Comment empêcher Otter d’enregistrer automatiquement vos réunions

Loutre.ai est l’une des applications de transcription automatique les plus populaires – et il est facile de comprendre pourquoi. Ses algorithmes font un bon travail de transcription de la parole, notamment en différenciant et en identifiant les personnes qui parlent. Et si vous utilisez sa fonction Otter Assistant, il se joindra à votre calendrier et transcrira automatiquement les réunions Zoom, Teams et Meet qui figurent sur ce calendrier, même si vous n’y assistez pas.

Bien que cela puisse être pratique – si votre patron vous demande ce qui s’est passé lors d’une réunion, vous pouvez avoir l’information même si vous jouiez Wordle à l’époque – cela pourrait aussi être un problème. Par exemple, que se passe-t-il si vous avez oublié (ou n’avez pas remarqué) que la fonction automatique était activée et qu’elle a enregistré une réunion susceptible de contenir des informations sensibles ou censée être privée ? (Il y a eu plusieurs en ligne plaintes à propos de cela.) L’enregistrement d’une telle réunion n’est pas seulement impoli, mais peut enfreindre les règles du rassemblement – même si vous ne réalisez pas ce que fait Otter.

Il est possible que vous ayez activé Otter Assistant sans vous en rendre compte. Vers février 2023, Otter a introduit la nouvelle fonctionnalité avec une page de configuration contextuelle qui vous invitait à activer Otter Assistant, qui prendrait automatiquement des notes pour toutes les réunions Zoom, Meet ou Teams de votre calendrier. Il comprenait une bascule qui proposait de partager automatiquement les notes de réunion avec les personnes répertoriées dans votre événement de calendrier.

Si vous (comme moi) étiez pressé d’assister à une réunion, vous avez peut-être haussé les épaules, cliqué sur « Activer l’assistant Otter » et en êtes resté là – sans vous rendre compte que vous veniez de donner à Otter la permission d’enregistrer automatiquement toutes vos réunions. . (Et si vous n’avez pas désactivé le commutateur « partager les notes de réunion », vous avez peut-être également reçu des e-mails perplexes d’autres participants à la réunion.)

Bien que vous ne puissiez pas supprimer Otter Assistant, vous pouvez facilement le désactiver de différentes manières. La première chose à faire est de vérifier si Otter Assistant est connecté à votre calendrier. Si c’est le cas, vous pouvez le déconnecter. (Ou connectez-le, si c’est ce que vous voulez.)

Otter peut être connecté à un calendrier Google, Microsoft Outlook ou un calendrier iOS. Voici comment vérifier si votre compte est connecté à l’un de vos agendas :

• Sur votre page principale Otter, cliquez sur l’icône de votre profil en haut à gauche de la page.
• Cliquer sur Paramètres du compteet sélectionnez le applications languette.
• Au bas de la page Web, vous verrez le Connectez les calendriers et les contacts sous-titre. Vous verrez des sous-titres pour Google et Microsoft.

• Si l’un de vos calendriers est connecté à Otter, vous verrez l’e-mail associé à cette adresse sous l’écosystème approprié. (Par exemple, une adresse Gmail sera sous le sous-titre Google.) Vous pouvez ensuite cliquer sur le lien Déconnecter pour déconnecter ce calendrier d’Otter.

Bien sûr, si vous vouloir Otter pour couvrir automatiquement un événement du calendrier, il est facilement configuré en cliquant sur Ajouter à côté de votre écosystème préféré sur cette même page. Mais il existe un moyen plus simple de le faire.

Vous pouvez connecter vos calendriers Google ou Microsoft ou vos réunions Zoom directement depuis la page d’accueil d’Otter.

• Sur la page d’accueil, vous verrez un calendrier sur le côté droit avec trois boutons – Google Calendar, Microsoft Outlook et Zoom Meetings – en dessous.
• Cliquez sur le bouton du service auquel vous souhaitez vous connecter et accordez les autorisations nécessaires.

Selon la page d’assistance d’Otter, une fois que vous avez connecté votre calendrier, alors « par défaut, Otter Assistant rejoindra automatiquement vos réunions Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams ». Si vous ne voulez pas qu’il rejoigne automatiquement vos réunions, vous pouvez désactiver cette fonction afin qu’il n’enregistre les réunions que si vous l’autorisez.

• Comme décrit ci-dessus, allez à la Paramètres du compte page.
• Cette fois, cliquez sur le Réunions languette.
• Sous le sous-titre Otter Assistant, recherchez Rejoindre automatiquement toutes les réunions, et basculez-le vers le Désactivé position.

• Appuyez sur les trois lignes parallèles dans le coin supérieur gauche, puis appuyez sur votre boîte d’identification.
• Sélectionner Paramètres de réunion et recherchez Otter Assistant. Selon que vous utilisez iOS ou Android, les fonctionnalités disponibles peuvent varier, mais dans les deux cas, vous pouvez basculer Rejoindre automatiquement toutes les réunions Allumé ou éteint.

Loutre a un Extension chromée qui détecte lorsque vous ouvrez un lien de réunion virtuelle dans votre navigateur et propose d’enregistrer, de transcrire et de résumer votre réunion à chaque démarrage de votre réunion via une fenêtre contextuelle automatique. Si vous souhaitez utiliser Otter pour enregistrer vos réunions à la demande plutôt qu’automatiquement (et que vous utilisez un navigateur basé sur Chromium tel que Google Chrome ou Microsoft Edge), cela peut être la meilleure façon de le faire.

Une fois l’extension installée, puis lorsque vous démarrez une réunion avec Google Meet ou avec Zoom (à l’aide du navigateur Chrome), une pop-up apparaîtra vous invitant à « obtenir un résumé automatique de la réunion » en activant Otter Assistant.

Il y a deux ou trois choses différentes que vous pouvez faire à ce stade :

• Vous pouvez cliquer Ajouter un assistant Otter pour activer la fonction pour cette réunion et lui permettre d’enregistrer automatiquement votre réunion.
• Vous pouvez cocher (ou décocher) une case qui permet à Otter Assistant de rejoindre toutes les autres réunions. (La première fois que la case est apparue pour moi, la case était cochée, alors faites attention si vous ne voulez pas qu’elle soit activée pour toutes vos réunions.)
• Si vous utilisez Otter avec Google Meet plutôt que Zoom, vous avez la possibilité de cliquer sur Enregistrer sur mon appareil à la place afin que vous puissiez enregistrer manuellement votre réunion.