Les signatures électroniques ne sont pas nouvelles. En fait, je me souviens avoir dû signer mon premier document électronique il y a près d’une décennie, et de nos jours, il est rare que je doive apposer ma signature sur un document papier. Je me demande donc pourquoi il a fallu que Google, qui propose des outils tels que Google Drive et Google Docs, ait mis si longtemps à se lancer dans l’action.
Google vient d’annoncer une nouvelle version bêta ouverte qui ajoute des outils de signature électronique aux abonnés Google Workspace, en particulier dans Docs et Drive. C’est après que le même outil a passé plus d’un an en test alpha, ce qui signifie que la possibilité de demander et de laisser des signatures électroniques dans un document Google est plus largement disponible qu’auparavant. Et il était temps, aussi.
Il existe un tas d’applications différentes qui prennent en charge les signatures électroniques, dont certaines peuvent être ajoutées à Google Docs et Drive sous forme de plug-in. Le changement est maintenant que Google offre un support natif pour les signatures électroniques, vous pouvez donc signer un document dans Google Docs sans avoir à le transférer vers un logiciel tiers auquel vous pouvez ou non faire confiance.
Google note également que les capacités d’eSignature comprendront éventuellement un rapport de piste d’audit automatique, la prise en charge des signatures de plusieurs utilisateurs, le lancement d’une signature électronique dans un fichier PDF et la possibilité de demander des signatures à des personnes qui ne sont pas déjà des utilisateurs de Gmail. Cependant, ces options ne seront disponibles que plus tard cette année.
La disponibilité sera également un peu limitée, car la prise en charge de la signature électronique ne sera disponible que pour les abonnés Workspace. Nous soupçonnons que la fonctionnalité arrivera éventuellement sur les comptes individuels, mais on ne sait pas quand cela pourrait être. Les comptes Workspace individuels recevront automatiquement la signature électronique. Alors que les abonnés Business et Enterprise devront harceler leurs administrateurs pour le demander.
Attendez, qu’est-ce qui a pris autant de temps à Google ?
La question évidente que je me pose est de savoir pourquoi Google a mis si longtemps à se rendre compte que la signature électronique était l’une des omissions les plus flagrantes de Google Docs. Nous vivons dans un monde de plus en plus connecté, et cela signifie souvent signer des documents qui doivent être mis à la disposition de quelqu’un à des centaines ou des milliers de kilomètres.
Les télécopieurs ont pratiquement disparu en dehors d’une poignée de domaines professionnels, ce qui signifie que l’envoi de documents sur de longues distances est beaucoup plus une corvée qu’auparavant. Vos options sont d’imprimer, de signer et d’envoyer un document par la poste, ce qui n’est pas du tout sécurisé, ou de l’imprimer et de le signer, de le numériser dans votre ordinateur et de renvoyer une copie numérique nouvellement créée.
J’ai perdu le compte du nombre de documents numériques difficiles que j’ai dû remplir et signer via Google Docs, et certaines options tierces peuvent être plutôt délicates, surtout si un PDF est impliqué.
Si la prise en charge native de la signature électronique de Google Docs peut rationaliser l’ensemble du processus et me permettre d’éviter à jamais d’importer un JPEG de ma signature, je serai une personne beaucoup plus heureuse. La version publique de Google eSignature ne peut pas arriver assez tôt.