L’envoi de longs e-mails à vos clients et collègues est généralement mal vu. Cependant, il y a des moments où vous avez juste besoin d’envoyer une longue mise à jour ou un aperçu.
Dans ce cas, vous voudrez vous rendre service, ainsi qu’au destinataire, en allant droit au but et en vous assurant qu’il n’a pas besoin de parcourir de longs paragraphes pour obtenir des informations.
Dans cet article, nous vous expliquerons comment vous pouvez parfois utiliser pour rendre vos e-mails plus longs plus lisibles et plus faciles à répondre.
1. Utilisez des puces pour résumer
L’une des choses les plus cruciales à retenir lors de la rédaction d’un long e-mail est que le destinataire le parcourra probablement. Ce faisant, ils peuvent manquer des informations ou des questions importantes parce qu’il y avait tout simplement trop de choses à lire.
Lorsque vous rédigez un long e-mail, vous voulez vous assurer que le destinataire peut facilement y jeter un coup d’œil tout en trouvant les principaux éléments à retenir. En d’autres termes, vous voulez être précis dans vos e-mails. De cette façon, ils obtiennent les informations dont ils ont besoin et vous obtiendrez probablement une réponse plus réfléchie.
Chacun des conseils de cet article vous aidera à obtenir un e-mail plus concis et précis, en particulier en utilisant des puces.
Écrire des informations sous forme de points ne signifie pas que vous ne pouvez pas être conversationnel. Vous pouvez être dans d’autres parties de votre e-mail, comme le message d’accueil et la signature. Cependant, résumer les informations en points fera passer le message rapidement et efficacement.
Plutôt que d’inclure tous les détails, identifiez les informations clés de votre message et évitez d’être verbeux. Le destinataire n’a pas besoin d’un play-by-play de chaque sujet, il n’a besoin que des points principaux.
2. Utilisez le gras pour les points importants
Utiliser toutes les majuscules dans un e-mail n’est pas professionnel. Cependant, vous pouvez donner à votre lecteur un signe de tête dans la bonne direction avec une mise en gras subtile. Bien sûr, vous ne voulez pas faire cela pour tout, mais s’il y a une certaine information que vous voulez vous assurer qu’ils voient comme une date, un rappel ou une action, mettez-la en gras.
L’exemple utilise uniquement le gras pour les titres et deux phrases, sur lesquelles l’expéditeur souhaite que le lecteur agisse – en recherchant des informations supplémentaires dans le procès-verbal de la réunion et en n’oubliant pas une réunion. S’il parcourt l’e-mail, ceux-ci sont plus susceptibles d’attirer son attention, et il peut lire le reste pour le contexte.
Puisqu’il ne s’agit que d’un changement subtil dans le texte, il est moins probable que le destinataire ait l’impression que vous criez, comme il peut le faire avec toutes les majuscules.
3. Divisez l’e-mail en sujets avec des titres
Ajouter des titres à vos e-mails peut sembler un peu comme envoyer un roman à votre destinataire, mais cela ne signifie pas qu’il doit y avoir une tonne d’informations sous chacun d’eux. Cela les aide simplement à passer l’e-mail plus rapidement s’il y a certaines informations qu’ils recherchent ou auxquelles ils doivent se référer plus tard.
En mettant le titre en gras et en utilisant des sauts de ligne entre chaque section, vous pouvez mettre un espace entre chaque section, ce qui facilite la lecture, comme tout autre document.
L’utilisation d’en-têtes est utile si vous souhaitez couvrir plusieurs sujets qui ne nécessitent pas d’e-mails séparés, par exemple, un aperçu quotidien ou une mise à jour de l’avancement.
4. Utilisez un formatage différent pour les citations
Si vous avez besoin de transmettre des informations exactement comme quelqu’un d’autre les a écrites, apportez des modifications subtiles à la mise en forme pour aider à les séparer de votre propre récit. De cette façon, il n’y a pas de confusion quant à l’endroit où votre message se termine et l’autre commence.
Les guillemets pourraient faire l’affaire, bien sûr, mais si vous avez déjà beaucoup de texte avant et après, cela pourrait créer un long paragraphe moins désirable à lire et plus difficile à extraire d’un coup d’œil.
Une autre chose à garder à l’esprit lorsqu’il s’agit de formater le texte dans les e-mails, vous voudrez peut-être éviter l’utilisation de plusieurs polices et couleurs car cela peut donner à un e-mail un aspect non professionnel.
5. Enregistrer les questions jusqu’à la fin
Avez-vous déjà posé plusieurs questions dans un e-mail et obtenu des réponses à peut-être la moitié ? Cela peut arriver même dans les e-mails ou les messages les plus courts.
Essayez de garder vos questions jusqu’à la fin et de les garder courtes et précises. Non seulement cela aidera le lecteur à les voir, mais il n’oubliera pas non plus ce que vous avez demandé en cours de route, car vous ne présenterez plus d’informations par la suite.
De plus, ils peuvent vous envoyer une réponse qui répond clairement aux questions dans l’ordre où vous les avez posées.
Cela peut sembler idiot, mais pensez à tous les e-mails, SMS, messages et médias numériques qui vous sont présentés quotidiennement. Il est facile de se laisser distraire par la surcharge d’e-mails ou de faire ressortir une information par rapport à l’autre.
Cette astuce supplémentaire fonctionne pour tous les e-mails en général. En étant précis dans votre ligne d’objet, vous aidez le destinataire à bien des égards : il saura exactement de quoi il s’agit, il pourra le hiérarchiser et il pourra le retrouver plus tard s’il a besoin de s’y référer.
Par exemple, vous pouvez utiliser des mots comme suivre, question, rappel, mettre à jourou rapport pour leur faire savoir le type d’e-mail. S’il s’agit d’une réunion ou d’un projet spécifique, indiquez le nom. S’il s’agit d’un e-mail récurrent, indiquez la date.
Envoi d’un email avec le sujet suivre seul ne le rend pas très cliquable ou important, surtout lorsque votre destinataire peut avoir quelques autres e-mails avec le même titre dans sa boîte de réception.
Vous pouvez même faire savoir aux gens dans la ligne d’objet si votre message est urgent, mais assurez-vous de le réserver pour les questions qui le sont réellement.
La communication est la clé
Alors que certains peuvent déconseiller l’envoi de longs e-mails, parfois vous avez juste besoin de le faire. La meilleure chose que vous puissiez faire pour votre destinataire est de vous en tenir au point et de vous assurer qu’il peut parcourir. Non seulement cela les aidera à trouver les informations dont ils ont besoin au départ, mais cela les aidera également à s’y référer plus tard.
La prochaine fois que vous devrez envoyer un long e-mail, pourquoi ne pas essayer un ou plusieurs de ces conseils et voir comment cela se passe.
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