Contrairement aux SMS classiques, la rédaction d’e-mails est différente. Les gens ont tendance à trop réfléchir lorsqu’il s’agit de rédiger un e-mail à partir de zéro. Vous vous demandez quoi inclure, quoi éviter, et Dieu sait si ce que vous écrivez actuellement est juste ?
En tant que prestataire de services, je dois écrire des dizaines d’e-mails chaque jour. Et cela fait de moi la personne idéale pour répondre à vos questions.
Avec les informations appropriées, rédiger des e-mails efficaces plus rapidement devient aussi simple que de taper un message sur une application de chat. Ensuite, vous pouvez également utiliser des outils d’IA pour accélérer le processus. Voici comment.
10 conseils pour rédiger des e-mails efficaces plus rapidement
1. Traitez la ligne d’objet comme le résumé de votre e-mail
Lorsque vous devez envoyer un e-mail, la première chose à laquelle vous devez faire face est d’écrire une ligne d’objet puissante. C’est la première chose que voit votre destinataire, et tout e-mail avec une ligne d’objet médiocre ou inexistante peut être supprimé ou se retrouver dans le dossier spam.
Ainsi, vous aurez peut-être besoin d’une minute supplémentaire pour le penser et l’écrire. Le moyen le plus simple d’éviter que vos lignes d’objet ne soient générales ou vagues est de les traiter comme des titres. Tout ce que vous avez à faire est de résumer votre e-mail de manière concise mais informative.
2. Saluez-les
Après votre ligne d’objet, vous devez donner le ton à votre e-mail et impressionner votre destinataire. Les saluer, de manière formelle ou informelle, est la meilleure façon de le faire. Si vous êtes confus, optez pour la voie formelle.
Voici les différentes manières de saluer vos destinataires :
- Bonjour: Ceci est pour des conversations directes et amicales.
- Salut: C’est simple et poli.
- Cher: C’est un peu contre nature, mais vous pouvez l’utiliser en contactant un cadre.
3. Ajouter une phrase d’ouverture
Après avoir salué votre destinataire, vous devez ressentir la démangeaison de parler du sujet de votre e-mail, mais faites une pause pendant une seconde. Avant de dire quoi que ce soit, écrivez une phrase d’ouverture pour commencer votre e-mail avec un bon débit.
L’une des meilleures façons de le faire est d’ajouter une ligne d’ouverture.
Voici quelques exemples que vous pouvez utiliser directement :
- Permettez-moi de me présenter.
- C’est bien d’avoir de tes nouvelles.
- J’espère que tu vas bien.
- Je tends la main vers ____
- Merci pour la mise à jour.
- Je m’enregistre le ____
- Félicitations pour votre (récente réalisation).
4. Présentez-vous
Si vous envoyez un e-mail à quelqu’un pour la première fois, vous devez vous présenter avant de parler d’autre chose.
Même si les gens parlent généralement pendant des heures, ils commencent à transpirer lorsqu’on leur demande de se présenter. Ne t’inquiète pas. Il ne doit pas en être ainsi. Pour vous faciliter la tâche, utilisez l’un des formats suivants.
- Je m’appelle (Nom complet) et je suis (Votre rôle actuel).
- Je m’appelle (nom complet) et je travaille pour une entreprise (industrielle) appelée (nom de l’entreprise).
La meilleure pratique consiste à n’inclure qu’une phrase ou deux sur vous-même, et pas plus.
5. Allez droit au but rapidement
La meilleure façon de s’assurer que votre e-mail est précieux pour le destinataire est d’en faire un livrable rapide des informations dont il a besoin. En d’autres termes, allez droit au but plus rapidement.
Vous avez salué votre destinataire, écrit une ligne d’ouverture/vous vous êtes présenté, écrivez maintenant pourquoi vous lui envoyez un e-mail. Si vous devez discuter de plusieurs choses, hiérarchisez-les et commencez votre e-mail par la chose la plus importante. Il peut s’agir de répondre à une question ou de faire une demande.
6. Inclure une grande idée
Si votre e-mail s’avère un peu long, suivez un conseil de rédaction de contenu régulier et ajoutez une conclusion ou une grande idée à la fin.
Cela mettra tout l’accent sur la chose la plus importante. Par exemple, vous devez d’abord faire quelque chose, ou vous avez besoin d’une réponse immédiatement pour poursuivre un projet, etc. Vous pouvez également ajouter une conclusion en disant quelque chose comme : [____].
7. Restez concis
Un professionnel moyen reçoit plus d’une centaine d’e-mails par jour. Cela implique que la plupart des personnes que vous contactez sont occupées. Peu importe à quel point ils pourraient vous aimer, ils ne seront probablement pas prêts à divaguer. Alors, gardez vos e-mails courts et doux.
Un autre inconvénient des e-mails longs est qu’ils deviennent parfois vagues, hors de l’essentiel, ou peuvent même créer des malentendus.
8. Soyez respectueux et généreux
La beauté d’écrire des e-mails respectueux et polis est que vous pouvez être en désaccord avec quelqu’un, présenter d’autres opinions ou même demander des faveurs, mais ils sembleront toujours corrects à lire.
Si vous prévoyez de faire une telle chose dans votre courrier électronique, pensez d’abord à remercier votre destinataire ou à le complimenter pour son travail ou ses idées. Ensuite, présentez votre opinion sans dire directement que ce qu’ils ont fait était mauvais ou complètement faux.
9. Ajoutez une phrase de clôture
Votre ligne de clôture dépend du type de réponse que vous attendez de la personne à qui vous envoyez un e-mail. Vous pouvez choisir de terminer votre e-mail par une déclaration ou une question fermée, selon le contexte. Cependant, évitez à tout prix de terminer par une question ouverte.
C’est principalement parce qu’une déclaration et une question fermée donnent une direction à votre conversation, gardent les choses sur la bonne voie et garantissent une réponse.
Cependant, une question ouverte augmente inutilement le fil de discussion. De plus, si vous contactez une personne très occupée, votre e-mail peut être complètement ignoré.
Voici un exemple de question fermée.
Discutons-en davantage lors d’un appel. Quelle heure vous convient le mieux ?
|
Cela facilite le processus de prise de décision pour votre destinataire.
D’autre part, voici un exemple de question ouverte.
| Nous pouvons en discuter davantage lors d’un appel. Alors, quand es-tu libre ? |
Cela oblige votre destinataire à vérifier son calendrier avant de répondre, ce qui rend difficile toute action.
De plus, une déclaration peut également être une bonne idée à ajouter à un e-mail. Par example:
|
10. Se déconnecter
Enfin, vous pouvez terminer votre e-mail avec l’une de ces phrases de signature, en fonction du contexte de votre e-mail.
- Sincères amitiés
- Salutations
- Sincèrement
- Meilleur
- Acclamations
- Meilleurs vœux
Tous ces conseils sont suffisants pour vous aider à rédiger et à répondre correctement à tous les e-mails.
Si vous cherchez à décrocher de nouveaux projets ou un nouveau travail, ou si votre travail actuel vous oblige à envoyer plusieurs e-mails par jour, ces outils d’IA peuvent être utiles.
1. Lola IA
Cet outil vous aide à créer des lignes d’ouverture personnalisées en fonction des données de profil LinkedIn de vos destinataires. Tout ce que vous avez à faire est d’ajouter l’URL LinkedIn du destinataire dans l’outil, et il proposera des lignes d’ouverture uniques en fonction des détails de leur profil.
L’outil coûte 36 $ par mois pour un maximum de 200 lignes d’ouverture.
2. SmartWriter.ai
SmartWriter.ai vous aide à collecter des données à partir du profil public de votre destinataire et des actualités dans lesquelles il est mentionné. Il vous aide à créer des e-mails personnalisés pour les personnes que vous contactez.
Vous pouvez l’utiliser pour envoyer des e-mails froids ou des messages LinkedIn à des fins de sensibilisation. L’abonnement à l’outil commence à partir de 49 $ par mois.
3. Snazzy.ai
Si vous démarrez une nouvelle entreprise et avez besoin de financement, Snazzy.ai peut être l’outil parfait pour vous. Il vous aide avec des modèles d’e-mails pour présenter des VC ou des investisseurs providentiels.
Mais d’abord, vous devrez créer un compte sur la plateforme. Pour commencer à envoyer des e-mails, saisissez l’audience que vous ciblez, les mots-clés que vous recherchez et la description de votre offre. Et cela vous fera gagner beaucoup de temps en fournissant un premier brouillon personnalisé.
Après cela, vous pouvez le modifier un peu pour assurer la perfection. L’abonnement commence à partir de 25 $ par mois.
4. Lyne.ai
Il s’agit d’un autre outil d’IA pour vous aider à trouver le crochet parfait pour vos destinataires. Pour démarrer avec Lyne.ai, saisissez le CSV de vos prospects avec leurs e-mails professionnels ou leurs URL de profil LinkedIn.
Vous pouvez également décider du nombre de phrases que vous souhaitez que l’outil écrive pour l’ouverture, par exemple, 1 à 2 phrases ou 3 à 4 phrases, etc. L’abonnement commence à 99 $ par mois.
Rédiger des e-mails n’a jamais été aussi simple
Si vous avez déjà trouvé difficile de rassembler tous les points pour rédiger un bon e-mail, votre combat se termine aujourd’hui.
Utilisez ces conseils ou outils pour rédiger plus rapidement votre prochain e-mail efficace !
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