Votre vie numérique est-elle un gâchis chaud? Voici comment le nettoyer

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Il y a quelques semaines, First hand a osé s’atteler à la grande tâche de l’organisation du bureau. Tout ce dont vous avez vraiment besoin est votre ordinateur, nous avons rapporté, ce qui nous amène à une autre question : à quoi ressemble votre bureau virtuel ces jours-ci ? S’il s’agit d’un fouillis de notes hâtives, de fichiers Word abandonnés, de captures d’écran aléatoires et de vieilles photos, vous avez besoin Tiago Forte, un organisateur numérique. Nous avons demandé à Forte, l’auteur californien de Building a Second Brain: A Proven Method to Organize Your Digital Life and Unlock Your Creative Potential, comment nettoyer un espace de travail virtuel pour faire de la place pour ce qui est le plus important.

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Travail PF : Qu’est-ce qu’un deuxième cerveau et pourquoi en ai-je besoin ?

Tiago Forte : Je pense au deuxième cerveau comme à un carnet Moleskine classique de pensées, d’idées ou d’idées, de listes de tâches et d’entrées de journal, mais le tout dans le monde numérique. C’est toute votre vie et tout ce sur quoi vous pensez et travaillez, mais en ligne et organisé. Nous avons vu ces tendances vers le minimalisme et Marie Kondo et des flux Instagram inspirants de bureaux et d’espaces de travail magnifiques. Et pourtant, qu’en est-il de l’espace virtuel ?

Travail PF : Je me suis toujours dit que tant que ma boîte de réception était vide, j’étais prêt à partir.

TF : Le courrier électronique n’en est qu’une partie. Nous parlons de votre bureau, de vos fichiers, de vos notes, des médias sociaux, du cloud. Dans un monde numérique, il n’y a pas de distinction entre les informations. Il ne s’agit que de différentes combinaisons de texte, d’images, de liens et de fichiers. Vous savez ce qui est indésirable et ce qui est important, mais votre ordinateur ne peut pas faire la différence. Pareil avec votre téléphone : une personne moyenne utilise environ deux douzaines d’applications différentes par jour. Certains sont très, très importants et certains ne le sont absolument pas, même s’ils occupent le même espace sur votre écran.

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Travail PF : Tu viens de me rappeler que mon téléphone est aussi en désordre. Par où commencer ?

TF : J’ai une technique appelée PARA qui est détaillée dans le livre. Avant de commencer, je veux parler d’un principe clé : N’UTILISEZ PAS de catégories…

Travail PF : Attends, hein ? Comment cela peut-il être vrai?

TF : C’est la réponse immédiate de la plupart des gens, oui. C’est tout à fait naturel et humain de vouloir trier sa vie en tas puis de tout mettre en ordre. Pensez à une bibliothèque ou à un dictionnaire. Mais lorsqu’il s’agit de productivité personnelle, vous avez besoin de quelque chose de moins formel. Vous n’organisez pas juste pour organiser, vous organisez pour faciliter l’accès. À moins que vous n’écriviez une encyclopédie, vous souhaitez prendre en compte l’actionnabilité afin de produire des résultats. Obtenir vos vêtements du nettoyeur à sec, par exemple, est banal dans l’ensemble, mais important sur une liste de tâches quotidiennes.

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Travail PF : Si la même tâche peut avoir des valeurs différentes, comment puis-je établir des priorités ?

TF : Vous devez développer un système d’outils et d’habitudes pour gérer les tâches quotidiennes afin que votre cerveau puisse être libéré pour de meilleures choses. Vous ne pouvez pas tout garder dans votre tête ; ça ne va pas. Vous devez le décomposer en fonction de la tâche ou de l’information, et c’est là que nous arrivons à la méthode PARA : Projets, Domaines, Ressources, Archives.

Travail PF : Hé! N’avez-vous pas dit qu’il n’y avait pas de catégories ?

TF : Haha, oui. Ce ne sont pas des catégories, ce sont des fichiers à supprimer. La plus grande erreur que les gens commettent est d’essayer de capturer et de conserver beaucoup trop d’informations. Il y a une sorte de thésaurisation numérique qui se produit. Chez vous, vous avez des contraintes fondamentales. Littéralement, le sol et le plafond et il n’y a que peu d’espace de rangement entre les deux. En ligne, il n’y a pas de limites physiques en tant que telles.

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Travail PF : Et personne ne le sait non plus. Vous pouvez satisfaire cette envie de thésaurisation sans avoir à expliquer toutes ces cases.

TF : C’est une prise intéressante et je pense que vous avez raison. Je vois des gens qui enregistrent des centaines d’articles par jour qu’ils prévoient de lire mais qu’ils ne font jamais. Je vois des gens avec chaque photo qu’ils ont prise prendre de la place sur leur ordinateur. Il y a une envie de tout signaler et de tout garder, mais si ce n’est pas organisé et que vous ne trouvez rien, cela ne sert à rien.

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Travail PF : Si je veux vraiment garder quelque chose, que dois-je faire ?

TF : Il est très utile de séparer les étapes organisationnelles dans votre moi présent et futur. L’habitude de capture – qu’il s’agisse d’une capture d’écran ou d’une note à vous-même – doit se produire dans l’instant. Vous avez environ 15 secondes pour écrire cette idée ou elle est partie. Pensez ensuite à votre futur moi et à ce qui les aiderait : un titre est génial, ajoutez-le à une liste, mettez-le dans un dossier si vous le pouvez. Une fois par semaine, revenez à toutes ces notes et considérez cela comme un examen personnel. Demandez-vous pourquoi c’était important et recherchez des modèles.

Travail PF : Il n’y a rien de pire que de noter quelque chose, de l’oublier, de le retrouver un mois plus tard et d’être complètement incapable de le décoder.

TF : Parce que vous savez que cela valait la peine d’être écrit à l’époque. La vérité est que si quelque chose vaut la peine d’être écrit, cela vaut également la peine de lui trouver une place. Je le considère presque comme un message texte à votre futur moi, sauf que vous ne savez pas combien de temps s’est écoulé ou à quelle heure de la journée il sera ou à quel point vous serez fatigué lorsque le message atterrira. Écrivez votre note à cette personne et vous vous remercierez plus tard.

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