lignes de signature se trouvera dans le groupe de texte en haut à droite.

3. Cliquez sur Signature Microsoft Office Ligne. Un onglet de configuration de signature s’ouvre pour que vous remplissiez quelques champs.
4. Ajoutez les informations pertinentes dans la boîte de dialogue Configuration de la signature : Signataire suggéré: (ce serait votre nom), Titre du signataire: (votre désignation), et Adresse e-mail du signataire: (votre adresse email si vous voulez la donner).
5. Sous instructions au signataire, il y aura une instruction par défaut : Avant de signer ce document, vérifiez que le contenu que vous signez est correct. Cette instruction peut être modifiée et ci-dessous, il y aura deux options que vous pouvez définir en cochant les cases : Autoriser le signataire à ajouter des commentaires dans la boîte de dialogue Signer et Afficher la date de signature dans la ligne de signature.

6. Après avoir rempli vos coordonnées, cliquez sur d’accord. Vous pourrez maintenant voir une ligne de signature avec votre nom et votre titre en dessous.

Voyons maintenant comment ajouter une signature sur la ligne de signature.

1. Clic-droit la ligne de signature dans le fichier. Sélectionnez ensuite Signer du menu.

2. Vous pouvez ajouter votre signature des trois manières suivantes :
   • Si vous souhaitez ajouter votre signe imprimé, tapez simplement votre nom près du X symbole.
   • Si vous avez une image de votre signature, cliquez sur le Sélectionnez l’image de la signature onglet et cliquez Sélectionner une image— l’Explorateur de fichiers s’ouvrira et vous pourrez ajouter l’image de votre signature en parcourant votre ordinateur.
   • Troisièmement, si vous avez une tablette PC, vous pouvez également ajouter une signature manuscrite en signant à côté de X sur la ligne de signature.
3. Vous pouvez également ajouter des détails sur le signataire (qui serait vous), comme votre rôle et l’adresse du lieu de production, en cliquant sur le Des détails bouton.
4. Puis à la fin, cliquez sur Signer au fond.

5. Vous recevrez une invite de confirmation de signature. Ensuite, votre signature apparaîtra sur la ligne de signature de votre document. Vous pouvez maintenant envoyer votre document signé numériquement.

Comment supprimer une signature numérique

La suppression d’une signature numérique se fait en quelques clics.

1. Ouvrez le fichier Microsoft Word ou Excel avec une signature numérique.
2. Faites un clic droit sur le Ligne de signature.
3. Cliquez sur Supprimer la signature. Une invite apparaîtra vous demandant de confirmer la suppression de la signature.

Votre signature numérique sera supprimée du document. La modification du document en supprimera également les signatures.

Comment ajouter ou supprimer une signature numérique invisible

Contrairement à une signature visible, une signature numérique invisible n’ajoute aucune marque ou texte dans le document. Au lieu de cela, une signature invisible ajoute uniquement des métadonnées au fichier du document pour garantir l’authenticité du document sans altérer son contenu.

Vous pouvez ajouter une signature numérique invisible à un fichier Microsoft Office en procédant comme suit :

1. Ouvrez le document Word, Excel ou PowerPoint et cliquez sur Fichier. le Info section s’ouvrira.
2. Sélectionner Protéger le document.
3. Ensuite, dans le menu déroulant, sélectionnez Ajouter une signature numérique.

4. La boîte de signature numérique s’ouvrira. Tapez le but de la signature du document dans la boîte de dialogue.
5. Puis clique Signer.

6. le Info indiquera alors que le document a été signé et marqué comme final.

Une fois qu’un fichier est signé numériquement, il deviendra un document en lecture seule pour empêcher toute modification ultérieure.

Il est également facile de supprimer une signature numérique invisible.

1. Ouvrez le fichier avec la signature numérique invisible. Vous verrez deux messages en haut, l’un indiquant que le document est marqué comme final et le second indiquant que le document contient des signatures valides.
2. Au deuxième Signatures ligne de message, cliquez sur Afficher les signatures. le Signatures volet s’ouvrira sur le côté droit du document.
3. Clique le La Flèche à côté du nom de la signature.
4. Puis clique Supprimer la signature dans le menu déroulant.

5. Enfin, cliquez Oui sur l’invite qui s’affiche. Et votre signature numérique invisible sera supprimée.

Donnez à vos documents de bureau l’authenticité et la sécurité avec votre signature numérique

Les signatures numériques ajoutent une couche de confiance et d’authenticité à vos documents. Il inspire confiance à vos collaborateurs et aux destinataires de vos documents.

De plus, vous avez la tranquillité d’esprit que vos documents sont sécurisés et infalsifiables. Alors facilitez et sécurisez vos transactions officielles et personnelles en ajoutant des signatures numériques à vos fichiers Microsoft Office.

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