La signature électronique est devenue un enjeu de table pour les entreprises impliquées dans le stockage et la gestion de documents. Il ne devrait donc pas être surprenant que Google ait annoncé aujourd’hui une version bêta ouverte de sa nouvelle fonctionnalité de signature électronique dans Google Workspace. La nouvelle fonctionnalité sera disponible spécifiquement pour Google Docs et Google Drive pour les comptes individuels et divers groupes.
La nouvelle fonctionnalité, qui était jusqu’à présent dans une version alpha limitée, s’adresse aux entrepreneurs individuels et aux petites entreprises afin de collecter et de suivre facilement les signatures numériques directement dans le document sans imprimer, signer, numériser et envoyer par e-mail pour obtenir une signature.
« Pour aider à rationaliser ce flux de travail, nous intégrons nativement la signature électronique dans Google Docs, vous permettant de demander et d’ajouter des signatures aux contrats officiels, directement dans Google Docs », a écrit la société dans un article de blog annonçant la nouvelle fonctionnalité.
Ce n’est vraiment rien d’extraordinaire. Il s’agit simplement d’un champ de signature électronique que vous pouvez ajouter au document. D’autres fonctionnalités qui devraient être ajoutées plus tard cette année pourraient inclure un rapport de piste d’audit pour suivre les signatures dans les documents Google Docs, la possibilité de traiter avec plusieurs signataires et d’envoyer des documents à des personnes extérieures à l’écosystème Google Workspace, et enfin, la possibilité de saisir un signature dans un pdf du document.
Crédits image : Google
Box a introduit une fonctionnalité similaire avec Box Sign en 2021. Dropbox a acquis HelloSign en 2019, mais il ne regroupe pas la fonctionnalité comme Box et Google.
Alan Pelz-Sharpe, fondateur et analyste principal chez Deep Analysis, qui a couvert l’espace de gestion de documents pendant de nombreuses années, voit cette décision comme Google s’alignant juste sur le marché, et en l’offrant gratuitement, donnant aux clients la possibilité de faire cette partie de leur flux de travail. « Il est sur les cartes depuis un certain temps maintenant que la signature numérique deviendra une fonctionnalité groupée. Box le fournit en standard, maintenant Google. Au fil du temps, il est probable que Dropbox et Microsoft feront de même ou au moins fourniront une alternative aux options tierces », a-t-il déclaré.
La société déploiera la nouvelle fonctionnalité sans frais pour les utilisateurs individuels de Workspace au cours des 15 prochains jours. Divers utilisateurs du groupe peuvent participer en demandant à leurs administrateurs Workspace de postuler pour la version bêta.