Beaucoup de gens tiennent Google Drive pour acquis. Vous y stockez des fichiers et vous les récupérez quand vous en avez besoin. Mais il y a plus dans Google Drive qu’il n’y paraît. Voici quelques-unes de ces fonctionnalités utiles que vous avez peut-être manquées.
Trouver des fichiers avec la recherche avancée
Plus vous chargez de fichiers sur Google Drive, plus vous devez les consulter lorsque vous en avez besoin. Heureusement, vous disposez d’options de recherche avancées qui facilitent la tâche.
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Saisissez un mot clé ou une expression dans la zone Rechercher dans Drive en haut de la page principale. Ensuite, cliquez sur l’icône Afficher les options de recherche sur le côté droit de la zone de recherche.
Vous verrez de nombreuses options que vous pouvez utiliser pour trouver votre fichier. Choisissez le type de fichier ou le propriétaire, utilisez des mots-clés dans le fichier ou le nom de fichier, choisissez l’emplacement, sélectionnez une option de date de modification ou utilisez l’un des autres champs que vous voyez.
Sélectionnez « Rechercher », puis affichez vos résultats. Si vous savez dans quel dossier se trouve un fichier, vous pouvez également effectuer une recherche directement dans un dossier Google Drive.
Lien direct vers les fichiers
Une autre fonctionnalité pratique de Google Drive consiste à obtenir un lien direct vers votre fichier. Vous pouvez le faire sans même ouvrir le fichier. Ensuite, enregistrez-le dans vos notes pour un accès rapide ou avec un collaborateur.
Faites un clic droit sur le fichier et choisissez « Obtenir le lien ».
Vous pouvez ensuite choisir « Copier le lien » pour placer le lien dans votre presse-papiers et le coller où vous le souhaitez. Vous pouvez également utiliser cette case pour partager le lien en saisissant l’adresse e-mail de votre contact.
Au bas de la fenêtre, utilisez la section Accès général pour contrôler qui peut ouvrir le fichier avec le lien. Vous pouvez choisir « Restreint » pour n’autoriser l’accès qu’à ceux avec qui vous partagez ou « Quiconque ayant un lien » pour permettre à quiconque clique sur le lien d’ouvrir le fichier.
Travailler avec des fichiers Microsoft Office
Vous n’avez pas besoin de posséder Microsoft Office pour travailler avec des fichiers Office si vous avez Google Drive. Vous pouvez recevoir un fichier Word, Excel ou PowerPoint que vous devez afficher ou modifier. Vous pouvez ouvrir ces fichiers dans l’application Google correspondante, Docs, Sheets ou Slides.
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De plus, vous pouvez télécharger des documents Docs, Sheets et Slides aux formats Microsoft Office.
Pour ouvrir un document Office, téléchargez-le sur Google Drive comme n’importe quel autre fichier. Ensuite, double-cliquez ou cliquez avec le bouton droit de la souris, passez à Ouvrir avec et choisissez parmi Google Docs, Sheets ou Slides.
Lorsque le fichier s’ouvre dans l’application correspondante, vous verrez le format de fichier retenu en haut. Vos modifications sont enregistrées automatiquement et vous pouvez ensuite télécharger le fichier dans son format Office d’origine.
Si vous souhaitez exporter et enregistrer un fichier Docs, Sheets ou Slides au format Office, c’est tout aussi simple. Ouvrez le document et accédez à l’onglet Fichier. Déplacez-vous vers Télécharger et choisissez le format dans le menu contextuel.
Gérer les versions de fichiers
Semblable à l’obtention d’un lien vers votre fichier sans l’ouvrir, vous pouvez gérer ses versions. Cette fonctionnalité fonctionne avec les fichiers PDF et Microsoft Office ainsi qu’avec les images.
Faites un clic droit sur le fichier et choisissez « Gérer les versions ».
Vous verrez alors une fenêtre contextuelle avec chaque version du fichier, y compris la version actuelle.
Comme vous pouvez le voir en haut de la fenêtre, l’ancienne version peut être supprimée après 30 jours ou 100 versions stockées. Si vous voulez éviter de perdre une version précédente, cliquez sur les trois points à sa droite et choisissez « Conserver pour toujours ».
Si vous avez une version plus récente enregistrée sur votre appareil que vous souhaitez utiliser, sélectionnez « Télécharger une nouvelle version ». Ensuite, recherchez le fichier et choisissez « Télécharger ».
Deux autres actions que vous pouvez effectuer consistent à supprimer ou à télécharger l’une des versions que vous voyez. Utilisez les trois points à droite de la version pour sélectionner « Supprimer » ou « Télécharger ».
Afficher l’activité, les détails et la description d’un fichier
Bien que cela puisse sembler une chose si simple, être en mesure d’afficher l’activité et les détails d’un fichier peut être exactement ce que vous devez faire. De plus, vous pouvez profiter des descriptions de Google Drive pour ajouter vos propres détails.
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Ouvrez la barre latérale des détails de l’une des manières suivantes :
- Cliquez avec le bouton droit sur le fichier et sélectionnez « Afficher les détails ».
- Sélectionnez le fichier et cliquez sur l’icône Afficher les détails (petite lettre « i ») en haut à droite.
- Sélectionnez le fichier, cliquez sur les trois points en haut et choisissez « Afficher les détails ».
Vous verrez alors la barre latérale avec deux onglets pour Détails et Activité. Avec Détails, vous pouvez consulter le type de fichier, sa taille, son propriétaire, sa date de création, etc. Avec Activité, vous verrez des choses comme quand le fichier a été téléchargé ou quand il a été modifié.
Pour ajouter une description au fichier, utilisez l’onglet Détails dans la barre latérale. Entrez votre texte dans la zone Description en bas et appuyez sur Entrée ou Retour. C’est un bon moyen de distinguer les fichiers portant des noms similaires.
Ajouter des commentaires aux fichiers
Une autre fonctionnalité pratique de Google Drive est la possibilité d’ajouter des commentaires aux fichiers. Ceci est utile pour les notes pour vous-même ou vos collaborateurs.
Ouvrez le fichier en mode Aperçu. Vous pouvez le faire en sélectionnant le fichier et en cliquant sur l’icône Aperçu (œil) en haut ou en cliquant avec le bouton droit de la souris et en choisissant « Aperçu ».
Sélectionnez la partie du fichier que vous souhaitez commenter, puis sélectionnez l’icône Commentaire à droite ou en haut.
Tapez votre commentaire dans la case qui apparaît et cliquez sur « Commentaire ».
Notez que vous pouvez utiliser le symbole @ (At) pour mentionner un collaborateur si vous le souhaitez. En prime, vous avez la possibilité d’attribuer votre commentaire à cette personne. Cochez la case Attribuer à et cliquez sur « Attribuer ».
Télécharger des fichiers avec l’appareil photo de votre appareil mobile
Si vous utilisez l’application mobile Google Drive, vous disposez d’une fonctionnalité supplémentaire qui peut faciliter les téléchargements. Vous pouvez utiliser l’appareil photo de votre appareil pour capturer un fichier ou un autre élément et le télécharger au format PDF (Android) ou une image (iPhone.)
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Sur Androïd
Ouvrez l’application Android Google Drive et appuyez sur le signe plus pour télécharger un fichier. Ensuite, choisissez « Scan ».
Appuyez sur le déclencheur pour numériser l’élément, puis utilisez la coche pour l’enregistrer. Vous pouvez sélectionner l’icône de la corbeille pour reprendre l’analyse si nécessaire. Sélectionnez « Enregistrer ».
Choisissez l’emplacement pour l’enregistrer dans Google Drive, puis appuyez à nouveau sur « Enregistrer ». Vous verrez alors votre fichier numérisé au format PDF.
Sur iPhone
Ouvrez l’application iPhone Google Drive et appuyez sur le signe plus pour télécharger un fichier. Ensuite, choisissez « Utiliser l’appareil photo ».
Appuyez sur le bouton de l’obturateur pour capturer l’image, sélectionnez appuyez sur « Utiliser la photo » pour la télécharger. Vous pouvez également choisir « Reprendre » pour reprendre la photo si nécessaire.
Après quelques instants, vous verrez votre image dans Google Drive.
Parfois, les fonctionnalités sont évidentes, surtout si ce sont celles que vous utilisez souvent. Mais il y en a d’autres dont vous ne réalisez pas l’existence et que vous trouveriez très utiles. J’espère qu’au moins une de ces fonctionnalités de Google Drive vous sera utile.