Ne serait-il pas formidable s’il y avait un moyen de savoir d’où travaillait tout le monde dans votre entreprise, afin que vous puissiez planifier plus facilement des réunions ? Eh bien, c’est exactement ce que pensait Google Agenda lorsqu’ils ont publié les lieux de travail, et vous pouvez l’utiliser pour organiser toute l’équipe.
Voici pourquoi vous devriez envisager d’ajouter des emplacements de travail à votre système et comment l’utiliser.
Pourquoi définir des lieux de travail ?
Maintenant que la classe ouvrière a évolué pour inclure davantage de travail à distance, la coordination au sein d’une entreprise est devenue plus difficile à réaliser.
Les managers n’ont plus la possibilité de savoir où se trouvent leurs employés et exactement comment se connecter avec eux. Google Agenda a mis en place des lieux de travail comme solution au problème des employés absents.
Avec les lieux de travail, les entreprises disposent d’un système plus efficace pour organiser des réunions en personne dans un environnement hybride à la maison et au bureau. Les lieux de travail seront dans la même zone de Google Agenda que les heures de travail.
Une entreprise de toute taille peut profiter de la définition de ses propres lieux de travail, ce qui permet aux employés ou aux entrepreneurs indépendants travaillant dans le monde entier d’indiquer aux employeurs où ils se trouvent.
Cependant, pour utiliser les lieux de travail, vous devez disposer d’un compte Google spécifique. Google Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus, les organisations à but non lucratif et G Suite Business y ont tous accès.
Les clients G Suite Basic, Google Workspace Essentials, Business Starter, Enterprise Essentials et Education Fundamentals ne pourront pas accéder aux lieux de travail.
Comment définir des lieux de travail dans Google Calendar
Pour que votre équipe puisse voir votre lieu de travail, vous devez donner à la personne une visibilité libre ou occupée.
Vous aurez le choix entre quatre options principales lors de la définition de votre lieu de travail ; Bureau, Domicile, Non spécifié et Ajouter un emplacement. Lorsque vous sélectionnez Ajouter un emplacement, vous pouvez saisir n’importe quel texte personnalisé pour décrire l’endroit où vous travaillez.
- Ouvrez Google Agenda.
- Cliquez sur l’icône d’engrenage > Réglages.
- Cliquez sur Heures d’ouverture ou faites défiler vers le bas.
- Vérifier la Activer le lieu de travail case à cocher.
- Choisissez les jours où vous travaillez.
- Sélectionnez le lieu de travail pour chaque jour.
Désactiver vos emplacements est tout aussi simple, décochez la case à côté de Activer le lieu de travail. Tous les lieux de travail que vous avez définis précédemment seront automatiquement supprimés de Google Agenda.
Comment montrer que vous êtes absent du bureau
Si vous ne pouvez pas du tout travailler, vous devrez sélectionner « Absent du bureau » pour refuser automatiquement toutes les demandes de réunion que vous recevez pendant cette période. Voici comment vous pouvez informer les employés que vous ne serez pas disponible.
- Ouvrez Google Agenda.
- Sélectionnez la date.
- Sélectionner Absent du bureau.
- Choisissez les dates auxquelles vous n’êtes pas disponible pour travailler.
- Cliquez sur Sauvegarder.
En sélectionnant « Absent du bureau », vous pouvez fournir à votre équipe des informations spécifiques sur votre situation.
Vous pouvez également choisir le Absent du bureau sélection à répéter afin de ne pas avoir à effectuer de réglages manuels à chaque fois. Il existe également une option pour personnaliser votre propre message de refus et vos paramètres.
Étant donné que le choix de l’absence du bureau signifie que vous refusez automatiquement les réunions, vous devez vous assurer que le message de suivi capture votre sentiment exact.
Lieux de travail dans Google Agenda
Alors que le monde continue de pousser de plus en plus vers un environnement de travail hybride, Google Agenda fait tout son possible pour vous aider, vous et votre équipe, à rester organisés. Vous êtes en mesure de faire savoir à tout le monde exactement où vous serez chaque jour où vous serez « au bureau ».
Une fois que vous avez compris, les lieux de travail ne sont que la pointe de l’iceberg en ce qui concerne les fonctionnalités de Google qui vous aident à optimiser votre travail à distance.
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