Vous n’avez pas besoin d’être un rédacteur expert pour rédiger un e-mail. Cependant, il y a beaucoup de choses à considérer lors de la rédaction d’e-mails, en particulier pour les communications professionnelles. Voici quelques règles d’étiquette de courrier électronique à garder à l’esprit pour vos messages professionnels.
Les champs d’e-mail
Il peut sembler simple de remplir les champs de votre e-mail, mais ces conseils peuvent vous éviter un certain embarras et aider vos destinataires en même temps.
Vérifiez les adresses de vos destinataires
Si vous avez déjà envoyé un e-mail à la mauvaise personne parce que vous vous êtes fié aux suggestions « intelligentes » de votre application de messagerie, vous savez à quel point cela peut être embarrassant.
Il ne faut qu’une minute pour vérifier le nom et l’adresse e-mail du destinataire. Si vous avez une application qui convertit l’adresse e-mail en nom du destinataire à des fins d’affichage, cliquez simplement sur cette flèche ou passez votre curseur sur le nom pour un examen rapide.
Entrez une ligne d’objet concise
La ligne d’objet que vous incluez dans votre e-mail doit être succincte et significative. Cela permet à votre destinataire de voir exactement de quoi parle l’e-mail en un coup d’œil. Ils peuvent même lire leurs e-mails par ordre d’importance du contenu, c’est là que la ligne d’objet entre en jeu.
Essayez de garder la ligne d’objet courte mais significative. Faites-en un résumé concis de ce que votre message comprend.
Inclure CC et BCC lorsque cela est justifié
Tous les destinataires de votre message n’appartiennent peut-être pas à la ligne À. Vous pouvez utiliser le champ CC pour copier d’autres personnes qui ont besoin de l’e-mail comme référence ou le champ Cci pour les copier mais garder leurs adresses e-mail privées.
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Réservez le champ À pour ceux à qui vous dirigez le message et toutes les actions que vous exigez de leur part. Pour les autres qui ont simplement besoin d’être au courant du message, que vous masquiez ou non leurs adresses e-mail, utilisez plutôt les lignes CC et BCC.
Le corps du message
De toute évidence, le corps de l’e-mail est l’endroit où vous incluez votre message. Mais il y a quelques conseils à retenir qui peuvent faire ou défaire ce message.
Ajouter un message d’accueil
L’ajout d’un message d’accueil est particulièrement crucial lors de la rédaction d’un e-mail professionnel. Commencez votre message de manière appropriée par « Cher », « Bonjour » ou quelque chose de similaire, suivi du nom du destinataire.
Il n’y a rien qui dit « Je suis trop pressé de m’inquiéter » qu’un e-mail sans message d’accueil.
Utilisez une police facile à lire
Bien qu’il soit tentant de changer la police de votre message en quelque chose de différent ou d’unique, ce n’est pas toujours la meilleure option pour la personne qui lit réellement l’e-mail.
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Utilisez une police par défaut facile à lire comme Arial ou Times New Roman. Non seulement ces polices classiques sont standard pour la plupart des clients de messagerie, mais elles sont également plus simples à lire qu’un script et plus professionnelles qu’une option trop décontractée.
Inclure une signature
Semblable à l’élimination d’un message d’accueil, ne pas signer votre e-mail peut sembler non professionnel. Et avec cette clôture, vous devez inclure les détails de base dont votre destinataire aurait besoin.
Les signatures électroniques varient, mais peuvent inclure votre nom complet, votre entreprise, votre titre, votre numéro de téléphone, votre site Web et des liens vers les médias sociaux. Que vous ayez tous ces détails dans votre signature ou simplement votre nom, assurez-vous de l’ajouter à la fin de votre message.
Tonus et Professionnalisme
En plus des bases pour remplir les champs de l’e-mail et composer le corps de votre message, réfléchissez à vos mots. Voulez-vous utiliser toutes les majuscules pour souligner un point ? Devez-vous inclure un peu d’humour sarcastique? Prenons une plongée plus profonde.
Soyez prudent avec les majuscules et le formatage
Il peut être tentant d’utiliser des majuscules, du texte en gras ou un soulignement pour souligner vos mots. Mais trop d’entre eux dans un message va à l’encontre de l’objectif et peut transmettre un message agressif.
Essayez d’éviter toutes les majuscules. Vous ne voulez pas que votre destinataire ait l’impression que vous lui criez dessus. Et utilisez la mise en forme des polices comme le gras, l’italique et le souligné avec parcimonie et uniquement lorsque cela est nécessaire.
Gardez l’humour et les emoji au minimum
Bien que la plupart des gens apprécient un peu d’humour de temps en temps, cela n’a pas toujours sa place dans un e-mail. La raison en est que le destinataire ne peut pas voir votre langage corporel ou entendre votre ricanement. Dans les communications écrites, l’humour peut parfois sembler inapproprié ou même offensant, même si vous ne l’entendez pas de cette façon.
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En plus d’éliminer l’humour, essayez de ne pas abuser des emoji dans votre e-mail. Alors qu’un smiley ou un pouce levé peuvent être bénéfiques dans un chat ou un message texte, ils peuvent transmettre un ton non professionnel dans les e-mails professionnels.
Ajouter les pièces jointes nécessaires
Nous l’avons tous fait au moins une fois. Nous disons au destinataire que nous lui envoyons un fichier et oublions ensuite de le joindre. Prenez un moment avant de cliquer sur Envoyer pour vous assurer que vous avez inclus toutes les pièces jointes nécessaires.
De plus, certains services de messagerie comme Gmail et Microsoft Outlook offrent des fonctionnalités pour vous rappeler les pièces jointes oubliées. Profitez de ces outils utiles pour ne pas avoir à faire suivre votre e-mail d’un autre message contenant le fichier et des excuses.
Communications courtoises
Certaines règles d’étiquette des e-mails ne sont pas immuables, mais peuvent simplement être courtoises, prévenantes et utiles.
Envisagez des messages concis pour mobile
Avec de plus en plus d’e-mails consultés sur des appareils mobiles, tenez-en compte lors de la rédaction du vôtre. Éliminez les mots inutiles et allez droit au but. Il n’y a rien de pire que d’ouvrir un e-mail plein de texte sur votre téléphone mobile qui nécessite un défilement continu.
Planifier l’envoi pendant les heures ouvrables
Si vous utilisez la fonctionnalité pratique de planification des e-mails offerte par de nombreux clients de messagerie, faites attention au moment où vous planifiez cette livraison. Envoyer un e-mail à la fin de la journée de travail ou même à minuit n’est tout simplement pas agréable.
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Essayez de programmer les e-mails pour un jour ouvrable et pendant les heures ouvrables, sauf si vous avez une raison impérieuse de ne pas le faire.
Raccourcir les URL longues
Un dernier conseil pour être courtois concerne les liens que vous incluez dans vos e-mails. Semblable à la rédaction de messages plus courts pour les téléspectateurs mobiles, vous pouvez faire de même lorsque vous incluez des liens. Envisagez d’utiliser un raccourcisseur d’URL comme Bitly ou un lien vers du texte.
Plutôt qu’un lien qui prend trop de place dans votre message, vous pouvez réduire sa taille et toujours obtenir le lien vers votre destinataire.
J’espère que certaines de ces règles d’étiquette de courrier électronique sont celles que vous prévoyez d’utiliser pour vos propres messages professionnels à l’avenir. Et si vous envoyez un message que vous souhaitez reprendre, découvrez comment rappeler un e-mail dans Outlook ou comment annuler l’envoi d’un message dans Gmail.