Combien de paperasse faut-il pour approuver un (petit) site Web gouvernemental ? 39 230 mots

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OTTAWA – L’ère d’Internet nous a apporté une application pour rencontrer l’amour de votre vie et un site Web pour trouver un prêt hypothécaire sur la maison de vos rêves.

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Pourquoi alors, lorsque les Canadiens interagissent avec leur gouvernement fédéral, ils sont souvent obligés de traiter avec une litanie de formulaires papier, des sites Web obsolètes ou primitifs et même des télécopieurs au lieu d’applications et de formulaires et de sites en ligne élégants?

Un fonctionnaire fédéral qui travaille pour le Service numérique canadien (SDC) – le ministère chargé de créer des solutions en ligne innovantes pour le reste du gouvernement – ​​peut avoir la réponse à cela : la paperasse.

Dans un article de blog révélateur intitulé « Presse-papiers, un récit édifiant d’un oubli onéreux « , Paul Craig, développeur principal de CDS, a détaillé la quantité écrasante de paperasse interne nécessaire pour créer un site Web d’engagement citoyen unique de 12 pages appelé Laboratoires de Service Canada .

« Pour un visiteur occasionnel, il a quatre pages et il fait deux choses : vous pouvez voir une liste des nouveaux services à venir, et vous pouvez vous porter volontaire pour les tester. En grande partie en raison de sa simplicité inhérente, notre équipe petite mais déterminée a pu le lancer à temps », a écrit Craig.

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« Est-ce que ça faisait du bien de le sortir enfin ? Zut oui. A-t-il été facile de s’y rendre ? Putain non. »

Il dit que le principal obstacle à la création et à la publication rapide de toute forme de nouveau site Web gouvernemental est un niveau excessif de surveillance et de paperasse interne.

Dans ce cas, comme dans la plupart des autres, les activités de conformité (c’est-à-dire la documentation interne requise pour obtenir tous les feux verts pour lancer le projet) ont pris plus de temps à produire que le site Web lui-même.

Son expérience est loin d’être unique, déclare la professeure agrégée de l’Université Carleton, Amanda Clarke, auteur du livre 2019 Ouvrir le gouvernement du Canada : La bureaucratie fédérale à l’ère numérique.

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Elle dit qu’une série de scandales au fil des décennies (comme le scandale des commandites ou le « cafouillage » des subventions et contributions) a créé une « culture de responsabilisation trop agressive » dans la bureaucratie fédérale qui a conduit à de nouvelles règles de surveillance « trop onéreuses et inefficaces ».

« Pour la plupart, ces règles et mécanismes de surveillance ne rendent pas le gouvernement plus responsable, et ils ne le rendent certainement pas plus efficace (ou un lieu de travail agréable la plupart du temps) », a-t-elle déclaré dans un e-mail. .

Dans son article de blog, Craig a fait le calcul pour illustrer ce point avec éloquence. Le site Web de son équipe se compose d’un total de 4 305 mots sur 12 pages individuelles (certaines sont publiques, d’autres ne sont visibles que par les développeurs).

Mais pour être autorisée à publier le site Web, l’équipe de Craig a fini par produire un total de 45 documents contenant 39 230 mots de texte original (ce qui signifie qu’il a exclu toute copie et tout contenu collé ou modélisé).

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Ces règles et mécanismes de surveillance ne rendent pas le gouvernement plus responsable, et ils ne le rendent certainement pas plus efficace

En comparaison, le célèbre roman fantastique de CS Lewis Le Lion, la Sorcière et l’Armoire est plus court de 3 000 mots (36 363 mots) et celui de F. Scott Fitzgerald Gatsby le magnifique , en aucun cas considéré comme un livre court, compte à peine 8 000 mots de plus (47 094), note Craig.

« Pour le dire autrement, pour chaque 10 mots que nous écrivons sur cette équipe, un mot est pour le site lui-même – la chose réelle que nous essayons de publier – et neuf mots sont pour la gouvernance interne, à lire une ou deux fois (si jamais), puis classé quelque part », lit-on dans son message.

« Malheureusement, le fait de lancer (le site Web de Labs) signifiait s’engouffrer dans un bourbier de réunions et d’ingérences », a ajouté Craig. « C’est bien beau de défendre les méthodes de travail plus légères et plus rapides de demain, mais dans notre contexte actuel, nous étions fermement piégés dans le passé. »

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En fin de compte, Craig recommande que le gouvernement adopte une approche « moins c’est mieux » lors de l’adoption de nouvelles technologies ou de méthodes numériques.

Au lieu d’ajouter des mesures de conformité et de surveillance ou d’appliquer des procédures conçues il y a des décennies à chaque fois qu’une équipe gouvernementale souhaite essayer une solution innovante, Craig soutient que la fonction publique doit examiner attentivement à quel point la surveillance est nécessaire et utile avant de commencer à étouffer. innovation.

« Je ne dis pas que nous ne devrions pas avoir de processus de conformité – bien sûr, nous avons besoin d’examens de sécurité et d’une documentation interne quelconque. Mais avant tout, nous avons besoin de procédures proportionnelles aux résultats, qui s’adaptent aux situations changeantes », a-t-il soutenu.

Ses réflexions ont récemment été reprises par un autre collègue du CDS, Sean Boots, dans un article de blog distinct intitulé « De sombres perspectives pour la technologie du secteur public . « 

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« Le travail technologique dans le secteur public (au Canada, au niveau fédéral) n’est pas en très bonne forme », soutient Boots dès le départ.

Son article expose trois enjeux clés qui entravent considérablement la capacité du gouvernement fédéral de s’adapter à l’ère numérique.

Premièrement, une classe exécutive de bureaucrates qui est « mal équipée » pour diriger des initiatives technologiques.

Deuxièmement, de nombreux services informatiques qui prétendent être « agiles » sur le papier mais ne le sont pas du tout dans la pratique. Il dit que beaucoup ont largement adopté la terminologie utilisée par les équipes technologiques du secteur privé au rythme rapide, mais ont hésité à changer réellement leurs anciennes méthodes de travail.

Troisièmement, un « manque d’urgence généralisé » au niveau politique et exécutif lorsqu’il s’agit de s’attaquer aux nombreux problèmes qui entravent l’innovation numérique.

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Les experts craignent également que le changement nécessaire soit encore plus lent à venir depuis que le gouvernement Trudeau a abandonné le rôle de ministre du gouvernement numérique lors du dernier remaniement ministériel.

Le dernier rôle a été occupé par Joyce Murray, qui était la quatrième personne à détenir le titre avant d’être transférée à Pêches et Océans après les dernières élections.

« Jusqu’à ce que quelque chose de substantiel change – ou qu’une crise au niveau de Phoenix frappe un service public – nous continuerons tous à passer notre temps sur des documents informatiques performants au lieu de créer de meilleurs services », a conclu Boots.

Ni Craig ni Boots n’ont répondu aux demandes d’interview.

• Courriel : [email protected] | Twitter: ChrisGNardi