Comme pour prendre des notes lorsque vous composez un document, vous pouvez utiliser des notes dans Excel pour une feuille de calcul. Vous pouvez utiliser une note comme rappel, pour ajouter une référence ou inclure un détail qui doit rester en dehors des données de la cellule.
Les notes sont différentes des commentaires dans Excel. Les commentaires sont normalement utilisés lorsque vous collaborez avec d’autres personnes sur votre feuille de calcul. Vous pouvez communiquer sur les ajouts ou les modifications apportées aux données et marquer les commentaires comme résolus lorsque les tâches sont terminées.
Si vous souhaitez tirer parti de la fonctionnalité de note dans Excel, voyons comment ajouter une note et les actions que vous pouvez effectuer pour gérer les notes dans votre feuille.
Ajouter une note dans Excel
Vous pouvez ajouter une note à une cellule dans Excel de différentes manières. Une façon consiste à accéder à l’onglet Révision et à sélectionner la flèche déroulante Notes. Votre autre option consiste simplement à cliquer avec le bouton droit sur la cellule et à choisir « Nouvelle note ».
Vous verrez votre nom ou votre nom d’utilisateur Excel suivi de deux-points dans la zone de note jaune. Tapez simplement votre note, puis cliquez n’importe où dans la feuille pour la fermer. Les notes que vous ajoutez sont enregistrées automatiquement.
Une fois que vous avez ajouté une note à une cellule, vous verrez un triangle rouge dans le coin de la cellule. C’est votre indicateur qu’une note est jointe. Sélectionnez simplement la cellule ou passez votre curseur dessus pour afficher la note.
Modifier l’affichage des notes
Pour modifier l’affichage des notes, que ce soit en cliquant ou en survolant votre curseur, accédez à Fichier> Options. Sélectionnez « Avancé » sur la gauche et faites défiler jusqu’à la section Affichage sur la droite.
Vous verrez trois options ci-dessous Pour les cellules avec commentaires, Afficher. Vous pouvez masquer les notes et les indicateurs, afficher uniquement les indicateurs et les notes lorsque vous survolez, ou afficher à la fois les indicateurs et les notes.
Noter: N’oubliez pas que le réglage de ce paramètre affecte les commentaires de votre feuille ainsi que les notes.
Modifier une note
Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer du texte que vous avez tapé dans une note. Sélectionnez la cellule pour afficher la note, accédez à l’onglet Révision et sélectionnez « Modifier la note » dans le menu déroulant Notes. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur la cellule et sélectionner « Modifier la note ».
Placez ensuite votre curseur à l’intérieur pour effectuer votre modification.
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Afficher et masquer les notes
Il peut arriver que vous souhaitiez afficher toutes les notes de votre feuille si vous en avez plusieurs. Vous pouvez activer un paramètre pour garder une ou plusieurs notes visibles.
Pour afficher une seule note, sélectionnez la cellule et accédez à l’onglet Révision. Cliquez sur le menu déroulant Notes et choisissez « Afficher/Masquer la note ». Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur la cellule et choisir « Afficher/Masquer la note » dans le menu contextuel.
Pour afficher toutes les notes de votre feuille, choisissez plutôt « Afficher toutes les notes » dans le menu déroulant.
Pour masquer à nouveau vos notes, ouvrez le menu déroulant Notes et désélectionnez « Afficher/Masquer la note » ou « Afficher toutes les notes ».
Se déplacer entre les notes
Que vous décidiez de garder vos notes visibles ou de sélectionner la cellule pour afficher la note, vous pouvez parcourir chaque note une par une si nécessaire.
Dans l’onglet Révision, sélectionnez le menu déroulant Notes et utilisez les options Note précédente et Note suivante.
Supprimer une note
Si vous terminez avec une note et que vous n’en avez plus besoin, vous pouvez la supprimer de deux manières. Sélectionnez la cellule, accédez à l’onglet Révision, puis cliquez sur « Supprimer » dans la section Commentaires du ruban. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur la cellule contenant la note et sélectionner « Supprimer la note ».
Convertir les notes en commentaires
Peut-être avez-vous ajouté plusieurs notes à votre feuille avant de la partager et souhaitez transformer ces notes en commentaires que vous pouvez utiliser pour collaborer. Cela vous permet de tirer parti des fonctionnalités de commentaire telles que les mentions et la résolution des commentaires.
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Ouvrez l’onglet Révision et sélectionnez le menu déroulant Notes. Choisissez « Convertir en commentaires ».
Vous verrez un message contextuel vous demandant de confirmer cette action. Sélectionnez « Convertir toutes les notes » pour continuer.
Vos notes se transforment alors en commentaires que vous pouvez consulter et exploiter, vous-même ou avec vos collaborateurs. En outre, l’indicateur de note rouge sur la cellule se transforme en indicateur de commentaire violet.
En utilisant des notes dans Excel, vous pouvez vous rappeler de mettre à jour les données d’une cellule, d’inclure une référence pour la source d’origine ou d’enregistrer un détail spécifique concernant la cellule. Gardez cette fonctionnalité pratique à l’esprit !
Pour en savoir plus, découvrez comment masquer les commentaires, les formules, le quadrillage, etc. dans vos feuilles Excel.