Le commissaire à la protection de la vie privée enquête sur le traitement par CBC des données sur le personnel obtenues par le biais d’un sondage sur la diversité

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OTTAWA — Le commissaire fédéral à la protection de la vie privée enquête sur le traitement par CBC des données sensibles des employés après que les employés ont découvert que leur orientation sexuelle, leur religion et d’autres détails personnels intimes figuraient dans leurs dossiers de ressources humaines après avoir rempli un sondage « confidentiel » sur la diversité d’entreprise.

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L’enquête intervient après que le National Post a rapporté la semaine dernière que certains employés de CBC et de Radio-Canada se sont sentis « surpris » et « trahis » de découvrir des informations privées aussi sensibles apparaissant dans leur profil personnel sur un nouveau programme de ressources humaines basé sur le cloud appelé Workday.

Les employés ont déclaré avoir fourni les informations lors d’un « recensement culturel » « confidentiel » et volontaire, pensant que les données seraient anonymisées et agrégées afin qu’elles ne puissent pas leur être liées.

Dans une déclaration, le porte-parole du commissaire à la protection de la vie privée du Canada, Vito Pilieci, a confirmé que le bureau cherchait « plus d’informations » auprès du radiodiffuseur public à la suite du rapport du Post. Il a noté qu’en tant que société d’État, Radio-Canada est redevable à la Loi fédérale sur la protection des renseignements personnels.

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Le porte-parole de la CBC, Leon Mar, a déclaré que la société d’État coopérerait « bien sûr » si le commissaire déterminait que « d’autres mesures sont nécessaires ».

Mais le manque «d’action ferme» de CBC sur cette question irrite la présidente de la section CBC de la Guilde canadienne des médias, Naomi Robinson, qui a déclaré que le syndicat «exhortait» la direction «à supprimer les données personnelles des nouveaux portails des employés de Workday».

« Le CMG envisage les prochaines étapes pour protéger les informations personnelles des membres » et espère le résoudre « très bientôt », a déclaré Robinson dans un e-mail.

D’une manière générale, Pilieci a déclaré que la Loi sur la protection des renseignements personnels stipule que les employeurs doivent dire aux employés quels renseignements personnels sont recueillis, pourquoi ils sont recueillis et ce qui sera fait avec les données. Il a ajouté que les employeurs ne devraient conserver les informations privées « que tant qu’elles sont nécessaires à ces fins ».

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« Les dossiers des employés ne doivent contenir que les informations nécessaires et les organisations doivent être totalement transparentes sur la manière dont ces informations doivent être utilisées », a déclaré Pilieci.

Dans plusieurs courriels en anglais et en français, vus par le National Post, exhortant les employés l’année dernière à remplir le «recensement culturel», la direction de CBC a insisté sur le fait que les informations fournies par les employés étaient «entièrement confidentielles».

Un courriel de Radio-Canada a promis que les données ne seraient utilisées que pour «l’analyse statistique de son effectif» afin d’aider à identifier et à éliminer les «obstacles systémiques involontaires».

Nulle part dans les e-mails de «recensement culturel» vus par la poste, il n’était mentionné que les données seraient liées à des employés individuels et placées dans leur dossier RH.

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Avant et après la publication du rapport, de nombreux employés de CBC et de Radio-Canada qui s’identifient comme LGBT ont déclaré au Post qu’ils étaient stupéfaits de voir leur orientation sexuelle apparaître sur Workday alors qu’ils n’avaient même pas fait leur coming out à leur propre famille ou à leurs amis.

Dans un communiqué mercredi, Mar a déclaré qu’il était « naturel » pour les employés de CBC et de Radio-Canada d’avoir des « questions » et de chercher à « comprendre pourquoi leurs informations sont collectées ». Il a également réitéré que seul un « petit nombre » de membres du personnel peut accéder aux données, mais pas les ressources humaines dans leur ensemble ou le superviseur d’un employé.

En réponse aux plaintes du personnel et à la suite de l’histoire du National Post, il a déclaré que CBC avait mis à jour les informations sur son intranet concernant le questionnaire d’auto-identification dans Workday et « communiqué clairement aux employés » au sujet du recensement culturel.

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Par exemple, il a dit que CBC ne rapporte que les «résultats agrégés et anonymes» du sondage aux organismes de réglementation, notamment pour répondre aux exigences de la Loi sur l’équité en matière d’emploi. Les informations mises à jour sur l’intranet ont également noté que le nom d’un membre du personnel « n’est jamais inclus dans aucun de ces rapports ».

« Seules les données statistiques sont extraites pour les besoins d’analyse et de rapport. Les informations recueillies grâce au Recensement culturel aident également notre organisation à identifier les tendances de notre main-d’œuvre et les lacunes à combler pour devenir plus représentatives du Canada contemporain », a-t-il déclaré.

De nombreux employés ont également déclaré au Post qu’ils craignaient que leurs données soient hébergées sur des serveurs Workday qui pourraient être situés à l’étranger, et donc moins sécurisés.

Le bureau du commissaire à la protection de la vie privée a déclaré que la Loi sur la protection des renseignements personnels oblige les institutions à s’assurer que les renseignements personnels sont traités par des tiers d’une manière « protégée contre tout risque possible lié à la question des flux transfrontaliers d’informations ».

Mar a déclaré que la CBC l’avait fait et que la sécurité des données des employés était une « priorité absolue ».

Il a noté que Workday « utilise des mesures de sécurité rigoureuses, y compris le chiffrement, pour garantir que les données, les applications et l’infrastructure restent sûres et protégées 24h/24 et 7j/7 dans le cloud ».